Eine der wichtigsten Stammdaten in SAP CO sind Kostenstellen. Anhand einer Kostenstelle kann man (Kosten)Verantwortlichkeiten zurechnen. Wer mit SAP ERP bzw. SAP S/4HANA arbeitet, wird definitiv mit Kostenstellen arbeiten. Was Kostenstellen in SAP ERP sind, welche Transaktionen im Zusammenhang häufig benutzt werden und welche Tabellen verwendet werden, erfährst Du in diesem Artikel.
Was ist eine Kostenstelle in SAP ERP?
Eine Kostenstelle gehört technisch zu den Stammdaten. Trotzdem zählt man Kostenstellen zu den Organisationseinheiten in einem Kostenrechnungskreis. Eine Kostenstelle ist ein eindeutig abgrenzbarer Ort der Kostenentstehung und dient der Umlage von Gemeinkosten.
Vor allem soll durch Kostenstellen in SAP ERP die Zurechnung von (Kosten)Verantwortlichkeiten gewährt werden. Kostenstellen sind somit nicht dafür verantwortlich, einen Umsatz zu generieren.
Die Definition von Kostenstellen erfolgt anhand von mehreren Kriterien: Funktional, abrechnungstechnisch, räumlich oder Kostenverantwortung. Häufig werden Kostenstellen auf Basis von Organisationsebenen, die für die Verwaltung der Kosten verantwortlich sind, erstellt. Beispiele sind hierfür: Kantine, Montage, Vertrieb, Marketing, Fuhrpark.
Hier ist die offizielle Dokumentation und Definition von einer Kostenstelle von SAP.
Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)
Mithilfe der Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA) wird bestimmt, wo Kosten im Unternehmen aufgetreten sind. Die Kosten werden somit auf den relevanten Kostenstellen gesammelt.
Die wichtigste Funktion von Kostenstellen ist die eindeutige Zuordnung von Gemeinkosten im Verhältnis zum Grad der Benutzung. Zudem hinaus ist dadurch eine eindeutige und differenzierte Kontrolle der im Unternehmen angefallenen Kosten möglich.
Kostenstellenarten
Kostenstellenarten sind Kennzeichen, die die Art der Kostenstelle näher definieren. Die einzelnen Kostenstellenarten werden im Customizing unter folgendem Pfad gepflegt: SPRO > Controlling > Kostenstellenrechnung > Stammdaten > Kostenstellen > Kostenstellenarten definieren.
Kostenstellenarten legen zudem hinaus fest, welche Leistungsarten eine Kostenstelle verwenden darf.
Beispiele von Kostenstellenarten sind folgende: Hilfskostenstelle, Verwaltung und Fertigung.
Kostenstellen erstellen – KS01
Wie bereits erwähnt sind Kostenstellen technisch gesehen Stammdaten. Trotzdem zählt man sie zu den Organisationsdaten. Deshalb werden Kostenstellen auf Ebene des Kostenrechnungskreises erstellt. Eine Kostenstelle kann nur einem einzigen Kostenrechnungskreis zugeordnet werden. Trotzdem kann natürlich genau die gleiche Kostenstelle (mit der gleichen eindeutigen ID) in unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen erstellt werden.
In der Transaktion „Kostenstellen anlegen“ mit dem Transaktionscode KS01 kann eine Kostenstelle angelegt werden (Transaktion KS02 zum Ändern und KS03 zum Anzeigen von Kostenstellen).
Man kann natürlich auch im Bereich „Vorlage“ eine Kostenstelle basierend auf eine andere Kostenstelle kopieren.
Nachdem man in der KS01 auf Enter gedrückt hat, wird man auf das Grundbild weitergeleitet. Nun sieht man die Tabreiter Grunddaten, Steuerung, Templates, Anschrift, Kommunikation und Historie. Hier kann man die relevanten Informationen und Daten eingeben.
Meistens muss man bei der Erstellung einer Kostenstelle nur den Tabreiter Grunddaten pflegen. Vor allem sind die Kostenstellenart und der Hierarchiebereich wichtig.
Für das Anlegen von Kostenstellen benötigt man in der Stammdatenpflege des Anwendungsmenüs eine Struktur, der man die Kostenstellen zuordnen muss. Diese Struktur wird in der Kostenstellenrechnung als Standardhierarchie bezeichnet. Die Standardhierarchie wird im Rahmen des Kostenrechnungskreises definiert.
Wenn jedoch alle Vorbereitungen für die Anlage einer Kostenstelle getroffen sind, ist eine Kostenstelle in SAP ERP oder SAP S/4HANA schnell und einfach in der Transaktion KS01 angelegt.
