SAP Business ByDesign – Gute Alternative zu SAP ERP? Die ultimative Übersicht

Der Einsatz einer integrierten betrieblichen Standardanwendungssoftware für das Enterprise Ressource Planning ist für viele Unternehmen von großem Vorteil. Eigenentwicklungen mit hohen Kosten und Software-Inseln mit notwendigen Schnittstellenlösungen können vermieden werden. Daten-Mehrfacherfassungen, Inkonsistenzen und Medienbrüche lassen sich so verhindern. Betriebliche Geschäftsprozesse können softwareseitig konsistent unterstützt werden. Der Einsatz einer solchen Software kann jedoch insbesondere für Klein- und Mittelbetriebe Nachteile mit sich bringen. Ein vollumfängliches ERP-System erfordert eine gewisse Anwendungskomplexität und hohes Investitionsvolumen. Vor allem besitzen mittelständische Unternehmen oftmals keine hoch spezialisierte IT-Abteilung. Deshalb ist es für diese Unternehmen wichtig, technologische Neuerungen mit einem geringen Aufwand nutzen zu können, um davon maximal zu profitieren.

Für dieses Spannungsverhältnis ist SAP Business ByDesign entwickelt und zugeschnitten worden. Es verspricht bei einfacher Implementierung und laufender Anwendung dennoch wichtige Kernvorzüge mächtiger integrierter ERP-Systeme. Die SAP AG wollte einen architektonischen Neuansatz nach dem erfolgreichen SAP R/3 wagen. Die verwendete Client-Server-Architektur gilt als überholt. Außerdem wollte man mit dem ersten reinen Cloud-Produkt einen neuen Markt erschließen.

Dieser Artikel bietet dem Leser einen allgemeinen Überblick über SAP Business ByDesign. Dazu werden im Kapitel “Technik und Architektur” zunächst die technischen und architekturellen Hintergründe erläutert. Anschließend folgen detaillierte Schilderungen zu Customizing und Integration. Abschließend in diesem Kapitel nimmt der Autor Bezug zur Einhaltung wichtiger Kontrollen.

Das Kapitel “Funktional” widmet sich vor allem den Funktionen und der Ergonomie von SAP Business ByDesign.

Anschließend erfolgt in “Bewertung von SAP Business by Design” eine Bewertung der on-demand Software, indem die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden. Danach folgen Erläuterungen zu dem Kostenmodell und der Marktsituation.

Inhaltsverzeichnis Anzeigen

Definition

SAP Business ByDesign ist eine integrierte Cloud Suite. Dabei sind die Komponenten Human Resources, Finanzen, Customer Relationship Management, Supply Chain Management und Projektmanagement enthalten. Damit deckt die Suite nicht nur die internen Prozesse ab, wie sie in den klassischen ERP Systemen abgebildet werden, sondern auch die Prozesse zu den Kunden und Lieferanten. Es handelt sich hierbei um eine software-as-a-service, also eine Unternehmenssoftware in der Cloud, die die operativen Prozesse in den wesentlichen Funktionsbereichen unterstützt. Der Zugriff auf die Lösung erfolgt über das Internet und ist mit Standard-Browsertechnologien möglich.

Technik und Architektur

Die “Abbildung 1” stellt die Architektur von SAP Business ByDesign übersichtlich dar. Die wichtigsten Details werden im Laufe der folgenden Kapitel näher erläutert.

SAP Business ByDesign Architektur, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 17
SAP Business ByDesign Architektur, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 17

Frontend

SAP Business ByDesign wird als webbasierte Anwendung durch ein browserbasiertes Frontend genutzt. Der Anmeldebildschirm ist über eine unternehmensspezifische URL zu erreichen. Der Benutzer muss lediglich einen modernen Webbrowser installieren. Deshalb ist es mit allen Betriebssystemen und Hardware-Geräten möglich, die on-demand-Lösung zu benutzen, sofern man einen HTML5-kompatiblen Browser installieren und bedienen kann.

Im Jahr 2010 ersetzte Microsoft Silverlight das bis zur dieser Zeit verwendete Web Dynpro Java UI. Grund für diese Entscheidung ist eine Gestaltung der Benutzeroberfläche gemäß dem Model-View-Controller-Pattern und der flexiblen Nutzung des UIs auf mobilen Endgeräten.

User Interface Technology MS Silverlight Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 21
User Interface Technology MS Silverlight Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 21

Seit 2015 wird die SAP UI5 Bibliothek gemäß dem Model-View-Controller-Pattern verwendet und über den Webbrowser benutzt. Deshalb bleibt das Backend unverändert. Zwei Gründe sind hauptsächlich für den erneuten Wechsel der Frontend Technologie verantwortlich. Die Microsoft Corporation beendete die Weiterentwicklung und Unterstützung von MS Silverlight. Außerdem entspricht SAP UI5 und damit HTML5 internen SAP Richtlinien.

SAPUI5 ist ein UI Development Toolkit zur Entwicklung von Client-Anwendungen für mobile und Desktop-Anwendungen und verwendet ebenfalls das Model-View-Controller-Pattern. Aufbauend auf CSS, JavaScript und jQuery stellt UI5 eine Rendering Maschine für HTML5 dar und enthält viele vorgefertigte einfache oder umfassende Controls zur Erstellung einer umfangreichen Benutzeroberfläche.

