ECM in SAP ERP – Enterprise Content Management

Im Rahmen der voranschreitenden Digitalisierungen wird Enterprise Content Management (Abkürzung ECM) im SAP-System immer wichtiger. Durch ECM ist es möglich, unternehmensweit die existierenden und entstehenden Daten in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA zu verwalten.

Was man im Allgemeinen unter ECM versteht, welche Rolle es in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA einnimmt und welche wichtigen Transaktionen es in diesem Zusammenhang gibt, wird in diesem Artikel näher erläutert.

Was versteht man unter ECM?

Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management. In das Deutsche übersetzt bedeutet das so viel wie die Verwaltung von Unternehmensdaten. Der Begriff ECM ist ein Konzept, die unabhängig von SAP ERP definiert ist.

Oftmals spricht man im Rahmen von ECM von einem ECM-System. Also ein System, das sie Methodiken und Vorgaben der Strategie umsetzt.

Das Konzept ECM wurde vom Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management) folgendermaßen definiert.

Enterprise-Content-Management umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.

Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management)

In der Architektur von ECM werden dabei folgende Komponenten aufgeführt:

• Erfassung (Capture)
• Verwaltung (Manage)
• Speicherung (Store)
• Auslieferung (Deliver)
• Aufbewahrung (Preserve)

Diese Komponenten verteilen sich auf verschiedene Technologien. Beispiele hierfür sind eine Dokumentenverwaltung, ein Workflow und eine Archivierung.

Ist SAP ERP ein ECM-System?

SAP ERP ist per Definition kein ECM-System, sondern ein ERP-System. ERP steht für Enterprise Resource Planning.

Dabei handelt es sich um eine aus mehreren Komponenten bestehende betriebliche Anwendungssoftware, die die operativen Prozesse in den wesentlichen Funktionsbereichen unterstützt. Infolgedessen werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse gesteuert und ausgewertet. Dadurch wird es zu einem sinnvollen Controlling und Steuerungsinstrument. Die Daten sind in einer zentralen Datenbank gespeichert und können bereichsübergreifend verwendet werden.

Es ist dabei möglich, durch die Integration von ECM-Anwendungen in das SAP-System die Strategien in SAP ERP zu implementieren.

SAP hat im Laufe der Zeit immer mehr Funktionalitäten für ECM in die eigene Architektur implementiert. Der Content Management Service (CMS) und der Knowledge Provider (KPro) mit dem Document Management Service (DMS) bilden die Grundlage für die Standard-ECM-Funktionen in SAP ERP.

Die Standardwerkzeuge bilden dabei nicht eine komplette ECM-Strategie ab. Die zusätzlich notwendigen Werkzeuge werden von verschiedenen SAP-Partnern entwickelt und zur Verfügung gestellt.

Vor allem im Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay) oder im Kundeneinzelfertigungsprozess (Order-to-Cash) ist die Nutzung von ECM-Werkzeugen von großem Vorteil. Vor allem werden dadurch Medienbrüche vermieden, der manuelle Aufwand reduziert und Fehler reduziert.

Unterschied zwischen ECM und Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist ein Unterbereich von ECM. Sie ist eine ausgeprägte Technologie, um die ECM-Strategie umzusetzen. Die Hauptaufgaben bestehen aus dem Erfassen, Organisieren, Speichern und Verwalten von Dokumenten.

ECM ist ein Konzept bzw. eine Strategie, um unternehmensweite Daten zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, auszuliefern und aufzubewahren. Dementsprechend kommen verschiedene Technologien zum Einsatz (Dokumentenverwaltung, Workflow, Archiv, usw.)

Standardtechnologien in SAP ERP

Im Standard von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA werden bereits zahlreiche Transaktionen bzw. Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um einzelne Bereiche einer ECM-Strategie abzubilden.

Folgende ECM-Werkzeuge existieren im Standard in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA:

• Verwaltung (Manage)
  • SAP Business Workflow
  • SAP Document Viewer
  • generische Objektdienste (GOS)
  • SAPoffice (Business Workplace)
  • SAP Folders Management
  • SAP Easy Document Management
• Auslieferung (Deliver)
  • Nachrichtensteuerung
  • Spool-System
  • Formulare (SAPscript, SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe)
• Aufbewahrung (Preserve)
  • SAP ArchiveLink
  • SAP Content Server / SAP Cache Server

Vor allem bildet der Workflow (SAP Business Workflow) eine wichtige Technologie, um automatisierte und systemgestützte Prozesse abzubilden. Die Interaktion des SAP-Anwenders mit dem SAP-System ist hierzu häufig der SAP Business Workplace (Transaktion SPWP).

Wichtige Transaktionen

Transaktionscode	Beschreibung
CSADMIN	Content-Server-Administration
DC10	Dokumentarten definieren
NACE	Nachrichtensteuerung
OAA3	SAP ArchiveLink Protokolle
OAA4	SAP ArchiveLink Applikationspflege
OAAD	SAP ArchiveLink Administration Dokumente
OAC0	Customizing Content Repositories
OAC2	SAP ArchiveLink Dokumentarten
OAC3	SAP ArchiveLink Verknüpfungen
OAC5	SAP ArchiveLink Barcodeerfassung
OACA	SAP ArchiveLink Workflow Parameter
OACT	Pflege Ablagekategorien
OAD2	SAP ArchiveLink Dokumenttypen
OAG1	SAP ArchiveLink Grundeinstellungen
OAM1	SAP ArchiveLink Monitoring
OANR	Nummernkreispflege: ArchiveLink
OAQI	SAP ArchiveLink: Queues anlegen
OAWD	SAP ArchiveLink: Dokumente ablegen
OAWS	Voreinstellungen Workflow pflegen
PFCG	Pflege von Rollen
RZ10	Pflege von Profilparametern
RZ20	CCMS Monitoring
SCMSMO	Knowledge Provider Monitor
SCOT	SAPconnect – Administration
SE78	Verwaltung von Formulargrafiken
SLG1	Anwendungs-Log: Protokolle anzeigen
SM30	Aufruf View-Pflege
SM36	Hintergrundjob definieren
SO10	SAPscript Standardtexte
SPAD	Spool-Administration
SPRO	Einführungsleitfaden
SWDD	Workflow Builder
SWO1	Business Object Builder
SWU3	Automatisches Workflow-Customizing

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Autor: Christian Fink

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Aus dem Inhalt:

• Gesetzliche Anforderungen und Konzepte
• Knowledge Provider
• Dokumentenverwaltungssystem
• Generische Objektdienste
• SAP ArchiveLink
• SAP Content Server
• SAP Invoice Management und SAP Digital Content Processing by OpenText
• SAP Extended ECM und SAP Document Access by OpenText
• SAP Archiving und SAP Document Presentment by OpenText
• Enterprise Content Management in SAP S/4HANA und SAP-Cloud-Lösungen

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