Sachkonto in SAP ERP einfach erklärt

Sachkonten gehören zu den wichtigsten Stammdaten in SAP FI und damit SAP ERP. Ohne ein Sachkonto sind Buchungen für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nicht möglich. Was ein Sachkonto ist, welche Voraussetzungen für den Einsatz von Sachkonten erfüllt sein müssen und wie man ein Sachkonto einfach und schnell anlegt, erfährst Du in diesem Artikel. Zusätzlich hinaus werden wichtige Änderungen von Sachkonten in SAP S/4HANA näher erläutert.

Was ist ein Sachkonto in SAP ERP?

Ein Sachkonto in SAP ERP gehört zu den Stammdaten und erfasst alle Werteflüsse im Unternehmen selbst und nach außen. Hierbei gibt es sowohl nationale als auch internationale Vorschriften und Gesetzte, die bei den Buchungen zu befolgen sind. Durch die Buchungen auf Sachkonten kann eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für den Jahresabschluss erstellt werden.

Ein Sachkonto besteht im Allgemeinen aus Folgendem:

• ID bzw. Sachkontennummer
• Sachkontenbezeichnung
• Kategorie des Sachkontos (Gewinn- und Verlustkonto oder Bestandskonto)

In der Transaktion FS00 kann man ein Sachkonto anlegen.

Gewinn- und Verlustkonto

Gewinn- und Verlustkonten oder Erfolgskonten sind Sachkonten, die zum Ende eines Geschäftsjahres ihr Saldo auf ein Ergebnisvortragskonto übertragen. Anschließend ist der Saldo des Erfolgskontos null. Es gibt folgende Erfolgskontentypen:

• Primärkosten oder Erlöse
• Sekundärkosten
• Nicht betriebliche Aufwendungen oder Erträge

Mithilfe von Erfolgskonten wird die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

Bestandskonto

Ein Bestandskonto hingegen ist ein Sachkonto, auf das die Geschäftsvorfälle des Geschäftsjahres gebucht werden. Zum Ende eines Geschäftsjahres wird der Saldo auf dasselbe Konto in das neue Geschäftsjahr übertragen.

Kontenplan einfach erklärt

Ein Kontenplan bildet die Struktur für alle Konten in der Finanzbuchhaltung. Er ist der zentrale Stammdatentyp im SAP ERP-System und bildet die Integration zwischen dem externen Rechnungswesen (SAP FI) und internen Rechnungswesen (SAP CO).

Das vom Buchungskreis verwendete Hauptbuch basiert auf einen bestimmten Kontenplan. Das bedeutet wiederum, dass alle Sachkonten zuerst im entsprechenden Kontenplan angelegt werden müssen, bevor sie im Hauptbuch eines Buchungskreis definiert werden können.

Ein Kontenplan ist einem Buchungskreis und einem Kostenrechnungskreis zugeordnet.

Der Kontenplan, der für das Hauptbuch eines Buchungskreises zugeordnet ist, wird als operativer Kontenplan bezeichnet. Somit wird dieser operative Kontenplan für alle Buchungen für diesen Buchungskreis verwendet. Wenn ein Konzern aus mehreren Buchungskreisen besteht, kann man auch zusätzliche Kontenpläne (Konzernkontenplan oder Landeskontenplan) verwenden. Man kann zwischen der Konten- und Ledgerlösung unterscheiden.

Generell benötigt man folgende zwei Schritte, um einen Kontenplan im System auch verwenden zu können:

1. Definition eines Kontenplans – OB13
2. Kontenplan einem Buchungskreis zuordnen – OB62

In der Transaktion OB13 erhält man Einblick auf die im System vorhandenen Kontenpläne. Hier kann man die vorhandenen Kontenpläne pflegen oder einen Neuen erstellen. Neben der Angabe einer vierstelligen alphanumerischen ID und einer Bezeichnung, gibt man auch die Pflegesprache und die Länge der Sachkontennummern an. Setzt man einen Konzernkontenplan ein, kann man diesen hier auch angeben.

Sobald ein Kontenplan angelegt und gepflegt wurde, muss dieser dem Buchungskreis in der Transaktion OB62 zugeordnet werden.

Kontengruppe

Mithilfe einer Kontengruppe kann man Sachkonten in spezifische Gruppen einteilen, die ähnliche Merkmale aufweisen. Anhand von Kontengruppen kann man den Feldstatus steuern und den Nummernkreis definieren.

Beispiele:

• Bilanzkonten
• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Materialkonten
• Gewinn- und Verlustkonten
• Abstimmkonten
• Sekundäre Konten

In der Transaktion OBD4 kann man die Kontengruppen in Abhängigkeit von einem Kontenplan pflegen.

Sachkonto anlegen – FS00

In der Transaktion FS00 kann man einfach und schnell ein Sachkonto in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA anlegen. Neben der zentralen Pflege eines Sachkontos (FS00), in der man sowohl das Kontenplansegment als auch das Buchungskreissegment anlegt, existiert die Transaktion FSP0 für die Pflege des Kontenplansegments.

Ruft man die Transaktion FS00 auf, so kann man nach Eingabe der Sachkonto-ID und des Buchungskreises unter anderem folgende Tätigkeiten vornehmen:

• Anzeigen
• Ändern
• Anlegen
• Anlegen mit Vorlage
• Sperren
• Löschvormerkung setzen

Nach Eingabe des Sachkontoschlüssels und des zugehörigen Buchungskreises kann man mit Klick auf Anlegen die Detailinformationen angeben.

Im Tab „Typ/Bezeichnung“ gibt man die Art des Sachkontos und die Zuordnung zur Kontogruppe an. Zusätzlich pflegt man noch die Bezeichnung.

Im nächsten Tab „Steuerungsdaten“ werden wichtige Einstellungen auf Buchungskreisebene gepflegt.