Das Model-View-Controller-Entwurfsmuster ist ein Muster zur Trennung der Anwendungs-, Präsentations- und Ablauflogik. MVC steht für Model View Controller.

Die Model Komponente ist für die Verarbeitung der Daten zuständig und implementiert die Anwendungslogik. Sie leitet die Anfrage an das SAP Backend und empfängt die Antwort. Diese Verbindung wird mit HTTP oder HTTPS per JSON- oder XML-Struktur mit einer REST-API an das SAP Backend gesendet. Firewalls zwischen dem Frontend und dem Backend sorgen für höhere Sicherheit vor unerwünschten Netzwerkzugriffen.

Der Controller überwacht die Steuerung der Anwendung durch den Benutzer und bildet damit die Ablauflogik. Die Eingabedaten werden validiert und an das Model weitergeleitet. Außerdem ist er für die Navigation zwischen den einzelnen Views verantwortlich.

Die Präsentationslogik wird in der View Komponente realisiert. Die Eingangs- und Ausgangsdaten des Models in den jeweiligen UI Elementen werden dem Benutzer dargestellt. Zusammen mit dem Controller bilden sie die Benutzeroberfläche.

User Interface Technology SAPUI5, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 21
User Interface Technology SAPUI5, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 21

Dieses Muster sorgt dafür, dass das User Interface leicht erweitert werden kann, da die einzelnen Komponenten gekapselt sind. Außerdem ermöglicht die modellgetriebene Entwicklung eine flexible Bereitstellung des User Interface auf mobilen Endgeräten. Die View Komponente kann auf einzelnen Endgeräten unterschiedlich sein. Durch die Kapselung muss lediglich die Benutzeroberfläche ausgetauscht werden. Die Anwendungs- und Ablauflogik bleiben unverändert.

Der Benutzer hat lediglich Zugriff auf die Frontend-Ebene und den Business Objekten, welche die Datenbankzugriffe regeln. Direkt kann er nicht auf die Datenbankschicht zugreifen. Ein Business Objekt ist eine betriebswirtschaftliche Dateneinheit und bildet beispielsweise einen Material-, einen Kundenstamm, einen Kundenauftrag oder eine Bestellung ab.

Die folgende Abbildung veranschaulicht den Aufbau der Technologien der Benutzeroberfläche und zeigt, wie diese mit dem SAP Backend kommuniziert.

Multi-Tenancy Architektur

SAP Business ByDesign nutzt die Multi-Tenancy-Architektur. Die Benutzer werden einzelnen Mandanten zugeordnet, welche logisch voneinander getrennt werden, damit keine unerlaubten Datenzugriffe auftreten. Typischerweise bilden alle Mitarbeiter eines Unternehmens einen Mandanten ab. Anders als in SAP R/3 sind die Mandantendaten vollständig getrennt. Pro Mandant steht eine isolierte Instanz zur Verfügung, die nur vom jeweiligen Kunden genutzt werden kann. Dadurch kann innerhalb des Systems ein Mandant nur über Webservices oder externe Dienste mit anderen Mandanten auf der physischen Infrastruktur kommunizieren. Es wirkt, als ob ein Mandant das System nur für sich selber nutzt. Lediglich die Hardwareressourcen können unter den Mandanten geteilt werden.

Der Benutzer nimmt über einen Web-Client Zugang zur gemeinsamen Systemverwaltung auf. Ein Tenant Lastausgleich, auch Load Balancer genannt, sorgt dafür, dass die Anfragen der Benutzer effizient auf einen Webserver aufgeteilt werden. Dieser nutzt anschließend die Dienste eines Anwendungsservers und eines Datenbankservers, um die entsprechenden Daten gemäß der Anfrage zu lesen, zu verarbeiten oder zu löschen. Damit die Anfragen optimal verarbeitet werden, sind in jeder einzelnen Architekturschicht mehrere Server und Datenbanken im Einsatz.

In dieser Abbildung ist unter anderem die Applikationsplattform als zentrale Komponente zu erkennen. Die einzelnen Funktionalitäten sind in sogenannten Deployment Units umgesetzt. Bei hoher Last eines Deployment Units kann dieses auf einen anderen Server umgelegt werden. Dadurch wird die Last verteilt und die Performance verbessert.

Die folgende Abbildung zeigt die Multi-Tenancy-Architektur bei SAP Business ByDesign im Überblick.

Multi-Tenancy-Architektur, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 19
Multi-Tenancy-Architektur, Quelle: (Kienegger, 2016) Folie 19

Serviceorientierte Architektur

Die Systemarchitektur von SAP Business ByDesign ist eine serviceorientierte Architektur, welche aus serviceorientierten und gekoppelten Komponenten besteht. Es ist eine Methode, um ein verteiltes System zu entwickeln, deren Komponenten eigenständige Services sind. Dabei werden XML basierte Standardprotokolle wie Simple Object Access Protocol (SOAP) und Web Services Description Language (WSDL) für die Kommunikation verwendet.

