AirPlus in SAP FI erfolgreich einrichten

Die beiden Unternehmen SAP SE und AirPlus International (AirPlus Servicekarten GmbH) haben gemeinsam eine SAP-integrierte Lösung entwickelt, mit der man das Kreditkarten-Clearing in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA durchführen kann.

Durch das Kreditkarten-Clearing kann man Einzelbelege in der Spesenabrechnung (inkl. Reisekostenabrechnung), die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, bearbeiten.

In diesem Artikel erkläre ich Dir, was man unter AirPlus versteht und wie man es einfach und schnell für die SAP Finanzbuchhaltung (SAP FI) einrichten kann.

Was ist AirPlus?

Unter dem Begriff AirPlus verbirgt sich ein Unternehmen. Hierbei handelt es sich um AirPlus International (AirPlus Servicekarten GmbH). Dieses Unternehmen gehört zur Lufthansa Gruppe und ist auf das Geschäftsreise- und Veranstaltungsmanagement spezialisiert.

Vor allem sollen durch die Produkte von AirPlus die Reisekosten und die Beschaffung verwaltet werden. Das Unternehmen wurde 1986 gegründet und hat den Hauptsitz in Neu-Isenburg (Frankfurt) in Deutschland.

Im Jahr 2000 ermöglichte AirPlus den Export von Transaktionsinformationen nach SAP R/3 mithilfe eines SAP-Moduls namens „Sara“ (SAP Airplus Reisekosten-Abrechnungssatz) im Datenformat „Lars“. Die Abkürzung LARS steht für „Lufthansa Airplus Abrechnungs-Satz“.

Für die Verarbeitung der Kreditkartendaten in SAP ERP spielt das LARS-Format eine zentrale Rolle.

AirPlus ist ein zertifizierter SAP-Partner für Schnittstellen des SAP-Reisemanagements und arbeitet seit vielen Jahren eng mit dem Unternehmen SAP zusammen.

AirPlus in SAP ERP

In SAP ERP bzw. SAP S/4HANA soll die Integration von AirPlus im SAP-System die Eingabe der Reisekosten sowie die Rechnungsprüfung vereinfachen und Kosten sparen.

Hauptsächlich werden die Kreditkartendaten als LARS-Dateien im SAP-System verarbeitet. Dabei stehen aber theoretisch auch andere Datenformate zur Auswahl. Insgesamt werden folgende Formate unterstützt:

• EDIFACT
• XML
• CSV
• LARS
• PDF

Die Kreditkartendaten werden in das SAP Reisekosten Modul übermittelt. Jede einzelne Transaktion wird automatisch dem Mitarbeiter und ggf. der Reise zugeordnet.

Zusätzlich hinaus wird die AirPlus Rechnung in die SAP Finanzbuchhaltung eingespielt (SAP FI).

Die Lufthansa AirPlus-Rechnung im LARS-Format werden als Kreditoren-Rechnung über den ABAP-Report RPR_AIRP_LRS_TO_FI_V3 verarbeitet. Dabei sind einige Voraussetzungen notwendig, die in den unteren Abschnitten näher erläutert werden.

LARS-Struktur

Die Abkürzung LARS steht für “ Lufthansa Airplus Abrechnungs-Satz“ und ist ein Format für die Übertragung und Verarbeitung der Kreditkartendaten in SAP ERP.

Die LARS-Datei besteht aus verschiedenen Informationstypen, die im LARS durch sogenannte Satzarten repräsentiert werden. Folgende Satzarten bilden dabei eine LARS-Datei:

• Abrechnungskopf oder Headersatz
• Positionsdaten
• Abrechnungsschluss oder Trailersatz

Die Positionsdaten können in der Abrechnung mehrfach vorkommen und bestehen wiederum aus folgenden Informationstypen:

• den eigentlichen Positionsdaten
• Zusatzdaten
• Ergänzungsdaten

AirPlus in SAP FI einrichten

Für eine erfolgreiche Einrichtung von AirPlus in SAP FI sind folgende SAP-Hinweise notwendig:

• 2087256
• 640995
• 792621

Im SAP-Hinweis 640995 sind die Schritte im Detail erläutert, um AirPlus in SAP FI einzurichten. Generell verarbeitet man die LARS-Dateien mit dem ABAP-Report RPR_AIRP_LRS_TO_FI bzw. RPR_AIRP_LRS_TO_FI_V3. Ruft man den Report RPR_AIRP_LRS_TO_FI_V3 auf, kann man darüber die notwendige LARS-Datei hochladen und verarbeiten lassen.

In dem LARS-Format werden die Kontierungsobjekte in den Zusatzdaten (Steuersatz 400) übergeben. Folgende Kontierungen werden dabei unterstützt:

• Kostenstelle
• Innenauftrag
• PSP-Element

Um AirPlus in SAP FI einzurichten, sind folgende Schritte notwendig:

• Partnervereinbarung pflegen – WE20
• Partner Buchungskreis zuordnen – OBCA
• Zuordnung zu Sachkonto einstellen – OBCB
• Steuerkennzeichen Steuersatz zuordnen – OBCD

Partnervereinbarung pflegen – WE20

Zuerst muss der Kreditor für AirPlus als Rechnungssteller eine Partnervereinbarung besitzen. Die Partnervereinbarung kann man in der Transaktion WE20 pflegen. Dabei ist die Partnernummer die Lieferantennummer.

Hierbei ist es wichtig, dass der Kreditor bereits im SAP-System existiert. In SAP S/4HANA wird der Lieferant durch die zentrale Transaktion BP verwaltet. In diesem Zusammenhang sind folgende SAP-Hinweise nützlich:

• 2397684
• 2597651

Der Kreditor muss in der Transaktion WE20 mit der Partnerart LI (Lieferant/Kreditor) angelegt werden.

Partner Buchungskreis zuordnen – OBCA

Als Nächstes ordnet man in der Transaktion OBCA dem AirPlus Partner dem gewünschten Buchungskreis zu. Im zugeordneten Buchungskreis erfolgt letztlich die Buchung der AirPlus-Rechnung.

Dabei erfolgt ein Mapping zwischen dem Namen des Buchungskreises in der LARS-Datei und dem Buchungskreis im SAP-System.

Alternativ kann man den Partner dem Buchungskreis über den AirPlus Company Account (Kartennummer) zuordnen. Hierzu muss der SAP-Hinweis 2132992 eingerichtet sein.

Zuordnung zu Sachkonto einstellen – OBCB

In dem ABAP-Report RPR_AIRP_LRS_TO_FI_V3 kann man im Selektionsbild das Sachkonto angeben, auf das die Positionen gebucht werden sollen.

Möchte man jedoch die Zuordnung detaillierter steuern, kann man das in der Transaktion OBCB einstellen.

Hierbei erfolgt die Zuordnung zwischen einer Umsatzart und einem Sachkonto.

Steuerkennzeichen Steuersatz zuordnen – OBCD

In der Transaktion OBCD kann man eine Zuordnung zwischen dem Steuersatz und dem Steuerkennzeichen durchführen.

Wichtig in der Umschlüsselung ist es, dass man den Steuersatz so eingibt, wie er normalerweise vom AirPlus-Partner in der LARS-Datei übermittelt wird. Dabei handelt es sich oft um eine neunstellige Zeichenkette. Möchte man also 19 % in das Steuerkennzeichen V9 umschlüsseln, so muss man „001900000“ als Steuersatz in der Transaktion OBCD eingeben.