OpenText VIM: Das Wichtigste im Überblick

OpenText™ Vendor Invoice Management for SAP® Solutions (OpenText VIM) ist eine effiziente Lösung für das Rechnungsmanagement, die über die Finanzabteilung hinausgeht. Sie bietet vorkonfigurierte Regeln und Aktionen zur Automatisierung von Rechnungseingang und -buchung sowie Funktionen zur Verwaltung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Kundenaufträgen und Überweisungen. Unternehmen können so den gesamten Rechnungsprozess optimieren, Fehler minimieren und die Effizienz steigern.

In diesem Artikel möchte ich einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von OpenText VIM geben.

Was ist OpenText VIM?

OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) ist ein ABAP Add-on für SAP ECC und SAP S/4HANA. Die Abkürzung VIM steht für Vendor Invoice Management. Das Softwareprodukt wird von der Firma OpenText hergestellt und gepflegt. Neben dem eigenen Vertriebskanal vertreibt die Firma SAP das Produkt VIM auch eigenständig. Es wird dann unter dem Namen SAP Invoice Management by Opentext vertrieben.

VIM ist eine Softwarelösung, die die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in SAP-Geschäftsprozessen optimiert. Sie umfasst verschiedene Lösungen zur Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen. Die Daten werden nach definierten Regeln angereichert und validiert und bei regelkonformer Verarbeitung automatisch im SAP-System verbucht.

VIM umfasst verschiedene Lösungen, darunter:

• Lösung für die Rechnungsstellung
• Procure-to-Pay-Lösungen
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein
  • Kostenvoranschlag
• Order-to-Cash-Lösungen
  • Kundenauftrag
  • Überweisungsavis

VIM ermöglicht auch die effiziente Behandlung von Ausnahmen und bietet ein umfassendes Reporting für Manager. Es identifiziert häufig auftretende Ausnahmen und verbessert die Automatisierung.

Jede Lösung umfasst eine Best-Practice-Implementierung, die auf ein bestimmtes Dokumentenszenario zugeschnitten ist. Dazu gehören vordefinierte Mapping-Regeln, Anreicherungsregeln, Geschäftsregeln, Benutzerrollen und Benutzeraktionen. Darüber hinaus ist ein benutzerfreundliches maschinelles Lernen mit lernbasierten Anreicherungsfunktionen integriert, das die Eingabe auf der Grundlage früherer Benutzerinteraktionen optimiert. VIM greift direkt auf SAP-Daten zu und vermeidet komplexe Schnittstellen.

Die Lösungen bieten benutzerfreundliche Arbeitsplätze für Endbenutzer und Manager zur Überwachung von Aufgaben und vordefinierte Analysefunktionen. Sie können an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden. SAP-Benutzer haben die Flexibilität, zwischen der klassischen SAP GUI oder der modernen SAP Fiori-Oberfläche zu wählen

VIM besteht aus den Hauptkomponenten Input, Prozess, Arbeitsplatz und Analyse. Es unterstützt auch individuelle Lösungen für seltene Geschäftsprozesse.

VIM unterstützt eine Vielzahl von Eingabekanälen wie Scan, Fax, E-Mail und Webservices. Es unterstützt auch verschiedene Eingabeformate wie Papier, PDF, TIFF, IDoc und XML. Um eingehende Dokumente speichern zu können, benötigt VIM ein SAP-zertifiziertes Content-Repository, das den ArchiveLink-Standards entspricht.

Die Lösung integriert sich nahtlos mit OpenText Intelligent Capture for SAP Solutions und OpenText Core Capture for SAP Solutions, um Metadaten aus bildbasierten Dokumenten zu extrahieren.

Ablauf OpenText VIM

Der Geschäftsprozess Vendor Invoice Management (VIM) umfasst in der Regel die folgenden Hauptschritte:

1. Optionaler OCR-Prozess: In einigen Fällen sendet ein OCR-Prozess Metadaten und Rechnungsbilder an VIM. In Systemen ohne OCR durchlaufen die Rechnungsbilder ein Standard SAP ArchiveLink® Early Archiving Szenario.
2. Komponente für die Dokumentenverarbeitung (DP): Die DP-Komponente validiert Metadaten und erkennt Ausnahmen.
3. Rechnungsausnahmeworkflows: Workflow-Prozesse werden verwendet, um Ausnahmeprobleme in Bezug auf Rechnungen zu behandeln.
4. Erstellung von SAP-Rechnungen: Nach der Validierung der Daten und der Bearbeitung von Ausnahmen erstellt VIM eine SAP-Rechnung.
5. Rechnungsbuchung: Wenn keine Verstöße gegen Geschäftsregeln vorliegen, erfolgt die Buchung der Rechnung durch VIM.