SOAP ist ein XML basiertes Netzwerkprotokoll zum Datenaustausch und besitzt als Aufbau einen Envelope, einen Header und einen Body. Der Envelope umschließt die eigentliche Nachricht, welche sich im Body befindet und den optionalen Header, welche Zusatzinformationen enthält.

WSDL dient als Beschreibungssprache für Web Services. Dadurch wird spezifiziert, welche Operationen der Service bietet, wie der Service genutzt werden kann und wo sich der Service befindet.

Die Komponenten bieten Schnittstellen und ermöglichen somit die Kommunikation zwischen zwei Komponenten und damit die Nutzung der bereitgestellten Funktionalitäten. Services können lokal oder über externe Provider angeboten werden und sind Programmiersprachen unabhängig.

Datenbank

Die Persistenzschicht wird mit der Datenbank SAP HANA umgesetzt. SAP HANA ist eine in-memory Datenbank, die spaltenorientierte und relationale Speicherung ermöglicht. Dabei wird der Arbeitsspeicher als Datenspeicher genutzt und ermöglicht hohe Transaktionsraten. OLTP und OLAP werden unterstützt. Neben dem Lesen und dem Schreiben transaktionaler Daten ist somit auch die Analyse umfangreicher Datenbestände in Echtzeit möglich. Außerdem werden gemäß dem ACID Ansatz Daten konsistent gespeichert und somit die Datenredundanz vermieden.

Customizing

Konfiguration

Um die Einführung oder Konfiguration zu vereinfachen, bietet SAP Business ByDesign einen automatisierten Prozess inklusive Entscheidungsunterstützung für den Kunden. Anhand von zahlreichen betriebswirtschaftlichen Fragen wird anhand von bewährten Methoden, Praktiken und Verfahren in Form von Best Practises aus der Industrie das System an die kundenspezifischen Anforderungen angepasst.

Dabei werden fünf Phasen durchlaufen:

  • Scoping
  • Fine Tuning
  • Datenübernahme und Erweiterungen
  • Test und Produktivität

Durch Scoping wird der Lösungsumfang und damit die zur Verfügung stehenden Funktionalitäten des Tenants auf dem Testsystem festgelegt. Dabei wird definiert, was der Benutzer mit der Lösung umsetzen möchte. Der Benutzer wird durch folgende Schritte geführt:

  • Land und Branche
  • Implementierungsschwerpunkt
  • Festlegung des Lösungsumfangs
  • Fragen
  • Überprüfung
  • Bestätigung

In der darauffolgenden Fine-Tuning Phase wird festgelegt, wie die Geschäftsprozesse im Tenant ablaufen sollen. Hier werden Fragen bezüglich der Umsetzung in den jeweiligen Fachbereichen und damit den Lösungsumfangselementen beantwortet. Nachdem die Aktivitäten in dieser Phase erfolgreich abgeschlossen sind, muss ein Produktivsystem angefordert werden, auf dem die Änderungen vom Testsystem übernommen werden. Die folgenden Phasen werden auf dem Produktivsystem ausgeführt.

In der Phase “Datenübernahme und Erweiterungen” stehen zwei Optionen der Migration zur Verfügung:

  • Manuelle Migration
  • Toolunterstützte Migration

Über spezielle Transaktionen werden Daten manuell gepflegt. Das ist fehleranfällig und nimmt viel Zeit in Anspruch. Deshalb sollte diese Methode nur dann angewendet werden, wenn die Daten sehr unstrukturiert sind und die toolunterstütze Migration nicht ordnungsgemäß funktioniert.

Bei der toolunterstützten Migration werden durch XML-basierte SAP Migrationsvorlagen große Datenmengen zentral validiert. Außerdem wird das Datenschema beim Upload kontrolliert. Die Migration wird durch folgende Schritte umgesetzt:

  • Quelldatei laden
  • Migration durchführen
  • Datei validieren
  • Werte konvertieren
  • Import simulieren
  • Import ausführen
  • Bestätigung

Vor allem die Phasen “Datei validieren”, “Werte konvertieren” und “Import simulieren” vermeiden Inkonsistenzen und Redundanzen und sorgen dadurch für ein systemkonformes Datenschema.

Nach Implementierung kann das System jederzeit an die geänderten Bedürfnisse angepasst werden. Die Erweiterung des Lösungsumfangs wird als Scoping bezeichnet. Die Geschäftsprozesse werden durch ein Änderungsprojekt oder eine manuelle Sofort-Änderung angepasst. Änderungsprojekte werden nur empfohlen, wenn Änderungen einen großen Umfang haben und übersichtlich sind. Ein Änderungsprojekt beinhaltet folgende Aufgaben:

  • Auswahl definieren
  • Szenario auswählen
  • Lösungsumfang anpassen
  • Fragen prüfen
  • Aufgaben identifizieren
  • Projekteinrichtung abschließen
  • Bestätigung

In den Phasen “Lösungsumfang anpassen” kann der Nutzer bestehende Aufgaben deaktivieren oder zusätzliche Prozesse mit aufnehmen. In der darauffolgenden Phase “Fragen prüfen” werden zu den hinzugefügten Prozessen Fragen gestellt, anhand derer das System konfiguriert und dadurch geändert wird. Somit ist es beispielsweise möglich, Änderungen der Aufbauorganisation einzupflegen, Rechnungslegungswerke anzupassen oder neue Abteilungen hinzuzufügen.

