SAP Bestellung freigeben

In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du rund um die Freigabe von SAP Bestellungen wissen musst. Du lernst, was für Einstellungen für eine Freigabestrategie notwendig sind und Du einfach eine SAP Bestellung freigeben kannst.

Eine Bestellung ist eines der zentralen Objekte in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA, um einen reibungslosen Ablauf im Beschaffungsprozess zu ermöglichen. Von der Beschaffung (Transaktion ME21N), über den Wareneingang (Transaktion MIGO) bis hin zur Logistik-Rechnungsprüfung (Transaktion MIRO) ist die Bestellung immer die zentrale Datenquelle für alle Abläufe.

Freigabestrategie Bestellung

Bevor wir uns der Freigabe von Bestellungen widmen, besprechen wir, wie man die dafür notwendige Freigabestrategie in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA einrichtet. Für eine funktionierende Freigabestrategie sind folgende Schritte notwendig:

1. Merkmal anlegen – CT04
2. Klasse anlegen – CL02
3. Freigabeverfahren für Bestellung festlegen
   1. Freigabegruppen
   2. Freigabecodes
   3. Freigabekennzeichen
   4. Freigabestrategien
   5. Workflow

Die wichtigsten Customizing-Einstellungen findest Du in der Transaktion SPRO unter folgendem Pfad: Materialwirtschaft > Einkauf > Bestellung > Freigabeverfahren für Bestellungen.

Merkmal anlegen – CT04

Mit der Transaktion CT04 kannst Du ein Merkmal anlegen. Zuerst gibst Du den Namen des Merkmals ein und klickst auf den Anlegen-Button. Trage eine sinnvolle Bezeichnung ein. Abhängig von der Art der Freigabestrategie wählst Du in der Bewertung „Einwertig“ oder „Mehrwertig“ aus. „Einwertig“ ist notwendig, wenn man die Freigabe bei einem bestimmten Wert ausführen möchte. „Mehrwertig“ bei mehreren Werten.

Daraufhin gibst Du im Tab „Werte“ den Merkmalwert ein, die in der Freigabe als Bedingung verwendet wird. In diesem Beispiel möchte ich die Freigabe anhand des Wertes der Bestellung durchführen. Und speziell, wenn der Wert mehr als 1.000 € ist. Hier gibt es generell keine F4-Hilfe. Hier muss man bei der Eingabe also genau darauf achten, dass der Wert stimmt.

Anschließend geben wir das Tabellenfeld an, für das das Merkmal angewendet wird. Für den Wert der Bestellung zur Laufzeit wird die Struktur CEKKO und das Feld GNETW verwendet. Nachdem die Struktur und das Feld eingegeben wurden, kommt ein Hinweis, dass der Datentyp übernommen wird. Das Ergebnis kann man in den Basisdaten erkennen und ist auch sinnvoll.

Um sicherzustellen, dass dieses Merkmal nur für die Freigabestrategien für Bestellungen verwendet wird, muss man im Tab „Einschränkungen“ noch die Klassenart „032“ angeben.

Falls das System in mehreren Sprachen verwendet wird, ist es empfehlenswert im Tab „Bezeichnungen“ noch für weitere Sprachen die Bezeichnung anzugeben.

Nachdem man auf den Speichern-Button geklickt hat, ist das Merkmal angelegt und kann im System verwendet werden.

Klasse anlegen – CL02

Nachdem man nun alle notwendigen Merkmale erstellt hat, muss man noch die Klasse anlegen. Die Klasse gruppiert die Merkmale. Das kann man in der Transaktion CL02 erledigen. Ruft man die Transaktion auf, gibt man den Klassennamen, die Klassenart „032“ an und klickt auf den Anlegen-Button. Daraufhin gibt man die Bezeichnung an und wählt bei gleichen Klassifizierungen „Nicht prüfen“.

Im Tab „Merkmale“ kann man nun die zuvor erstellten Merkmale angeben. In diesem Beispiel habe ich nur ein Merkmal angelegt und gebe dieses hier an. Bei Bedarf können auch mehrere Merkmale angegeben werden.

Nachdem man die Klasse gespeichert hat, kann sie in der Freigabestrategie verwendet werden.

