Die Einkaufsorganisation ist eine der wichtigsten Organisationsebenen im Bereich Einkauf, also dem SAP Modul SAP MM. In diesem Artikel erfährst Du das Wichtigste rund um die Einkaufsorganisation in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Unter anderem wird erklärt, was eine Einkaufsorganisation ist, welche Beziehungen sie zu anderen Organisationselementen hat und wie man sie einfach und schnell pflegt. Außerdem werden die wichtigsten Transaktionen und Tabellen rund um die Einkaufsorganisation aufgelistet.
Was ist eine Einkaufsorganisation?
Eine Einkaufsorganisation ist ein Organisationselement in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Sie beschafft für ein oder mehrere Werke Waren oder Dienstleistungen und ist nach außen für alle Einkaufsvorgänge rechtlich verantwortlich. Dementsprechend handelt eine Einkaufsorganisation auch die Einkaufskonditionen mit den verschiedenen Lieferanten aus.
Aus diesen Gründen ist eine Einkaufsorganisation das wichtigste Organisationselement im Einkauf, also SAP MM, und bildet den Kern der Beschaffung eines Unternehmens.
Es gibt drei Arten des Einkaufs in SAP ERP und damit einer Einkaufsorganisation:
- Werksspezifische Einkaufsorganisation
- Zuordnung zu einem Buchungskreis und einem Werk
- Werksübergreifende Einkaufsorganisation
- Zuordnung zu einem Buchungskreis und mehreren Werken
- Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation
- Zuordnung zu mehreren Buchungskreisen und mehreren Werken
Die Art der Einkaufsorganisation und die Zuordnung zu den anderen Organisationselementen findet im Customizing statt. Dabei kann man die drei Varianten auch parallel verwenden.
Beziehungen der Einkaufsorganisation mit anderen Organisationsstrukturen
Einkaufsorganisation – Buchungskreis
Eine Einkaufsorganisation ist mindestens einem Buchungskreis zugeordnet. Ein Buchungskreis hingegen ist maximal einer Einkaufsorganisation zugeordnet. Dementsprechend ergibt sich folgendes Verhältnis:
Einkaufsorganisation 0..1 – 1..* Buchungskreis
Einkaufsorganisation – Werk
Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien und Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke. Der Einkauf eines Werkes hingegen wird maximal von einer Einkaufsorganisation durchgeführt. Folglich ergibt sich folgende Kardinalität:
Einkaufsorganisation 0..1 – 1..* Werk
Einkaufsorganisation pflegen in SAP ERP
Einkaufsorganisation erstellen
Damit eine Einkaufsorganisation erstellt werden kann, muss man das Fundament der Unternehmensstruktur in SAP ERP erstellt haben. Hierzu zählen folgende Organisationselemente:
Anschließend kann man die einkaufsspezifischen Organisationselemente erstellen und in diese Struktur einbetten.
Eine Einkaufsorganisation kann man einfach und schnell im Customizing pflegen. Hierfür ruft man die Transaktion SPRO auf und wählt folgenden Pfad: Unternehmensstruktur > Definition > Materialwirtschaft > Einkaufsorganisation pflegen.
Anschließend erhält man eine Übersicht über alle existierenden Einkaufsorganisationen. Hierbei kann man neue erstellen, bestehende ändern oder löschen.
Alternativ kann man direkt die Transaktion OX08 aufrufen, um in die gewünschte Aktion abzuspringen.
Einkaufsorganisation zuordnen
Nachdem man eine Einkaufsorganisation erstellt hat, muss man diese noch einem Buchungskreis und/oder einem Werken zuordnen. Die Zuordnung hängt von der Art der Einkaufsorganisation ab. Es gibt drei Varianten (Werksspezifische Einkaufsorganisation, Werksübergreifende Einkaufsorganisation oder Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation) – siehe Definition.
Die Zuordnung kann man im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter folgendem Pfad durchführen: Unternehmensstruktur > Zuordnung > Materialwirtschaft.
Zudem hinaus kann man im Knoten „Standardeinkaufsorganisation – Werk zuordnen“ für ein Werk die Standardeinkaufsorganisation angeben.
Alternativ kann man direkt die Transaktionen OX01 (Buchungskreis -> Einkaufsorganisation) und OX17 (Werke -> Einkaufsorganisation) aufrufen.
Geschäftspartner – Rolle Lieferant
Mit SAP S/4HANA legt man einen zentralen Geschäftspartner an, der verschiedene Rollen besitzt. Die zentrale Transaktion lautet BP.
Unter SAP ERP hat man noch einen spezifischen Datensatz angelegt, z.B. Lieferant. So hat man früher die Transaktionen XK01 (Kreditor anlegen), XK02 (Kreditor ändern) und XK03 (Kreditor anzeigen) genutzt.
Möchte man also einen Lieferanten in SAP S/4HANA anlegen, benötigt er mindestens folgende drei Rollen:
- Geschäftspartner Allgemein
- Kreditor
- Lieferant
Vor allem die Rolle „Lieferant“ ist entscheidend für einen Geschäftspartner im Einkauf. Die Daten des Lieferanten werden für jede Einkaufsorganisation separat verwaltet. Dementsprechend muss man bei der Pflege eines Lieferanten eine Einkaufsorganisation angeben.
Die Geschäftspartner-Rolle „Lieferant“ ist für das Verhalten im Einkaufsprozess verantwortlich. Folgende Daten werden deshalb dafür verwaltet: Zahlungsbedingungen, Incoterms, Standardwährung.
Einkaufsorganisation vorbelegen
Die Einkaufsorganisation kann in den Benutzerparametern vorbelegt werden. Die Benutzerparameter erreichst Du, indem Du im Kommandofeld den Transaktionscode SU3 eingibst oder die Menüfunktion „System > Benutzervorgaben > Benutzerdaten“ in der SAP GUI aufrufst. Danach gelangst Du auf die Registerkarte „Parameter“. Dort kannst Du die Set-/Get-Parameter-ID EKO eingeben und als Parameterwert die gewünschte Einkaufsorganisation eintragen. Nach dem Speichern sind die Benutzereinstellungen gespeichert und zukünftig werden alle unterstützten Felder mit der Einkaufsorganisation vorbelegt.
In SAP Fiori kannst Du auch die Einkaufsorganisation als Standardwert festlegen. Dazu meldest Du Dich im SAP Fiori Launchpad an und navigierst im Me-Bereich zu „Einstellungen“. Dort kannst Du unter „Standardwerte“ Deine gewünschte Einkaufsorganisation festlegen.
Wichtige Transaktionen für die Einkaufsorganisation
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| SPRO | Customizing – Einführungsleitfaden |
| OX08 | Einkaufsorganisation einrichten Customizing |
| OX01 | Buchungskreis->Einkaufsorganisation |
| OX17 | Werke->Einkaufsorganisation |
| BP | Geschäftspartner pflegen |
Wichtige Tabellen für die Einkaufsorganisation
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| T024E | Einkaufsorganisationen |
| T024Z | Einkaufsorganisationen |
| T024W | Zulässige Einkaufsorganisationen zum Werk |
| LFM1 | Lieferantenstamm Einkaufsorganisationsdaten |
| EINE | Einkaufsinfosatz – Einkaufsorganisationsdaten |
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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