Scoping wird dabei meist mit Fine-Tuning-Anpassungen durchgeführt. Es handelt sich um eine Detailanpassung eines Genehmigungsprozesses. Anders als das Scoping werden Fine-Tuning-Anpassungen direkt in dem Produktivsystem durchgeführt. Es ist also nicht möglich, Änderungen in ein Testsystem zu spielen. Eine Sofort-Änderung kann direkt aus dem Business Objekt gestartet werden. Beispielsweise werden so Zahlungsbedingungen, Lieferklassifikationen oder Projekt-Aufgabensteuerung bearbeitet.

Anpassungen und Personalisierungen

Mit Hilfe von im Standard vorhandenen Personalisierungs-Tools ist es möglich, Anpassungen am System vorzunehmen. Sie erlauben die Änderung des Bildschirmlayouts, das Anordnen von Bildschirmelementen, das Aktivieren, Deaktivieren und Umbenennen von Feldern und Bildschirmausschnitten.

Darüber hinaus können Key User Tools zusätzliche Felder an mehreren Business Objekten hinzufügen, ändern oder löschen.  Unter anderem ist es somit beispielsweise möglich, kundenspezifische Felder einem Business Objekt wie einem Kundenauftrag, einem Kunden, einem Produkt oder einem Serviceauftrag hinzuzufügen. Bei der Erstellung stehen mehrere Feldtypen zur Verfügung, um den Datentyp des Feldes zu deklarieren. Unter anderem können Vorschlagswerte in Deutsch oder Englisch definiert werden. Die kundenspezifischen Felderweiterungen werden konsistent Geschäftsprozessen zugeordnet. Damit die verwendeten Daten in den Felderweiterungen in Berichten verwendet und damit analysiert werden können, ordnet man einer Felderweiterung einer Datenquelle zu.

Mit Hilfe von sogenannten Mashups können externe Webdienste oder -anwendungen die vorhandenen Daten mit externen Elementen, Inhalten oder Daten anreichern. Dafür stellen die externen Webdienste eine standardisierte Programmierschnittstelle bereit, um einen Datenaustausch zu ermöglichen. Die Schnittstelle kann offen sein oder man benötigt einen API-Schlüssel für eine korrekte Authentifizierung. Dabei werden die internen Daten an den externen Dienst weitergegeben. Deshalb sollte vorher geprüft werden, ob der Datenaustausch datenschutzrechtlich konform ist. Folgende Mashup Typen stehen in SAP Business ByDesign zur Verfügung:

  • Daten-Mashup
  • URL-Mashup
  • HTML-Mashup
  • Benutzerdefinierte Mashup

Die ersten drei genannten Typen können vom Benutzer erstellt und verwaltet werden. Benutzerdefinierte Mashups werden ausschließlich von SAP Partnern erstellt und angeboten.

Das SAP Business ByDesign SDK ermöglicht die Entwicklung von individuellen UI Elementen. Genaueres wird in dem Abschnitt “Funktionale Erweiterung” erläutert.

Funktionale Erweiterung

Es gibt drei Möglichkeiten, den Funktionsumfang der on-demand Softwarelösung zu erweitern: sogenannte extension tools, SAP Business ByDesign Studio und SAP Store. Diese werden in den folgenden drei Kapiteln näher erläutert.

Extension Tools

Extension Tools sind im Standard eingebaute Funktionalitäten, damit die UI Elemente angepasst werden können. Key-User können diese Tools zum Beispiel einsetzen, um standardisierte Formularvorlagen im Corporate Design des Unternehmens zu definieren. Diese Vorlagen können wiederum verwendet werden, um PDF Dokumente oder E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Mit den extension tools können Kunden eigene Analysen, Reports und Key Performance Indicators erstellen.

SAP Business ByDesign Studio

SAP Business ByDesign Studio ist eine integrierte Entwicklungsumgebung (IDE) und basiert auf Microsoft Visual Studio. Ausschließlich SAP-Partner erweitern dadurch die Funktionalitäten. Die Erweiterungen werden auf der Business ByDesign Plattform implementiert, welche eine platform-as-a-service darstellt. Die Erweiterungen werden mit der SAP Business ByDesign Scripting Language implementiert und können beim Kunden oder Partner eingerichtet werden.

Sogenannte “Mashups” stellen individuell entwickelte Elemente der Benutzeroberfläche dar und werden entweder direkt in SAP Business ByDesign integriert oder auf einem Server vom Partner gehostet. Außerdem ist die Implementierung jeglicher Geschäftslogik möglich. Die Implementierung einer eigenen Geschäftslogik erfolgt durch Erstellen eigener Business Objekte. Diese Business Objekten werden Benutzeroberflächen zugeordnet. Das MVC-Entwurfsmuster muss eingehalten werden.

Überblick Erweiterungen, Quelle: (Schneider K. , Präsentation SAP's integrated cloud suite, 2017) Folie 29
Überblick Erweiterungen, Quelle: (Schneider K. , Präsentation SAP’s integrated cloud suite, 2017) Folie 29

Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Erweiterungen. Hierbei ist es möglich, dass Erweiterungen der SAP AG auf der SAP Cloud Solution Plattform erfolgen oder ein Partner kundenindividuelle Lösungen bereitstellt.