Freigabeverfahren für Bestellungen festlegen

Nachdem die Klasse mit dem oder den Merkmal(en) erstellt wurde, muss das Freigabeverfahren für Bestellungen festgelegt werden. Die notwendigen Aktionen kann man in der Tansaktion SPRO unter folgendem Pfad erreichen: Materialwirtschaft > Einkauf > Bestellung > Freigabeverfahren für Bestellungen > Freigabeverfahren für Bestellungen festlegen.

Insgesamt sind folgende Aktionen inbegriffen:

• Freigabegruppen festlegen
• Freigabecodes festlegen
• Freigabekennzeichen festlegen
• Freigabestrategien festlegen
• Workflow definieren

Für die Aktion „Freigabegruppen“ erstellt man eine Freigabegruppe, die der zuvor erstellten Klasse zugeordnet ist. Generell werden in einer Freigabegruppe mehrere Freigabestrategien zusammengefasst. Folgende Zuordnung herrscht hierbei:

• Bestellanforderungen – 01
• Einkaufsbelege – 02

Mithilfe der Aktion „Freigabecode“ kann ein SAP-Benutzer oder eine Gruppe SAP Bestellungen freigeben. Ebenfalls ist es hierbei möglich, dass man Freigaben zurücksetzt. Über Berechtigungen steuert man, mit welchen Freigabecodes man arbeiten darf. Im Customizing ordnet man eine Freigabegruppe einem -code zu.

Daraufhin gilt es, die Freigabekennzeichen zu pflegen. Das Freigabekennzeichen gibt den aktuellen Zustand der Bestellung an. In dieser Aktion legt man die Status für geblockt und freigegeben fest. Dabei gibt man an, bei welchem Status die Bestellung freigegeben ist. Zusätzlich hinaus legt man fest, was passiert, wenn man eine freigegebene Bestellung ändert. Dabei kann man einen weiteren Freigabestatus setzen, der Folgeaktivitäten erfordert.

Anschließend gibst Du in der Aktion „Freigabestrategien“ die tatsächliche Freigabestrategie in Abhängigkeit einer Freigabegruppe an. Alle zuvor angelegten Objekte werden nun in ein Verhältnis gebracht. Hierbei kann man angeben, welche Voraussetzung in der Freigabestrategie erfüllt sein soll, welcher Freigabestatus gesetzt werden soll und welche Merkmale angewendet werden.

Abschließend definierst Du in der Aktion „Workflow“ die Zuordnung der SAP-Benutzer zu den Freigabecodes. Es ist auch möglich, Organisationseinheiten, anstatt einzelne Benutzer anzugeben.

SAP Bestellung freigeben

Insgesamt gibt es drei Möglichkeiten, eine Bestellung freizugeben:

• ME22N
• ME29N
• ME28

Mit der Transaktion ME28 ist es möglich, dass man mehrere Bestellungen freigeben kann. Ruft man die Transaktion auf, erscheint ein Bildschirm mit verschiedenen Selektionskriterien. Anhand deren kannst Du die gewünschten Bestellungen im System suchen.

Führt man die Selektion in der Transaktion ME28 aus, werden folgende Bedingungen erfüllt:

• Freigabevoraussetzungen
• Freigabezuständigkeit
• Freigabe erfolgt oder noch nicht
• Berechtigungsprüfung anhand des Bestelltyps

Daraufhin werden alle Objekte angezeigt, die die Selektionskriterien erfüllen. Anschließend kann man die gewünschten Elemente in der Liste freigeben. Diese Transaktion eignet sich sehr gut, um mehrere Bestellungen freizugeben.

Anschließend kann man über die Transaktionen ME22N oder ME29N Bestellungen einzeln freigeben. Im Tabreiter „Freigabestrategie“ in den Kopfinformationen einer Bestellung kann man die Funktion im jeweiligen Freigabecode anklicken, um diese Stufe freizugeben. Die Bestellung ist dann freigegeben, bis das Freigabekennzeichen erreicht ist, das den Status auf „freigegeben“ setzt.