Die wichtigsten Transaktionen in OpenText VIM

Es gibt zahlreiche wichtige Transaktionen in OpenText VIM. Im Artikel „OpenText VIM – Die wichtigsten Transaktionen“ werden die wichtigsten Transaktionen in OpenText VIM aufgeführt.

VIM Workplace

Eine der wichtigsten Transaktionen in OpenText VIM ist sicherlich der VIM Workplace (Transaktion /OPT/VIM_WP). Ruft man diese Transaktion auf, erhält man einen Überblick über alle zu bearbeitenden Rechnungen. Auf drei Registerkarten werden die offenen, ausstehenden und abgeschlossenen Rechnungen angezeigt. Darüber hinaus kann man die angezeigten Elemente in der Liste über verschiedene Selektionskriterien einschränken. In der Rechnungsliste im ALV Grid Control stehen ebenfalls zahlreiche Funktionen zur Verfügung: Ausführen, Zurücklegen, Kreditor anzeigen, Ausnahmegründe anzeigen, etc. Im Detailbereich stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, wie z.B. die Anzeige der Rechnung, der Historie und der Notizen.

Die Selektion und die Details können ausgeblendet werden. Zusätzlich hinaus stehen verschiedene Arbeitsansichten bereit, um notwendige Rechnungen angezeigt zu bekommen. Alle Bereiche können durch Customizing und ABAP-Programmierung angepasst bzw. erweitert werden.

Führt man ein Workitem bzw. eine Rechnung aus, landet man im sogenannten Indexing Screen. Hier kann man unter anderem Prozessoptionen ausführen, Geschäftsregeln simulieren und Daten vervollständigen.

Wenn man eine Rechnung erfolgreich verarbeitet hat, landet sie entweder in der nächsten Ausnahme oder wurde erfolgreich abgeschlossen.

VIM Analytics

Die Transaktion VIM Analytics (Transaktionscode /OPT/VIM_VA2) ist definitiv auch eine der wichtigsten Transaktionen in OpenText VIM. Mit dieser wertvollen Transaktion ist es möglich, jede Rechnung in OpenText VIM zu analysieren. Man kann diese Transaktion auch als Reporting-Tool sehen. Damit bekommt man einen schnellen Überblick über Rechnungen. Durch die Vielzahl an Selektionskriterien kann man schnell und einfach eine Rechnung im System finden.

Führt man die Selektion aus, werden einem alle entsprechenden Rechnungen im ALV Grid Control angezeigt. Sowohl in der Symbolleiste als auch im Detailbereich stehen eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verfügung. Mit einem Klick auf die DocId kann man sich die Rechnungsdetails anzeigen lassen.

Die wichtigsten Tabellen in OpenText VIM

In OpenText VIM werden enorme Datenmengen verarbeitet. Diese Daten werden in zahlreichen Tabellen gespeichert und genutzt. Im Artikel „OpenText VIM – Die wichtigsten Tabellen“ findest Du eine Auflistung der wichtigsten Tabellen in OpenText VIM. Generell befinden sich die wichtigsten Tabellen in OpenText VIM in folgenden Namensräumen:

• /OPT/
• /OTX/
• /ORS/
• /PTGWFI/

Über den ABAP Dictionary (Transaktion SE11) kannst Du Dir im Detail die einzelnen Felder der Tabellen ansehen.

Die wichtigsten Tabellen in OpenText VIM sind unten aufgelistet.

Tabelle	Beschreibung
/OPT/VIM_1HEAD	Kopfzeile des Dokuments
/OPT/VIM_2HEAD	Zusätzliche Felder zu /OPT/VIM_1HEAD
/OPT/VIM_1ITEM	Dokument Position
/OPT/VIM_1LOG	Dokument Log
/OPT/APPR_COA	Genehmigung COA (Chart of Authority)
/ORS/USERMAP	OpenText Benutzer
/OPT/AT_AFS	Stufenbasierte Genehmigungseinstellungen
/OPT/VIM_T100	DP Belegart Definition
/OPT/VIM_T800	Prozessarten
/OPT/VIM_T801	Prozessoptionen
/OPT/VIM_T802	Prozessoptionen zu Prozessart
/OPT/CP_T902	Konfiguration der BDC-Transaktion
/OPT/AT_APPR_HIS	Historie für stufenbasierte Genehmigung