SAP Store

Der SAP Store bietet einen Überblick über die entwickelten Add-ons, Berichte und Formulare, integrierte Anwendungen oder Mashups. Sollte ein Kunde eine Erweiterung erfolgreich bezogen haben, so steht diese als zusätzliches Lösungsumfangselement im Scoping des Tenants zur Verfügung.

Mit SAP Business ByDesign Studio können eigene Lösungen sowohl entwickelt als auch auf dem SAP Store bereitgestellt werden.

Ein registrierter SAP Partner loggt sich mit der integrierten Entwicklungsumgebung auf der SAP Business ByDesign Instanz ein. Während der Entwicklung kann die Software auf der Business ByDesign Plattform erstellt werden. Die erstellte Software kann somit getestet und an die SAP Business ByDesign spezifische Infrastruktur angepasst werden. Unter anderem werden hier bereits Security-Konzepte, Single Sign On und Datenbankschnittstellen eingerichtet.

Die erstellte Lösung durchläuft beim Veröffentlichen zahlreiche automatisierte Qualitätsprüfungen und wird erst bei erfolgreicher Zertifizierung auf der kommerziellen Plattform SAP Store veröffentlicht. Anschließend steht diese allen SAP Business ByDesign Kunden zur Verfügung und kann gemietet oder gekauft werden. Die SAP AG sorgt dafür, dass nur die Kunden, welche für die Erweiterung bezahlt haben, darauf Zugriff haben. Teilweise sind auch kostenlose Lösungen erhältlich. Dadurch wird die Kernanwendung von SAP Business ByDesign erweitert.

Workflow Management

Das integrierte Workflow Management System erlaubt es, automatisierte Genehmigungsprozesse zu erstellen, abzubilden und zu bearbeiten. In der Scoping Phase kann diese Funktionalität aktiviert werden. Ein Workflow ist ein automatisierter Geschäftsprozess durch ein Informationssystem. Ein Workflow wird durch feste Regeln definiert, um Aufgaben und damit Prozesse zu automatisieren. Dadurch kann man einen Überblick über die Status der Genehmigungsprozesse erhalten. Dabei können Dokumente an Mitarbeiter geschickt werden, um Fragen oder Details zu dem Geschäftsprozess zu klären.

Integration

Integration innerhalb des Produktes

Die Datenintegration stellt ein elementares Leistungsmerkmal dar. Ziel ist es, die selben Daten unmittelbar für verschiedene Aufgaben zu nutzen, die Datenredundanz zu vermeiden und die Konsistenz der Daten zu sichern. Das wird durch eine gemeinsame Datenbasis erreicht (siehe Abschnitt “Datenbank”). Inhaltlich werden die Daten in Stamm- und Bewegungsdaten untergliedert. Stammdaten sind Daten, die sich über einen längeren Zeitraum nicht ändern. Deshalb treten sie in mehreren Geschäftsprozessen gleichartig wiederkehrend auf. Bewegungsdaten sind Daten, die sich regelmäßig ändern und deshalb eine begrenzte Lebensdauer haben.

Die Datenintegration erleichtert die Geschäftsprozessintegration, welche die Zusammenarbeit über die im Unternehmen vorhandenen Abteilungen fördert. Kerngeschäfts-, Unterstützungs- und Steuerungsprozesse werden integriert und abgebildet. Die implementierten End-to-End-Wertschöpfungsprozesse werden je nach Kundenbedarf eingerichtet. Diese Prozesse sind durchgängig, konsistent und vermeiden so Medienbrüche. Außerdem können Analysen als Nachweis und Einblick in die generierten Ausgabedaten entlang der gesamten Wertschöpfungskette erstellt werden.

Integration mit anderen Programmen

SAP Business ByDesign verwendet Services als Bausteine und stellt damit Funktionen bereit.

Im Standard von SAP Business ByDesign werden 70 Integrationsszenarien vorgestellt und erläutert. Sie werden als “iFlows” bezeichnet. Allgemein werden zwei Arten von Integrationsmöglichkeiten vorgestellt:

  • Integration Enablers and Open APIs
  • Prepackaged Integrations

Die erste Option ermöglicht die Integration von on-premise, cloud-basierten Systemen sowie Software von Drittanbietern mit SAP Business ByDesign. Dabei verwenden Web Services die SAP Business ByDesign API und ermöglichen damit die Anbindung an das System. Mit Hilfe von SAP Business ByDesign Events erhält man vom System die entsprechenden Antworten. Somit ist die Integration von Prozessen über mehreren Systemen möglich.

“Prepackaged Integrations” ist ein Begriff für die Integration von Dateien. Der Benutzer muss die gewünschten Dateien manuell in das Zielsystem hochladen. Dabei verwendet man die Upload-Funktion von SAP Business ByDesign. Das ist jedoch im Vergleich zur ersten vorgestellten Variante fehleranfällig und zeitintensiv.

Das Add-In für Microsoft Excel ermöglicht eine Excel-Integration. Somit können Daten einer Excel Datei in das System geladen werden. Hierbei gibt es zwei Erweiterungsmöglichkeiten.

