ECM in SAP ERP – Enterprise Content Management

Im Rahmen der voranschreitenden Digitalisierungen wird Enterprise Content Management (Abkürzung ECM) im SAP-System immer wichtiger. Durch ECM ist es möglich, unternehmensweit die existierenden und entstehenden Daten in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA zu verwalten.

Was man im Allgemeinen unter ECM versteht, welche Rolle es in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA einnimmt und welche wichtigen Transaktionen es in diesem Zusammenhang gibt, wird in diesem Artikel näher erläutert.

Was versteht man unter ECM?

Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management. In das Deutsche übersetzt bedeutet das so viel wie die Verwaltung von Unternehmensdaten. Der Begriff ECM ist ein Konzept, die unabhängig von SAP ERP definiert ist.

Oftmals spricht man im Rahmen von ECM von einem ECM-System. Also ein System, das sie Methodiken und Vorgaben der Strategie umsetzt.

Das Konzept ECM wurde vom Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management) folgendermaßen definiert.

Enterprise-Content-Management umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.

Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management)

In der Architektur von ECM werden dabei folgende Komponenten aufgeführt:

  • Erfassung (Capture)
  • Verwaltung (Manage)
  • Speicherung (Store)
  • Auslieferung (Deliver)
  • Aufbewahrung (Preserve)

Diese Komponenten verteilen sich auf verschiedene Technologien. Beispiele hierfür sind eine Dokumentenverwaltung, ein Workflow und eine Archivierung.

ECM-Strategie im Überblick

Ist SAP ERP ein ECM-System?

SAP ERP ist per Definition kein ECM-System, sondern ein ERP-System. ERP steht für Enterprise Resource Planning.

Dabei handelt es sich um eine aus mehreren Komponenten bestehende betriebliche Anwendungssoftware, die die operativen Prozesse in den wesentlichen Funktionsbereichen unterstützt. Infolgedessen werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse gesteuert und ausgewertet. Dadurch wird es zu einem sinnvollen Controlling und Steuerungsinstrument. Die Daten sind in einer zentralen Datenbank gespeichert und können bereichsübergreifend verwendet werden.

Es ist dabei möglich, durch die Integration von ECM-Anwendungen in das SAP-System die Strategien in SAP ERP zu implementieren.

SAP hat im Laufe der Zeit immer mehr Funktionalitäten für ECM in die eigene Architektur implementiert. Der Content Management Service (CMS) und der Knowledge Provider (KPro) mit dem Document Management Service (DMS) bilden die Grundlage für die Standard-ECM-Funktionen in SAP ERP.

Die Standardwerkzeuge bilden dabei nicht eine komplette ECM-Strategie ab. Die zusätzlich notwendigen Werkzeuge werden von verschiedenen SAP-Partnern entwickelt und zur Verfügung gestellt.

Vor allem im Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay) oder im Kundeneinzelfertigungsprozess (Order-to-Cash) ist die Nutzung von ECM-Werkzeugen von großem Vorteil. Vor allem werden dadurch Medienbrüche vermieden, der manuelle Aufwand reduziert und Fehler reduziert.

Unterschied zwischen ECM und Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist ein Unterbereich von ECM. Sie ist eine ausgeprägte Technologie, um die ECM-Strategie umzusetzen. Die Hauptaufgaben bestehen aus dem Erfassen, Organisieren, Speichern und Verwalten von Dokumenten.

ECM ist ein Konzept bzw. eine Strategie, um unternehmensweite Daten zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, auszuliefern und aufzubewahren. Dementsprechend kommen verschiedene Technologien zum Einsatz (Dokumentenverwaltung, Workflow, Archiv, usw.)

Standardtechnologien in SAP ERP

Im Standard von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA werden bereits zahlreiche Transaktionen bzw. Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um einzelne Bereiche einer ECM-Strategie abzubilden.

