Eine Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im gesamten SAP ERP bzw. SAP S/4HANA-System. Eine Rechnung dokumentiert die gelieferten Waren bzw. die erbrachte Leistung eines Lieferanten. Diese Rechnung gilt es im Purchase-to-Pay-Prozess (Beschaffungsprozess) zu verarbeiten und den vereinbarten Preis zu bezahlen.
Im Modul SAP-FI (externes Rechnungswesen) ist es das zentrale SAP-Objekt, um das die wichtigsten Prozesse angewendet werden.
Was man im Allgemeinen unter einer Rechnung versteht, wie eine Rechnung in SAP ERP abgebildet wird und was es für wichtige Transaktionen und Tabellen gibt, wird in diesem Artikel näher erläutert.
Formelle Rechnungsprüfung
Eine Rechnung ist ein Geschäftsbrief und dient als Nachweis für einen umgesetzten Auftrag, den Preis und die erhobene Umsatzsteuer. Steuerfreie Umsätze müssen ebenfalls mit einer Rechnung deklariert werden. Ausnahmen sind in § 4 Nr. 8 bis 28 UStG geregelt.
Spätestens sechs Monate nach der erbrachten Leistung oder der gelieferten Ware muss eine Rechnung an den Leistungsempfänger ausgestellt werden. Für Personen, die für private Zwecke Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erbracht haben, gilt diese Regelung ebenfalls.
Eine Rechnung muss die in § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG genannten Angaben enthalten, um dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Diese variieren jedoch im entsprechenden Geltungsbereich. Der genaue Aufbau einer Rechnung ist hierbei nicht vorgeschrieben und kann individuell vom jeweiligen Unternehmen erstellt werden.
Sind die Angaben falsch oder fehlerhaft, muss die Rechnung berichtigt werden, damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Eine Korrektur durch den Empfänger ist nicht möglich. Eine Rechnungsberichtigung durch den Aussteller ist jedoch möglich. Ein Rechtsanspruch auf Berichtigung der Rechnung verjährt nach drei Jahren. Es können Probleme auftreten, da eine fehlerhafte Rechnung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen wird.
Da die Prüfungszeiträume in der Regel weiter als drei Jahre in die Vergangenheit zurückreichen, ist dann der Berichtigungsanspruch bereits verjährt. Deshalb ist es zu empfehlen, dass eine Rechnung sofort nach dem Erhalt auf ihre Richtigkeit überprüft wird.
In Deutschland sind gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben Pflicht:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-Id des Leistungserbringers
- Rechnungsdatum
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang der Leistung
- Leistungszeitpunkt oder -raum
- Preise nach Steuersätzen und -befreiungen aufgegliedert
- Preisminderungen
- Angewendete Steuersätze sowie Steuerbeträge
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
- Gegebenenfalls Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
Bei der Rechnungsausstellung können Angaben fehlen oder falsch deklariert werden. Derjenige, der die Umsatzsteuer unrichtig oder unberechtigt ausgewiesen hat, schuldet trotzdem die ausgewiesene oder gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Fehlerfolgen bei zu hohen oder zu niedrigen Steuerausweisen sind bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb oder einem Reverse-Charge-Geschäft gravierend. Ist der Steuerausweis höher als gesetzlich notwendig, muss die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer abgeführt werden. Ist hingegen der Steuerausweis zu niedrig, wird die höhere gesetzliche Umsatzsteuer geschuldet, ohne sie erhalten zu haben. Stellt ein Nichtunternehmer eine Rechnung mit einer Umsatzsteuer aus, muss die ausgewiesene Umsatzsteuer abgeführt werden. Gleiches gilt, sofern eine Rechnung als steuerfrei ausgestellt wird, obwohl eine Umsatzsteuer gefordert ist (§ 14c Abs. 2 UStG).
Der Hinweis der Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen gilt in Zusammenhang mit dem Verkauf eines Grundstücks. Dabei besteht die Pflicht, die Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Dieses Verfahren muss dem Verbraucher auf der Rechnung mitgeteilt werden.
Im Jahr 2017 haben der Bundestag und Bundesrat der Bundesrepublik Deutschland das zweite Bürokratieentlastungsgesetz verabschiedet. Unter anderem wurde der Schwellenwert für Kleinbetragsrechnungen von 150 € auf 250 € erhöht (§ 33 UStDV). Der Betrag bezieht sich auf den kumulierten Bruttobetrag. Ein Vorteil ist die leichtere Abrechnung von häufig auftretenden Barumsätzen, wie beispielsweise im Einzelhandel mit Waren des täglichen Bedarfs.
Folgende Pflichtparameter sind auf der Kleinbetragsrechnung gefordert:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang der Leistung
- Bruttobetrag in einer Summe
- Angewendeter Umsatzsteuersatz
- Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen
Sofern Verträge über dauerhaft erbrachte Leistungen die notwendigen Pflichtparameter wie Steuernummer oder USt-Id und die fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen können, sind diese wie Rechnungen zu betrachten. Der Vorsteuerabzug kann geltend durchgesetzt werden.
Eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, wird in der Finanzbuchhaltung als Gutschrift bezeichnet. Diese ist nur wirksam, wenn der Leistungsempfänger und der Leistungserbringer sich darauf geeinigt haben, dass die Lieferung oder sonstige Leistungen im Gutschriftverfahren abgewickelt werden. Außerdem darf es sich beim leistenden Unternehmen nicht um ein Kleinunternehmen und keine Privatperson handeln. Alle bereits aufgeführten Pflichtparameter sind ebenfalls auf einer Gutschrift gefordert und es muss explizit das Wort „Gutschrift“ oder in einer anderen Amtssprache enthalten sein.
Was ist eine Rechnung in SAP ERP?
In SAP ERP bzw. SAP S/4HANA ist eine Rechnung ein Datensatz, der alle zahlungsrelevanten Daten enthält. Dabei sendet der Lieferant im Purchase-to-Pay-Prozess (Beschaffungsprozess) eine Rechnung an das beauftragte Unternehmen über den Umfang der erbrachten Leistung oder der gelieferten Ware.
Dabei kann eine Rechnung in verschiedenen Formaten in das Unternehmen versendet werden:
- Papierrechnung
- E-Mail mit PDF-Rechnung
- elektronische Rechnung
- XRechnung
- ZUGFeRD
- EDIFACT
- XML
Im SAP-System werden die eingehenden Daten mit einheitlichen Transaktionen und in zentralen Datenbanktabellen gespeichert.
Dabei unterscheidet man generell zwischen zwei Arten von Rechnung:
- Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnung)
- Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnung)
Rechnungen mit einem Bestellbezug sind Rechnungen, die auf eine Bestellung beruhen. Hierbei hat man eine Bestellung zum Lieferanten erstellt. Die Rechnungsprüfung wird Logistik-Rechnungsprüfung genannt. Die zentrale Transaktion für die Logistik-Rechnungsprüfung lautet MIRO.
Eine Rechnung ohne Bestellbezug sind Rechnungen, die ohne eine Bestellung vom Lieferanten gesendet werden. Beispiele hierfür sind: Telefonrechnungen, Stromrechnungen, Gasrechnungen. Mit der Transaktion FB60 lassen sich z.B. einfach und schnell Rechnungen ohne Bestellbezug verbuchen.
Prüfung auf doppelte Belege in SAP ERP
Um die Mehrfacheingaben und die Erfassung von doppelten Rechnungen zu vermeiden, gibt es im SAP-System die Prüfung auf doppelte Belege. Hierbei unterscheidet das System zwischen MM-Belegen (Belegen mit Bestellbezug) und FI-Belegen (Belegen ohne Bestellbezug).
Der Prüfungsvermerk für doppelte Rechnungen bzw. Gutschriften wird in den Stammdaten des Kreditors eingestellt. Meistens ist im SAP-System das entsprechende Feld ein Muss-Feld, um diese Prüfung zu aktivieren (Transaktion OMSG).
MM-Belegen
Bei der Logistik-Rechnungsprüfung wird beim Erfassen der Prüfvermerk für doppelte Belege ausgeführt. Diese Prüfung wird nur ausgeführt, wenn mindestens die Referenzbelegnummer (Rechnungsnummer) eingegeben wurde.
Folgende Angaben werden dabei bei der Prüfung berücksichtigt:
- Kreditor
- Buchungskreis
- Währung
- Referenzbelegnummer (Rechnungsnummer)
- Belegdatum
- Bruttobetrag
Im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) kann das Customizing für die Prüfung unter folgendem Pfad angepasst werden: Materialwirtschaft > Logistik-Rechnungsprüfung > Eingangsrechnung > Prüfung auf doppelte Rechnungen einstellen.
Dabei kann man die drei Felder Buchungskreis, Referenz (Rechnungsnummer) und Rechnungsdatum aus der Prüfung ausschließen. Je mehr Felder bei der Prüfung berücksichtigt werden, desto weniger doppelte Rechnungen gibt es.
Bei Gutschriften, nachträglichen Be- oder Entlastungen findet keine Prüfung auf doppelte Belege statt. Eine Ausnahme findet in der Landesversion Argentinien statt. Hier werden auf Rechnungen und Gutschriften die Prüfung auf doppelte Belege angewendet.
Wenn eine Rechnung im SAP-System storniert und noch einmal mit genau den gleichen Daten erfasst wird, wird die Prüfung erfolgreich durchlaufen.
FI-Belegen
Bei FI-Belegen (Rechnungen ohne Bestellbezug) weicht die Prüfung minimal von der Prüfung bei MM-Belegen ab. Ist für die Belegart eingestellt, dass die Rechnungsnummer ein Muss-Feld ist, wird der Bruttobetrag nicht mit geprüft. Ist die Rechnungsnummer kein Muss-Feld, wird der Betrag bei der Prüfung berücksichtigt.
Generell werden somit folgende Felder bei der Prüfung auf doppelte Belege verwendet:
- Kreditor
- Buchungskreis
- Währung
- Belegdatum
- Referenzbelegnummer (Rechnungsnummer) oder
- Bruttobetrag
Die Prüfung auf doppelte FI-Belege wird sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften angewendet.