Der Benutzer arbeitet in SAP Business ByDesign und nutzt die Excel-Funktionalitäten über eine Excel-Dateneingabemaske.

Das lokale Arbeiten in dem Excel-Programm mit anschließendem Upload auf das System ist ebenfalls möglich. Durch die zweite dargestellte Variante erhöht sich die Konsistenz der Daten. Das ist jedoch falsch. Denn durch die dezentrale Arbeit können inkonsistente Datenbestände erzeugt werden, sobald mehrere Benutzer an den kopierten Dateien arbeiten. Dies muss manuell oder im System behandelt werden. Wichtige Daten können dabei gelöscht werden und damit verloren gehen.

Unter anderem kann ein SAP ERP-System mit dem Tenant mittels einer IDoc-Schnittstelle oder eines Webservices verknüpft werden und mit einer verschlüsselten SSL-Verbindung kommunizieren. Diese Möglichkeit ist nicht im Standard verfügbar und muss separat als Add-on im SAP Store bezogen werden. Neben dem genannten SAP ERP-System können andere Systeme integriert werden, wenn sie die notwendigen Schnittstellen unterstützen. Somit ist es beispielsweise möglich, die Lohnbuchhaltungssoftware und damit etablierte Funktionalitäten von DATEV zu nutzen.

Kontrollen

Zertifikate dienen als Nachweis für die Sicherheit und Zuverlässigkeit. Dadurch werden Sicherheitsrisiken objektiv bewertet und ein gewisses Sicherheitsniveau gewährleistet. Im Folgenden folgt eine Auflistung der wichtigsten Kontrollen und Überprüfungen durch die SAP AG selbst oder externe Dienstleister.

Gegenstand der ÜberprüfungDienstleisterZeitraum
Datenbanken und ServerSAP AGEchtzeit
Batterien für die NotstromversorgungSAP AGEchtzeit
Gasflaschen mit Löschgas INERGENSAP AGEchtzeit
Dieselmotorenexternes Unternehmeneinmal im Monat
Rauchdosen, Rauchansaugsysteme und Brandmelderexternes Unternehmenalle drei Monate
Schaltanlagen der Dieselmotorenexternes Unternehmenalle sechs Monate
Türen, Fenster und LüftungsanlagenTÜVeinmal im Jahr
Videoaufzeichnungen der vergangenen 365 TageKPMGeinmal im Jahr
Protokolle der Log-DateienTÜVeinmal im Jahr
Simulation eines StromausfallsTÜVeinmal im Jahr
BrandschutzTÜVeinmal im Jahr
KlimaanlageTÜVeinmal im Jahr
Konstruktions- und Architekturpläneexternes Unternehmeneinmal
Übersicht Kontrollen, Quelle: (SAP SE, 2017)

Im Folgenden werden die Zertifikate der Rechenzentren von SAP und von salesforce.com miteinander in einer Tabelle verglichen. Salesforce ist ein software-as-a-service und bietet ein CRM-System über die Cloud an.

Zertifikat/BescheinigungSAP AGSalesforce.com
ISO 27001XX
ISO 27018X
ISO 22301X
SOC 1XX
SOC 2XX
SOC 3X
PCI DSSX
FedRAMPX
DoD IL 2X
DoD IL 4X
NEN 7510X
NIST 800-171X
HIPAAX
Financial Services Compliance – USAX
Salesforce BCRsX
Privacy ShieldX
TRUSTe Certified Privacy SealX
PrivacyMarkX
ASP/SaaSX
TüV Rheinland CCSX
iRAPX
UK Cyper EssentialsX
CSA STARX
Zertifikate von SAP und Salesforce im Vergleich

Dabei wird deutlich, dass die Rechenzentren der SAP AG durch die am meisten genutzten Zertifikate geprüft sind. Damit werden Standards eingehalten. Dennoch wird durch diesen Vergleich deutlich, dass die Rechenzentren von salesforce.com durch deutlich mehr Zertifikate kontrolliert wurden und damit einen höheren Standard bieten.

Funktional

Customer Relationship Management (CRM)

Das Customer-Relationship-Management steht sehr eng mit den Punkten Marketing, Vertrieb und Service im Zusammenspiel. Ziel eines CRM-Systems ist es, spezielle Informationen, welche einem Kunden zweifelsfrei zuordenbar sind, durch Zusammenführung, Generalisierung, Kombination und Abstrahierung visuell darzustellen. Dadurch können auf eine Vielzahl von Fragen seitens des Marktes aussagekräftige Antworten geboten werden. Gleichzeitig werden durch die zentrale Datenerfassung die Kundenorientierung verbessert und die Kosten gesenkt.