Wichtige Funktionsbausteine

Funktionsbaustein	Beschreibung
EXIT_SAPLEBND_001	Customer-Exit für Ermittlung der Anforderung der Freigabestrategie
EXIT_SAPLEBND_002	Änderungen in der Kommunikationsstruktur für die Freigabe von Einkaufsbelegen
EXIT_SAPLEBND_003	Änderung der Kommunikationsstruktur für Freigabestrategieermittlung, Erfassungsblatt
EXIT_SAPLEBND_004	Änderungen in der Kommunikationsstruktur für die Gesamtfreigabe von Suchaufträgen
ME_RELEASE_STRATEGIE	Festlegung der Freigabestrategie für Bestellanforderungen
ME_REL_STRATEGIE_EKKO	Festlegung der Freigabestrategie für Einkaufsbelege
ME_REL_STRATEGIE_EBAN	Festlegung der Freigabestrategie für Bestellanforderungen
ME_RELEASE_REQUISITION	Bestellanforderung bearbeiten
BAPI_PO_RELEASE	Bestellungen freigeben
BAPI_REQUISITION_RELEASE	Bestellanforderung Position für Position freigeben

Zusammenfassung und Fazit

Die Freigabe von SAP-Bestellungen ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses in SAP ERP und SAP S/4HANA. Bestellungen dienen als zentrale Datenquelle vom Einkauf über den Wareneingang bis hin zur Logistik-Rechnungsprüfung und stellen sicher, dass Materialbeschaffung, Lieferungen und Zahlungen reibungslos ablaufen. Um Bestellungen effizient freizugeben, ist zunächst die Einrichtung einer Freigabestrategie notwendig, die aus mehreren Elementen besteht: Merkmale (CT04), Klassen (CL02), Freigabeverfahren, Freigabegruppen, Freigabecodes, Freigabekennzeichen und schließlich der Definition eines Workflows.

Mit der Transaktion CT04 werden Merkmale angelegt, die als Bedingung für die Freigabe dienen, z. B. wenn der Bestellwert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Diese Merkmale werden dann in einer Klasse (CL02) zusammengefasst, die in der Freigabestrategie verwendet wird. Das Freigabeverfahren selbst wird im Customizing unter SPRO definiert: Hier werden Freigabegruppen erstellt, Freigabecodes zugeordnet, Freigabekennzeichen gepflegt und die eigentliche Freigabestrategie konfiguriert. Besonders wichtig ist die Workflow-Definition, die festlegt, welche SAP-Benutzer oder Organisationseinheiten für die Freigabe zuständig sind und wie die Genehmigungen innerhalb des Systems automatisiert ablaufen. Unternehmen können hier auch einen eigenen Workflow integrieren, um die Freigabeprozesse individuell an ihre Organisationsstruktur und interne Genehmigungslogik anzupassen.

Für die praktische Freigabe von Bestellungen stehen mehrere Transaktionen zur Verfügung. Mit ME28 können mehrere Bestellungen gleichzeitig freigegeben werden, basierend auf Selektionskriterien wie Freigabevoraussetzungen, Zuständigkeit, Status und Berechtigungen. Einzelne Bestellungen lassen sich über ME22N oder ME29N freigeben. Im Tab „Freigabestrategie“ der Kopfdaten einer Bestellung kann der entsprechende Freigabecode aktiviert werden, wodurch die Bestellung bis zum Erreichen des Freigabekennzeichens den Status „freigegeben“ erhält.

Darüber hinaus unterstützt SAP eine Vielzahl an Funktionsbausteinen für die Freigabe, darunter ME_RELEASE_STRATEGIE, ME_REL_STRATEGIE_EKKO, BAPI_PO_RELEASE und Customer-Exits wie EXIT_SAPLEBND_001, die eine individuelle Erweiterung und Anpassung der Freigabelogik ermöglichen. So können Unternehmen nicht nur Standardprozesse abbilden, sondern auch komplexe, unternehmensspezifische Anforderungen in die Freigabe einbinden.

Insgesamt ermöglicht die Kombination aus Merkmalen, Klassen, Freigabeverfahren und Workflow eine flexible, transparente und kontrollierte Freigabe von SAP-Bestellungen. Durch die Möglichkeit, eigene Workflows zu integrieren, können Unternehmen den Freigabeprozess exakt an ihre internen Genehmigungsstrukturen anpassen, die Effizienz steigern und Compliance-Richtlinien sicherstellen.