Standardhierarchie
Die Standardhierarchie oder Kostenstellengruppe wird mit dem Transaktionscode KSH2 oder dem „Pfad SPRO > Controlling > Kostenstellenrechnung > Stammdaten > Kostenstellen > Kostenstellengruppen definieren > Kostenstellengruppe ändern“ angelegt. Nachdem die Standardhierarchie angelegt ist, ordnet man diese dem Kostenrechnungskreis im Pfad „SPRO > Controlling > Controlling Allgemein > Organisation > Kostenrechnungskreis pflegen (Kostenrechnungskreis pflegen)“ zu.
Es empfiehlt sich zudem hinaus, die Standardhierarchie der Prozesskostenrechnung zuzuweisen. Dafür ordnet man im Pfad „SPRO > Controlling > Prozesskostenrechnung > Standardhierarchie zum Kostenrechnungskreis pflegen“ oder dem Transaktionscode 0KW1 der Standardhierarchie dem Kostenrechnungskreis zu.
Jeder Kostenrechnungskreis muss eine Standardhierarchie besitzen.
Geschäftsbereich und Buchungskreis
Eine weitere wichtige organisatorische Zuordnung stellt die Zuordnung zum Geschäftsbereich und Buchungskreis dar. Hier zeigt sich die enge Verzahnung zwischen den beiden Modulen SAP FI (externes Rechnungswesen) und SAP CO (internes Rechnungswesen).
Wenn ein Kostenrechnungskreis eine Zuordnung zu mehreren Buchungskreisen hat, muss der Buchungskreis zu dem die Kostenstelle gehört in den Stammdaten angegeben werden. Wenn zusätzlich ein Geschäftsbereich für den Buchungskreis im Einsatz ist, muss zusätzlich der Geschäftsbereich angegeben werden.
Profit Center
Profit Center dienen der Abgrenzung von Kosten und Erlösen. Profit Center können die Kosten temporär speichern, müssen aber durch eine Buchung auf ein echtes Kontierungsobjekt die Kosten wieder „abgeben“. Denn Profit Center sind keine echten Kontierungsobjekte, sondern erhalten nur eine statistische Buchung, wenn ein echtes Kontierungsobjekt diesem Profit Center zugeordnet ist. Profit Center dienen vor allem individuellen Analysen.
Wenn man also die Profit-Center-Rechnung aktiv hat, werden Kosten und Erlöse, die in der Kostenstelle erzeugt werden, zu statistischen Buchungen im angegebenen Profit Center.
Wenn die Profit-Center-Rechnung aktiv ist, aber kein Profit-Center angegeben wird, wird häufig eine Warnmeldung angegeben. Diese kann aber einfach mit Enter übergangen werden.
Funktionsbereich
Möchte man in der Finanzbuchhaltung eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, so muss man einen Funktionsbereich angeben.
Neuerungen in SAP S/4HANA
Eine der größten Neuerungen in SAP S/4HANA im Vergleich zu SAP ERP ist das neue Datenmodell für Sachkonten und Kostenarten, wodurch die beiden Module SAP FI und SAP CO noch stärker integriert sind.
Kosten in SAP FI werden auf Konten verbucht und in SAP CO auf Kostenarten. Durch das neue Datenmodell kann man Konten und Kostenarten nur als eine unterschiedliche Sichtweise auf die gleiche Sache betrachten.
In SAP ERP haben nur primäre Kostenarten ein Hauptbuchkonto in SAP FI. Sekundäre Kostenarten konnten nur für interne Verrechnungen in SAP ERP verwendet werden. In Hauptbuchkonten werden diese Kosten nicht zu sehen sein.
In SAP S/4HANA hat sich dieses Konzept nun geändert. Nun haben alle Kostenarten (primär und sekundär) ein entsprechendes Sachkonto in SAP FI. Die alten Transaktionen zur Erstellung von primären Kostenarten (KA01) und sekundären Kostenarten (KA06) sind in SAP S/4HANA nicht mehr notwendig. Wenn man die Transaktionscodes KA01 oder KA06 aufruft, wird man automatisch zur Transaktion für die Kontoerstellung weitergeleitet (FS00).
Durch diese Umstellung bzw. Konsolidierung werden redundante Datensätze reduziert. Man besitzt nun nur noch einen einzigen Stammdatensatz. Somit sind auch alle Kostenartentypen Teil des Kontenplans.