Marketing

Mit SAP Business ByDesign kann das Marketing besser verwaltet und Vorverkaufsaktivitäten, einschließlich Marktentwicklung, Lead-Generierung und Lead Qualifikation umgesetzt werden. Zusätzlich ist es möglich seine Kunden zu segmentieren, was ein kontaktieren gewisser Zielgruppen noch effektiver gestaltet.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

Marktinformationsmanagement

  • Wettbewerbsinformationsmanagement
  • Marketing Projektmanagement

Zielgruppendefinition

  • Kampagnenausführung
  • Leadgenerierung
  • Kommunikation

Aufgrund dieser Informationen können sich Verkäufer effektiver auf Vertriebs- und Marktstrategien konzentrieren. SAP Business ByDesign ermöglicht umfassendes Wissen über die Konkurrenz bezüglich Produkte, Dienstleistungen und Preise. Durch die Verwendung eines zentralen Speichers für Marktinformationen haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit die Daten zu verwalten und Informationen über Märkte, Kunden und Konkurrenten zu pflegen. Somit können gezielte Marketingaktivitäten erstellt werden, welche von den Marketingmitarbeitern verwendet und bei Bedarf verfeinert werden können. Hierdurch können Produkte und Dienstleistungen noch besser am Markt positioniert werden. Darüber hinaus bietet die nahtlose Prozessintegration die Möglichkeit, bereits gesammelte Informationen während des Leadvorgangs für sämtliche folgende Aktivitäten wie beispielsweise Marketing- und Verkaufsaktivitäten vorzuhalten.  

Wegen der engen Integration zwischen Marketing- und Vertriebsfunktionen in

SAP Business ByDesign werden alle bei der Leadgeneration gesammelten Informationen automatisch an die Verkäufe übertragen. Die Marketingspezialisten haben dadurch die Möglichkeit, die Marketingaktivitäten auf die geplanten Aktionen anzupassen und zu verfeinern. 

Screenshot Testversion SAP Busnisnes ByDesign
Screenshot Testversion SAP Busnisnes ByDesign

Das System steigert zudem durch Closed-Loop-Reporting die Effektivität einer Kampagne. Die Software und das System tauschen dabei ständig Daten aus. Wenn also ein Vertriebsmitarbeiter einen Lead in einen Kunden konvertiert, wird das im CRM-System vermerkt, und auch automatisch in der Marketing-Software angezeigt. Das Marketing-Team kann jetzt nachvollziehen, welche Kampagnen und Kanäle dazu beigetragen haben, dass dieser Lead gewonnen wurde und wie es zur Konversion kam. Über welchen Kanal ist dieser Lead generiert worden und welche Inhalte trugen zur Konversion des Leads bei. Marketing- und Vertriebsaktivitäten einander zuordnen zu können, ist entscheidend, damit das Marketing in Zukunft seine Kampagnen verbessern kann.

Vertrieb

SAP Business ByDesign ermöglicht einen umfassenden Zugang zu kundenbezogenen Informationen über Gelegenheiten, Angebote, Aufträge und Rechnungen. Zusätzlich können Mitarbeiter die Produktverfügbarkeit überprüfen, Prognosen bezüglich zukünftiger Verkäufe sowie Cross-Selling und Up-Selling Chancen erstellen und anschließend auswerten. Es wird die reibungslose Interkation mit dem Kunden unterstützt. Dadurch haben Verkäufer die Möglichkeit sich auf die vielversprechendsten Leads zu konzentrieren und den Verkaufsprozess zu beschleunigen.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Konten- und Aktivitätsmanagement
  • Neue Geschäftsentwicklung
  • Verkauf von Produkten und Dienstleistungen
  • Produkt- und Dienstleistungsportfolio Management
  • Kundenrechnung
  • Verkaufsplanung

Mitarbeiter haben einen 360 Grad Blick auf zugeordnete Kunden. Das System verwaltet die Zugriffskontrolle über rollenbasierte Benutzer (Role Based Access Control). Je nach Rollenzuordnung des Benutzers und den damit verbundenen Gruppenzugehörigkeiten erteilt oder sperrt das System dann das Zugriffsrecht auf Daten.

Die Lösung von SAP Business ByDesign verwendet kundenbezogene Informationen aus

verschiedenen Bereichen des Unternehmens wie Marketing, Vertrieb und Finanzen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Online-Informationsblätter zu erstellen, welche beispielsweise Aufträge, Rechnungen und Serviceanforderungen enthalten. Dadurch ist es möglich noch effektivere Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiter erhalten die Kundeninformationen welche sie brauchen, wenn sie es benötigen. Durch das integrierte Kundenbeziehungsmanagement stehen sämtliche relevante kundenorientierte Informationen denjenigen Mitarbeitern zur Verfügung, welche die Genehmigung besitzen diese zusehen. Wenn ein Kundenauftrag in SAP Business ByDesign angelegt wird, werden automatisch Benachrichtigungen an die beteiligten Abteilungen geschickt. Die Finanzabteilung kann dadurch den erwarteten Gewinn bestimmen und die gebuchten Transaktionen einsehen.

Die Unternehmensplanung ist voll integriert und kann genaue Prognosen und Berichterstattungen liefern. Ein integrierter Analyserahmen stellt dem Management Teamberichte und Prognosen für Kunden bezüglich Produkte und Verkaufsregionen zur Verfügung. Dadurch ist eine effektive Überwachung der Prognosen bezüglich Umsatz- und Umsatzziele sowie individueller Verkaufsteams oder des gesamten Unternehmens möglich. Mit diesen Informationen können Cross-Selling und Up-Selling Möglichkeiten effektiver erkannt und umgesetzt werden.

