Der Order-to-Cash-Prozess ist eines der wichtigsten und am häufigsten durchgeführten Prozesse in SAP ERP und SAP S/4HANA. Der Order-to-Cash-Prozess wickelt die Umsatzgenerierung mit den Kunden ab. Angefangen von den Marketing-Aktivitäten zur Auftragsgewinnung, über die Herstellung bzw. Beschaffung der gewünschten Ware, über die Lieferung und Fakturierung bis hin zur Zahlungsabwicklung mit dem Kunden ist der Order-to-Cash-Prozess der wichtigste Prozess im Modul SAP SD.
Das Ziel jedes Unternehmen ist der Gewinn. Dadurch muss ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an seine Kunden verkaufen. Der Verkaufserlös muss höher sein als alle auftretenden Kosten, um einen Gewinn zu erzielen. Um die Werteflüsse und Daten transparent und digital abzubilden, unterstützt das SAP ERP bzw. SAP S/4HANA System das Unternehmen durch viele einzelne Transaktionen.
Was sich genau hinter dem Order-to-Cash-Prozess (Kundenauftragsprozess) verbirgt und welche Organisationseinheiten, Stammdaten und Transaktionen dabei häufig verwendet werden, wird in diesem Artikel näher erläutert.
Order-to-Cash-Prozess im Überblick
Beim Order-to-Cash-Prozess interagiert das Unternehmen mit einem Kunden. Dabei startet der Prozess mit dem Eingang einer Kundenbestellung und endet mit der Bezahlung der offenen Forderungen. Ziel dieses Prozesses ist es, Waren an einen Kunden zu verkaufen und Umsatz zu generieren.
Der Order-to-Cash-Prozess besteht aus folgenden Aufgaben:
- Vorverkaufsaktivitäten
- Kundenauftrag
- Beschaffung
- Lieferung
- Fakturierung
- Bezahlung
Der Order-to-Cash-Prozess stellt das Gegenstück zum Purchase-to-Pay-Prozess (Beschaffungsprozess) dar.
Vorverkaufsaktivitäten
Der Order-to-Cash-Prozess startet mit dem Kundenkontakt selbst. Hierbei meldet sich der Kunde aktiv beim Unternehmen, indem er ihm seinen Bedarf mitteilt oder das Unternehmen löst einen Bedarf beim Kunden aus, sodass er anschließend Interesse zeigt. Typischerweise werden diese Aktivitäten durch die Marketing- oder Vertriebsabteilung durchgeführt.
Vor allem ist das Ziel dieses Schrittes, Interessenten (Leads) zu identifizieren und diese schließlich zu Verkaufsgelegenheiten (Opportunities) zu übertragen. Das kann über die verschiedensten Medien durchgeführt werden: persönlich, telefonisch, E-Mail, Social Media, Webseite, Messen, usw.
Kundenauftrag
Nachdem der Kunde ein gezieltes Interesse und damit einen Bedarf hat, meldet er sich mit einer Anfrage beim Unternehmen. Das heißt, es wird gefragt, zu welchen Konditionen die Ware erworben werden kann. So wird aus der ursprünglichen Anfrage, ein Angebot und letztlich ein Kundenauftrag. Dabei werden die notwendigen Kundendaten, Produktdaten, usw. aus den vorherigen internen SAP-Belegen kopiert.
Einen Kundenauftrag legt man mit der Transaktion VA01 an. Durch Angabe einer Auftragsart und der Angebotsnummer kann man direkt den Kundenauftrag mit Bezug erstellen.
Neben der Erstellung von Verkaufsbelegen wird innerhalb des Kundenauftrags eine Produktverfügbarkeitsprüfung durchgeführt, die für den nächsten Schritt wichtig ist.
Beschaffung
Da nun ein Kundenauftrag erstellt wurde, gilt es die Verfügbarkeit zu prüfen. Abhängig vom Geschäftsmodell des Unternehmens können die Güter eigen- oder fremdbeschafft werden. Somit starten zu diesem Zeitpunkt einer der beiden Prozesse:
- Plan-to-Produce-Prozess (Eigenfertigung)
- Purchase-to-Pay-Prozess (Fremdbeschaffung)
Die Bestandsliste einzelner Materialien kann man sich mit der Transaktion MD04 anzeigen lassen.
Hier erhält man eine Übersicht über alle notwendigen Transaktionen der Bedarfsplanung (PP-MRP).