Für die Steuerung der Belegerfassung im Buchungskreis gibt man die Feldstatusgruppe im Reiter „Erfassung/Bank/Zins“ an. Natürlich kann man auch noch Bankangaben und Verzinsungsdaten eingeben.

Im letzten Tab „Schlagw./Übersetzung“ kann man die Sachkontenbezeichnung in anderen Sprachen pflegen.

Es gibt von der FH Würzburg eine gute Anleitung, um ein Sachkonto anzulegen.

Neuerungen in SAP S/4HANA

Waren unter SAP ERP Sachkonten und Kostenarten noch zwei verschiedene Stammdaten, so wurden diese unter SAP S/4HANA vereint. Die Vereinheitlichung von Sachkonten und Kostenarten in SAP S/4HANA ist eine der größten Innovationen, denn dadurch sind die beiden SAP Module SAP FI und SAP CO noch stärker vernetzt.

Wenn Kosten im Unternehmen entstehen, werden diese auf der Seite der externen Buchhaltung auf entsprechenden Sachkonten verbucht. Für die interne Steuerung und Kostenkontrolle verbucht man diese Kosten zusätzlich gemäß der Kostenart. Deshalb sind SAP FI und SAP CO oft zwei Module mit unterschiedlichen Sichtweisen auf den gleichen Sachverhalt.

In SAP S/4HANA haben alle Kostenarten ein entsprechendes Sachkonto und werden zentral angelegt. Das reduziert die redundante Datenhaltung und minimiert die Anzahl der Transaktionen.

Denn unter SAP ERP benutzt man noch folgende Transaktionen für die Pflege von Kostenarten:

• KA01 – primäre Kostenart anlegen
• KA06 – sekundäre Kostenart anlegen
• KA02 / KA03 – Kostenart ändern / anzeigen

Von nun an wird die zentrale Transaktion für die Pflege von Sachkonten verwendet: FS00

Mit dem Feld „Kontoart“ im Reiter „Typ/Bezeichnung“ kann man in der Transaktion FS00 unter anderem zwischen primären und sekundären Kosten unterscheiden.

Somit ist in SAP S/4HANA jede Kostenart im Kostenrechnungskreis auch ein Sachkonto im Kontenplan bzw. Buchungskreis.

Sachkonto vorbelegen

Das Sachkonto kann in den Benutzerparametern vorbelegt werden. Die Benutzerparameter erreichst Du, indem Du im Kommandofeld den Transaktionscode SU3 eingibst oder die Menüfunktion „System > Benutzervorgaben > Benutzerdaten“ in der SAP GUI aufrufst. Danach gelangst Du auf die Registerkarte „Parameter“. Dort kannst Du die Set-/Get-Parameter-ID SAK eingeben und als Parameterwert das gewünschte Sachkonto eintragen. Nach dem Speichern sind die Benutzereinstellungen gespeichert und zukünftig werden alle unterstützten Felder mit dem Sachkonto vorbelegt.

In SAP Fiori kannst Du auch das Sachkonto als Standardwert festlegen. Dazu meldest Du Dich im SAP Fiori Launchpad an und navigierst im Me-Bereich zu „Einstellungen“. Dort kannst Du unter „Standardwerte“ Dein gewünschtes Sachkonto festlegen.

Wichtige Transaktionen

Allgemein

Transaktionscode	Beschreibung
FS00	Sachkonto bearbeiten: Zentral
FSP0	Sachkonto bearbeiten (Kontenplandaten)
FSS0	Sachkonto bearbeiten (Buchungskreisdaten)
OB_GLACC11 / OB_GLACC12/ OB_GLACC13	Massenpflege: Sachkonto / Buchungskreisdaten / Bezeichnungen
FS04 / FSP4 / FSS4	Änderungen anzeigen: Sachkonto / Kontenplandaten / Buchungskreisdaten
FS15 / FS16	Übertragen Sachkontenstammdaten: Senden / Empfangen
FSM1 / FSM2 / FSM3	Musterkonto anlegen / ändern / anzeigen
FSM4	Musterkonto – Änderungen anzeigen
FSM5	Musterkonto löschen
OB13	Kontenplan pflegen
OB62	Zuordnung Buchungskreis Kontenplan
OBD4	Kontengruppe Sachkonten pflegen

Buchhaltung

Transaktionscode	Beschreibung
FS10N bzw. FAGLB03	Sachkonten Saldenanzeigen
F-02	Sachkontenbuchung erfassen
FBL3N	Einzelposten Sachkonten
S_ALR_87012326	Kontenplan
S_ALR_87012328	Sachkontenverzeichnis
O7E6	Erf.masken Schnellerf. Sachkontopos.

Wichtige Tabellen

Tabelle	Beschreibung
SKB1	Sachkontenstamm (Buchungskreis)
SKA1	Sachkontenstamm (Kontenplan)
SKAT	Sachkontenstamm (Kontenplan: Bezeichnung)
SKM1	Muster Sachkonten
SKMT	Bezeichnung der Musterkonten
SKAS	Sachkontenstamm (Kontenplan: Schlagwortverzeichnis)
TSAKR	Anlegen Sachkonto mit Vorlage
BSAS	Buchhaltung: Sekundärindex für Sachkonten (ausgegl. Posten
BSIS	Buchhaltung: Sekundärindex für Sachkonten
GLT0	Sachkontenstamm Verkehrszahlen
ACDOCA	Universal Journal (SAP S/4HANA)
ACDOCC	Consolidation Journal (SAP S/4HANA)
ACDOCP	Plan Data Line Items (SAP S/4HANA)
NRIV	Nummernkreisintervalle
T003	Belegarten

Eine Übersicht über alle Tabellen in SAP ERP findest Du hier.