Einkaufsorganisation in SAP ERP einfach erklärt

Die Einkaufsorganisation ist eine der wichtigsten Organisationsebenen im Bereich Einkauf, also dem SAP Modul SAP MM. In diesem Artikel erfährst Du das Wichtigste rund um die Einkaufsorganisation in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Unter anderem wird erklärt, was eine Einkaufsorganisation ist, welche Beziehungen sie zu anderen Organisationselementen hat und wie man sie einfach und schnell pflegt. Außerdem werden die wichtigsten Transaktionen und Tabellen rund um die Einkaufsorganisation aufgelistet.

Was ist eine Einkaufsorganisation?

Eine Einkaufsorganisation ist ein Organisationselement in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Sie beschafft für ein oder mehrere Werke Waren oder Dienstleistungen und ist nach außen für alle Einkaufsvorgänge rechtlich verantwortlich. Dementsprechend handelt eine Einkaufsorganisation auch die Einkaufskonditionen mit den verschiedenen Lieferanten aus.

Aus diesen Gründen ist eine Einkaufsorganisation das wichtigste Organisationselement im Einkauf, also SAP MM, und bildet den Kern der Beschaffung eines Unternehmens.

Es gibt drei Arten des Einkaufs in SAP ERP und damit einer Einkaufsorganisation:

  • Werksspezifische Einkaufsorganisation
  • Werksübergreifende Einkaufsorganisation
    • Zuordnung zu einem Buchungskreis und mehreren Werken
  • Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation
    • Zuordnung zu mehreren Buchungskreisen und mehreren Werken

Die Art der Einkaufsorganisation und die Zuordnung zu den anderen Organisationselementen findet im Customizing statt. Dabei kann man die drei Varianten auch parallel verwenden.

Beziehungen der Einkaufsorganisation mit anderen Organisationsstrukturen

Organisationsstruktur zwischen Mandant, Buchungskreis, Werk, Lagerort, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe

Einkaufsorganisation – Buchungskreis

Eine Einkaufsorganisation ist mindestens einem Buchungskreis zugeordnet. Ein Buchungskreis hingegen ist maximal einer Einkaufsorganisation zugeordnet. Dementsprechend ergibt sich folgendes Verhältnis:

Einkaufsorganisation 0..1 – 1..* Buchungskreis

Einkaufsorganisation – Werk

Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien und Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke. Der Einkauf eines Werkes hingegen wird maximal von einer Einkaufsorganisation durchgeführt. Folglich ergibt sich folgende Kardinalität:

Einkaufsorganisation 0..1 – 1..* Werk

Einkaufsorganisation pflegen in SAP ERP

Einkaufsorganisation erstellen

Damit eine Einkaufsorganisation erstellt werden kann, muss man das Fundament der Unternehmensstruktur in SAP ERP erstellt haben. Hierzu zählen folgende Organisationselemente:

Anschließend kann man die einkaufsspezifischen Organisationselemente erstellen und in diese Struktur einbetten.

Eine Einkaufsorganisation kann man einfach und schnell im Customizing pflegen. Hierfür ruft man die Transaktion SPRO auf und wählt folgenden Pfad: Unternehmensstruktur > Definition > Materialwirtschaft > Einkaufsorganisation pflegen.

Eine Einkaufsorganisation kann man einfach und schnell im Customizing pflegen. Hierfür ruft man die Transaktion SPRO auf und wählt folgenden Pfad: Unternehmensstruktur > Definition > Materialwirtschaft > Einkaufsorganisation pflegen.

Anschließend erhält man eine Übersicht über alle existierenden Einkaufsorganisationen. Hierbei kann man neue erstellen, bestehende ändern oder löschen.

Anschließend erhält man eine Übersicht über alle existierenden Einkaufsorganisationen. Hierbei kann man neue erstellen, bestehende ändern oder löschen.

Alternativ kann man direkt die Transaktion OX08 aufrufen, um in die gewünschte Aktion abzuspringen.

Einkaufsorganisation zuordnen

Nachdem man eine Einkaufsorganisation erstellt hat, muss man diese noch einem Buchungskreis und/oder einem Werken zuordnen. Die Zuordnung hängt von der Art der Einkaufsorganisation ab. Es gibt drei Varianten (Werksspezifische Einkaufsorganisation, Werksübergreifende Einkaufsorganisation oder Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation) – siehe Definition.

Die Zuordnung kann man im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter folgendem Pfad durchführen: Unternehmensstruktur > Zuordnung > Materialwirtschaft.

Die Zuordnung kann man im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter folgendem Pfad durchführen: Unternehmensstruktur > Zuordnung > Materialwirtschaft.

Zudem hinaus kann man im Knoten “Standardeinkaufsorganisation – Werk zuordnen” für ein Werk die Standardeinkaufsorganisation angeben.

Alternativ kann man direkt die Transaktionen OX01 (Buchungskreis -> Einkaufsorganisation) und OX17 (Werke -> Einkaufsorganisation) aufrufen.

Geschäftspartner – Rolle Lieferant

Mit SAP S/4HANA legt man einen zentralen Geschäftspartner an, der verschiedene Rollen besitzt. Die zentrale Transaktion lautet BP.

Unter SAP ERP hat man noch einen spezifischen Datensatz angelegt, z.B. Lieferant. So hat man früher die Transaktionen XK01 (Kreditor anlegen), XK02 (Kreditor ändern) und XK03 (Kreditor anzeigen) genutzt.

Möchte man also einen Lieferanten in SAP S/4HANA anlegen, benötigt er mindestens folgende drei Rollen:

  • Geschäftspartner Allgemein
  • Kreditor
  • Lieferant

Vor allem die Rolle “Lieferant” ist entscheidend für einen Geschäftspartner im Einkauf. Die Daten des Lieferanten werden für jede Einkaufsorganisation separat verwaltet. Dementsprechend muss man bei der Pflege eines Lieferanten eine Einkaufsorganisation angeben.

Die Geschäftspartner-Rolle “Lieferant” ist für das Verhalten im Einkaufsprozess verantwortlich. Folgende Daten werden deshalb dafür verwaltet: Zahlungsbedingungen, Incoterms, Standardwährung.

Wichtige Transaktionen für die Einkaufsorganisation

TransaktionscodeBeschreibung
SPROCustomizing – Einführungsleitfaden
OX08Einkaufsorganisation einrichten Customizing
OX01Buchungskreis->Einkaufsorganisation
OX17Werke->Einkaufsorganisation
BPGeschäftspartner pflegen

Wichtige Tabellen für die Einkaufsorganisation

TabelleBeschreibung
T024EEinkaufsorganisationen
T024ZEinkaufsorganisationen
T024WZulässige Einkaufsorganisationen zum Werk
LFM1 Lieferantenstamm Einkaufsorganisationsdaten
EINEEinkaufsinfosatz – Einkaufsorganisationsdaten

Über den Autor

Andreas Geiger

Schön, dass Du Dich für SAP ERP interessierst.

Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin der Gründer von ERP-UP.de. Mein Ziel ist es, so viel nützliches Wissen wie möglich über das SAP ERP-System zu vermitteln. Ich möchte Dir damit einen Mehrwert bieten. Es freut mich, wenn ich Dir damit helfen kann.

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