Folgende ECM-Werkzeuge existieren im Standard in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA:

  • Verwaltung (Manage)
    • SAP Business Workflow
    • SAP Document Viewer
    • generische Objektdienste (GOS)
    • SAPoffice (Business Workplace)
    • SAP Folders Management
    • SAP Easy Document Management
  • Auslieferung (Deliver)
    • Nachrichtensteuerung
    • Spool-System
    • Formulare (SAPscript, SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe)
  • Aufbewahrung (Preserve)
    • SAP ArchiveLink
    • SAP Content Server / SAP Cache Server

Vor allem bildet der Workflow (SAP Business Workflow) eine wichtige Technologie, um automatisierte und systemgestützte Prozesse abzubilden. Die Interaktion des SAP-Anwenders mit dem SAP-System ist hierzu häufig der SAP Business Workplace (Transaktion SPWP).

ECM - Business Workplace von Andreas Geiger

Wichtige Transaktionen

TransaktionscodeBeschreibung
CSADMINContent-Server-Administration
DC10Dokumentarten definieren
NACENachrichtensteuerung
OAA3SAP ArchiveLink Protokolle
OAA4SAP ArchiveLink Applikationspflege
OAADSAP ArchiveLink Administration Dokumente
OAC0Customizing Content Repositories
OAC2SAP ArchiveLink Dokumentarten
OAC3SAP ArchiveLink Verknüpfungen
OAC5SAP ArchiveLink Barcodeerfassung
OACASAP ArchiveLink Workflow Parameter
OACTPflege Ablagekategorien
OAD2SAP ArchiveLink Dokumenttypen
OAG1SAP ArchiveLink Grundeinstellungen
OAM1SAP ArchiveLink Monitoring
OANRNummernkreispflege: ArchiveLink
OAQISAP ArchiveLink: Queues anlegen
OAWDSAP ArchiveLink: Dokumente ablegen
OAWSVoreinstellungen Workflow pflegen
PFCGPflege von Rollen
RZ10Pflege von Profilparametern
RZ20CCMS Monitoring
SCMSMOKnowledge Provider Monitor
SCOTSAPconnect – Administration
SE78Verwaltung von Formulargrafiken
SLG1Anwendungs-Log: Protokolle anzeigen
SM30Aufruf View-Pflege
SM36Hintergrundjob definieren
SO10SAPscript Standardtexte
SPADSpool-Administration
SPROEinführungsleitfaden
SWDDWorkflow Builder
SWO1Business Object Builder
SWU3Automatisches Workflow-Customizing

Buchempfehlung – Enterprise Content Management mit SAP

Autor: Christian Fink

SAP Press

574 Seiten

28. Juli 2019

Enterprise Content Management mit SAP

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Meiner Meinung nach ist es das Standardwerk für ECM im SAP-System. Vor allem durch zahlreiche Praxisbeispiele und Screenshots werden die wichtigsten Konzepte von ECM im SAP-System näher erläutert. Sowohl für Einsteiger als auch für Experten eignet sich dieses Buch ideal. Neben den Standardwerkzeugen von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA werden auch die Produkte des Unternehmens OpenText anschaulich und übersichtlich erklärt. Vor allem im Bereich ECM ist dieses Buch ein “Must-Have”.

Aus dem Inhalt:

  • Gesetzliche Anforderungen und Konzepte
  • Knowledge Provider
  • Dokumentenverwaltungssystem
  • Generische Objektdienste
  • SAP ArchiveLink
  • SAP Content Server
  • SAP Invoice Management und SAP Digital Content Processing by OpenText
  • SAP Extended ECM und SAP Document Access by OpenText
  • SAP Archiving und SAP Document Presentment by OpenText
  • Enterprise Content Management in SAP S/4HANA und SAP-Cloud-Lösungen

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Über den Autor

Andreas Geiger

Schön, dass Du Dich für SAP ERP bzw. SAP S/4HANA interessierst.

Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin der Gründer von ERP-UP.de. Mein Ziel ist es, so viel nützliches Wissen wie möglich über das SAP ERP-System zu vermitteln. Ich möchte Dir damit einen Mehrwert bieten. Es freut mich, wenn ich Dir damit helfen kann.

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