Durch die Angabe der Kontoart kann das Sachkonto genauer spezifiziert werden:
- Bestandskonten
- Primärkosten oder Erlöse
- Sekundäre Kosten
- Nicht-betriebliche Erträge und Aufwände
Die Kontenart wird auf Ebene des Kostenrechnungskreises erstellt. Wenn man Kosten auf Aufwandskonten für Kostenrechnungszwecke buchen möchte, muss man die Kontenart P (Primäre Kosten) oder S (Sekundäre Kosten) angeben. Denn so wird festgelegt, dass alle Buchungen auf diese Aufwandskonten zusätzlich auf ein Kostenrechnungsobjekt (z.B. Kostenstelle) übernommen wird.
Kostenstelle vorbelegen
Die Kostenstelle kann in den Benutzerparametern vorbelegt werden. Die Benutzerparameter erreichst Du, indem Du im Kommandofeld den Transaktionscode SU3 eingibst oder die Menüfunktion „System > Benutzervorgaben > Benutzerdaten“ in der SAP GUI aufrufst. Danach gelangst Du auf die Registerkarte „Parameter“. Dort kannst Du die Set-/Get-Parameter-ID KOS eingeben und als Parameterwert die gewünschte Kostenstelle eintragen. Nach dem Speichern sind die Benutzereinstellungen gespeichert und zukünftig werden alle unterstützten Felder mit der Kostenstelle vorbelegt.
In SAP Fiori kannst Du auch die Kostenstelle als Standardwert festlegen. Dazu meldest Du Dich im SAP Fiori Launchpad an und navigierst im Me-Bereich zu „Einstellungen“. Dort kannst Du unter „Standardwerte“ Deine gewünschte Kostenstelle festlegen.
Wichtige Transaktionen von Kostenstellen
Allgemein
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| KS01 / KS02 / KS03 | Kostenstelle anlegen/ ändern/ anzeigen |
| KS04 | Kostenstelle löschen |
| KS05 | Anzeigen Änderungsbelege: Kostenstelle |
| KS07 | Roherfassung Kostenstelle |
| KS08 | Listbearbeitung Kostenstelle ausführen |
| KS12 | Kostenstellen ändern |
| KS12N | Massenpflege: Kostenstelle |
| KS13 | Kostenstellen: Stammdatenbericht |
| KS14 | Kostenstellen löschen |
| KP04 | Planerprofil setzen |
Kostenstellenrechnung
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| KP06 / KP07 | Planung Kostenarten/Leistungsaufnahme ändern / anzeigen |
| KP26 / KP27 | Planung Leistungen/Tarife ändern / anzeigen |
| KP46 / KP47 | Planung statistische Kennzahlen ändern / anzeigen |
| KS30 | Kostenstellen Organisationseinheiten ändern |
| KSA3 | Kostenstellen-Abgrenzung Ist |
| KSA4 | Kostenstellen-Abgrenzung Ist ausführen |
| KSB1N | Kostenstellen Einzelposten Istkosten anzeigen |
| KSB2 | Kostenstellen Einzelposten Obligo anzeigen |
| KSB9 | Planungsübersicht: Hintergrundverarbeitung |
| KSBB | Berichtsauswahl Stellenrechnung |
| KSBL | Planungsübersicht |
| KSBPN | Kostenstellen Einzelkosten Plankosten anzeigen |
| KSBT | Tarifbericht Leistungsarten |
| KSH1 / KSH2 / KSH3 | Kostenstellengruppe anlegen / ändern / anzeigen |
| KSI4 | Ist-Zuschlagsberechnung: Kostenstellen/Leistungsarten |
| KSP4 | Plan-Zuschlagsberechnung: Kostenstellen/Leistungsarten |
| KSUB | Plan-Umlage ausführen |
| KSVB | Plan-Verteilung ausführen |
Wichtige Tabellen von Kostenstellen
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| CSKS | Kostenstellenstammsatz |
| CSKT | Kostenstellentexte |
| CSLA | Leistungsartenstamm |
| CSLT | Leistungsartentexte |
| CSSL | Kostenstelle / Leistungsart |
| T811C | Allocation-Cycles |
| COBK | CO-Objekt: Belegkopf |
| COEP | CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen |
| COSB | CO-Objekt: Summen Abweichungen / Abgrenzungen |
| COSS | CO-Objekt: Summen Kosten – interne Buchungen |
| COST | CO-Objekt: Summen Tarife |
| ACDOCA | Universal Journal (SAP S/4HANA) |
| ACDOCC | Consolidation Journal (SAP S/4HANA) |
| ACDOCP | Plan Data Line Items (SAP S/4HANA) |
| KAPS | Periodensperren CO |
| TKA01 | Kostenrechnungskreise |
Wenn man eine Übersicht über alle Tabellen in SAP ERP erhalten möchte, kann man sich diesen Artikel näher ansehen.
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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