Lieferung
Sobald das gewünschte Produkt vorhanden ist und für die Auslieferung zum Kunden vorbereitet ist, wird der Versand organisiert. Der Versandprozess übernimmt hierbei die Auslieferung der bestellten Güter.
Die im Kundenauftrag vorhandenen Daten werden in einen Auslieferungsbeleg kopiert. Zusätzlich werden ein Transportauftrag erstellt, die Kommissionierung durchgeführt (Transaktion LT03) und das Produkt verpackt. Nach dem Buchen des Warenausgangs in der Transaktion /KYK/MIGO_GI wird die Ware versendet. Durch das Buchen des Warenausgangs wird ein Materialbeleg erstellt, der den Wertefluss dokumentiert.
Mit dem Transaktionscode VL21 kann man den Warenausgang im Hintergrund (Batch) buchen.
Fakturierung
Nachdem die Ware versendet wurde, erstellt das Unternehmen eine Rechnung in Höhe des vereinbarten Preises. Die Rechnung (Faktura) wird auf Basis der Lieferung oder den Kundenauftragsbeleg erstellt. Hierfür lautet der Transaktionscode VF01.
Bezahlung
Der Order-to-Cash-Prozess endet mit der Zahlungsabwicklung der offenen Posten. Vor allem werden hier die offenen Posten kontrolliert und die Zahlungseingänge verbucht. Hier herrscht eine Schnittstelle zum Modul SAP FI, da die Zahlung an sich in der Finanzbuchhaltung und nicht mehr in SAP SD erfolgt.
Die offenen Posten eines Debitors kann man sich in der Saldenanzeige mit dem Transaktionscode FD10N anzeigen lassen.
Den Zahlungseingang kann man mit der Transaktion F-28 buchen. Mit der Transaktion F-29 kann man Anzahlungen von Debitoren verbuchen.
Man kann sich das Ergebnis des Order-to-Cash-Prozesses in der Transaktion FBL5N anzeigen lassen. Hier wird das Debitorenkonto angezeigt.
Notwendige Organisationseinheiten
Beim Order-to-Cash-Prozess sind verschiedene Organisationseinheiten involviert. Der Kundeneinzelfertigungsprozess findet im SAP-Modul SAP SD (Vertrieb) statt. Für die Beschaffung sind also folgende Organisationseinheiten relevant und im Prozess beteiligt:
- Mandant
- Buchungskreis
- Kreditkontrollbereich
- Verkaufsorganisation
- Vertriebsweg
- Sparte
- Vertriebsbereich
- Verkaufsbüro
- Vertriebsgruppe
- Vertriebsmitarbeiter
- Werk
- Versandstelle
- Ladestelle
Notwendige Stammdaten
Neben den Organisationseinheiten sind wichtige Stammdaten im Order-to-Cash-Prozess notwendig, die im Customizing vorhanden sein müssen, bevor der Prozess im SAP ERP-System durchgeführt werden kann.
Folgende Stammdaten sind im Order-to-Cash-Prozess von großer Bedeutung:
- Materialstammdaten – MM01
- Kundenstammdaten – XD01 oder BP (SAP S/4HANA)
- Einkaufsinfosatz – ME11
- Konditionen – MEK1
Vor allem beim Materialstamm gilt es die Änderungen unter SAP S/4HANA (MATNR) zu beachten. Bei einer Migration von SAP ERP auf SAP S/4HANA sollte man auf die Änderung der Länge der Materialnummer (MATNR) achten. Hierbei wurde die Länge von 18 auf 40 Zeichen erweitert.
Wichtige Transaktionen
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| VA01 | Kundenauftrag anlegen |
| MD04 | Bedarfs-/Bestandsliste |
| VL01N | Auslieferung zum Kundenauftrag anlegen |
| VL01NO | Auslieferung ohne Bezug anlegen |
| LT03 | Anlegen Transportauftrag zur Lieferung |
| /KYK/MIGO_GI | Warenausgang buchen |
| VL21 | Warenausgang buchen im Batch |
| VF01 | Faktura anlegen |
| FD10N | Saldenanzeige Debitoren |
| F-28 | Zahlungseingang buchen |
| F-29 | Debitorenanzahlung buchen |
| FBL5N | Einzelposten Debitoren |
| MM01 | Material anlegen |
| XD01 | Anlegen Debitor (Zentral) |
| BP | Geschäftspartner bearbeiten (SAP S/4HANA) |
| ME11 | Infosatz hinzufügen |
| MEK1 | Konditionen anlegen (Einkauf) |
Hier erhältst Du eine Übersicht über alle Transaktionen in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA.
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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