Datenqualität bei Rechnungen verbessern
Mit Validierungen (Transaktion GGB0) oder Substitutionen (Transaktion GGB1) kann man die Datenqualität bei der Rechnungserfassung erhöhen.
Eine Validierung ist das Verfahren für die Überprüfung eingegebener Werte und Wertekombinationen, die vor der Buchung durchgeführt wird.
Eine Substitution ist das Verfahren, das nach der Validierung erfolgt und zur Ersetzung eingegebener Werte durch andere Werte führt.
Mit Validierungen lassen sich Regeln definieren, um Waren- oder Fehlermeldungen an den SAP-Benutzer auszugeben. Mit Substitutionen kann man bei der Eingabe Werte ableiten und so den Automatisierungsgrad erhöhen und manuelle Fehler vermeiden.
Wichtige Transaktionen
MM-Rechnung
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| MIR4 | Rechnungsbeleg anzeigen |
| MIR6 | Übersicht Rechnungen |
| MIR7 | Eingangsrechnung vorerfassen |
| MIRA | Schnellerfassung Eingangsrechnung |
| MIRO | Eingangsrechnung erfassen |
| MR11 | WE/RE-Kontenpflege |
| MR51 | Material Einzelposten |
| MR8M | Storno Rechnungsbeleg |
| MR90 | Nachrichten zu Rechnungsbelegen |
| MRA1 | Rechnungsbelege archivieren |
| MRA2 | Archivierte Rechnungsbelege löschen |
| MRA3 | Archivierte Rechnungsbelege anzeigen |
| MRA4 | Rechnungsbelegarchiv verwalten |
| MRDC | Automatische BNK-Abrechnung |
| MRIS | Rechnungsplan abrechnen |
| MRRL | Automatische WE-Abrechnung |
FI-Rechnung
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| FBV0 | Vorerfassten Beleg buchen |
| FBV1 | Beleg vorerfassen |
| FBV2 | Vorerfassten Beleg ändern |
| FBV3 | Vorerfassten Beleg anzeigen |
| FBV4 | Vorerfassten Beleg (Kopf) ändern |
| FBV5 | Belegänderungen vorerfasster Belege |
| FBV6 | Vorerfassten Beleg ablehnen |
| FV50 | Vorerfassung von Sachkontenpositionen |
| FV60 | Vorerfassung eingehender Rechnungen |
| FV65 | Vorerfassung eingehender Gutschriften |
| FV70 | Vorerfassung ausgehender Rechnungen |
| F-43 | Kreditoren Rechnung erfassen |
| F-63 | Rechnung Kreditor vorerfassen |
| F.80 | Massenstornierung von Belegen |
| FB00 | Bearbeitungsoptionen Buchhaltung |
| FB01 | Beleg buchen |
| FB08 | Beleg stornieren |
| FB50 | Sachkontenbuchung Einbildtransaktion |
| FB60 | Erfassung eingehender Rechnungen |
Wichtige Tabellen
MM-Rechnung
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| RBCO | Belegposition Eingangsrechnung Kontierung |
| RBDIFFKO | Rechnungsprüfung – Konditionen |
| RBDIFFME | Rechnungsprüfung-Batch – Mengen-Differenzen |
| RBDRSEG | Rechnungsprüfung -Batch – Rechnungsbelegpositionen |
| RBEX | Persistente Kennzahlen Kopf und Position |
| RBKP | Belegkopf Eingangsrechnung |
| RBKP_V | Eingangsrechnung Kopfdaten |
| RBKP_BLOCKED | Gesperrte Rechnungen |
| RBKPB | Rechnungsbelegkopf (Batch-Rechnungsprüfung) |
| RBTX | Steuern Eingangsrechnung |
| RBVD | Rechnungsbeleg – Verdichtungsdaten |
| RBVDMAT | Rechnungsprüfung – Verdichtungsdaten Material |
| RBWS | Quellensteuerdaten Eingangsrechnung |
| RBWT | Quellensteuerdaten Eingangsrechnung |
| RSEG | Belegposition Eingangsrechnung |
FI-Rechnung
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| BKPF | Belegkopf für Buchhaltung |
| BSAD | Sekundärindex für Debitoren (ausgebl. Posten) |
| BSAK | Sekundärindex für Kreditoren (ausgegl. Posten |
| BSAS | Sekundärindex für Sachkonten (ausgegl. Posten |
| BSEG | Belegsegment |
| BSID | Sekundärindex für Debitoren |
| BSIK | Sekundärindex für Kreditoren |
| BSIM | Sekundärindex Belege zum Material |
| BSIP | Index für Kreditoren-Prüfung auf doppelte Belege |
| BSIS | Sekundärindex für Sachkonten |
| VBKPF | Belegkopf Belegvorerfassung |
| VBSEG | Belegsegment Belegvorerfassung |
| VBSEGA | Belegsegment Belegvorerfassung – Anlagen |
| VBSEGD | Belegsegment Belegvorerfassung – Debitoren |
| VBSEGK | Belegsegment Belegvorerfassung – Kreditoren |
| VBSEGS | Belegsegment Belegvorerfassung – Sachkonten |
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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