Zusätzlich können Preise standardisiert werden. SAP bietet eine zentrale Omnichannel Pricing Engine an. Kern dieser Lösung ist die Pricing Engine der GK Software AG. Die Central Pricing Engine ist eine hoch performante Komponente für die zentrale Berechnung von sehr vielen Warenkörben in den Filialen, im Webshop oder auf den mobilen Geräten der Konsumenten. Die skalierbare zentrale Software ermöglicht dabei die gleichzeitige Berechnung einer sehr großen Anzahl von parallelen Promotionsregeln. Die Central Pricing Engine sichert in einem ganzheitlichen Omnichannel-Ansatz über alle Kanäle hinweg einheitliche Preise, die konsistente Anwendung von beliebig vielen Promotionen und Loyaltyaktionen sowie preisgenaue Retouren. Sie ist damit ein Herzstück von ganzheitlichen Omnichannel-Konzepten.

Screenshot Testversion SAP Busnisnes ByDesign

Service

Die Lösung von SAP Business ByDesign unterstützt ein Unternehmen im Bereich Service, indem es sich von der Konkurrenz differenziert und somit die Kundenzufriedenheit erhöht. Mit einem Umfassenden Blick auf den Kunden können Mitarbeiter einen exzellenten Service bieten und damit sicherstellen, dass alle Verpflichtungen gegenüber Kunden sichergestellt sind. Dies ebnet den Weg zu einer starken Kundenbeziehung welche die Basis für Folgeverkäufe und eine aktive Kundenbeziehung darstellt.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Kundendienst
  • Außendienst und Reparatur
  • Berechtigungsverwaltung

Hierdurch besteht die Möglichkeit kundenorientiert zu arbeiten. Mitarbeiter agieren als einheitliches Team, weil alle die gleichen Informationen einsehen können. Kunden genießen den großen Vorteil einer konsistenten Interaktion mit dem Unternehmen, unabhängig über welches Medium sie Kontakt aufnehmen. Mitarbeiter können Produktinformationen verwenden welche in der EDV gepflegt wurden und somit Kundenanfragen zuverlässig beantworten. Diese Zentralisierung der Daten bietet einen überlegenden Kundenservice gegenüber der Konkurrenz und kann kontinuierlich verfeinert und ausgebaut werden.

SAP Business ByDesign kontrolliert den aktuellen Status von Aktionen und stellt somit sicher, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden. Sollte eine Aufgabe im Zeitplan zurückfallen, wird eine automatisierte Eskalation ausgelöst und der jeweilige Mitarbeiter informiert. Zusätzlich ist es auch möglich eine manuelle Eskalation auszulösen.

Screenshot Testversion SAP Busnisnes ByDesign

Finanzwesen

Im Finanzwesen besteht durch die Integration des Kerngeschäfts, Prozesse und Finanzen die Möglichkeit, sich eine aktuelle Ansicht der finanziellen Situation anzeigen zu lassen. SAP ByDesign spiegelt einen Überblick von Bilanzen, Verbindlichkeiten und Forderungen, Zahlung
und Liquidität, Steuern und Ausgaben, sowie  Compliance und Berichterstattung. Zudem kann das Inventar und Anlagevermögen verwaltet werden. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit deinen rationalisierten Periodenabschluss zu erstellen um fundierte finanzielle Entscheidungen über das komplette Geschäftsjahr treffen zu können.

SAP arbeitet im Bereich Personalsoftware mit DATEV zusammen. Im Rahmen der Partnerschaft haben beide Unternehmen gemeinsam Schnittstellen entwickelt, die die DATEV-Lohnsoftware mit den SAP-Mittelstandslösungen verbindet. Nach der Lohnabrechnung lässt sich der Buchungsbeleg an die Finanzbuchführung der SAP-Systeme übergeben. Das beschleunigt Arbeitsabläufe und vermeidet Fehler.

Finanzmanagement und Buchhaltung

Diese Quelle der Finanzbuchhaltung wirkt als zentrales Hauptbuch mit verwandten Nebenbüchern und enthält Standard-Buchhaltungslogik. Es unterstützt fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und dient darüber hinaus als Grundlage für Ihre Finanzberichterstattung.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Hauptbuchverwaltung
  • Anlagebuchhaltung
  • Inventurabrechnung
  • Managementbuchhaltung

Mit SAP ByDesign werden finanzielle Prozesse des Unternehmens in Bereiche wie Einkauf, Fertigung und Vertreib nahtlos integriert, einschließlich der Verarbeitung von Forderungen und Verbindlichkeiten, Kosten- und Erstattungsmanagement, Hauptbuchführung, Anlagenverwaltung und Inventur. Es besteht lediglich ein Satz von Daten, mit welchem man sich schnell einen aktuellen Überblick über die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens machen kann.

Wenn Daten in einem Geschäftsvorgang gepflegt werden, gleicht das System automatisch die Bücher im Unternehmen an. Dies hat zur Folge, dass nur ein einziger Eintrag im System nötig ist. Im Hintergrund werden alle beteiligten Haupt- und Nebenbücher um den Eintrag erweitert. Zudem ist es möglich nachzuverfolgen, wo ein Eintrag entstanden ist.

Es besteht Online ein sofortiger umfassender Zugriff auf Finanzberichterstattung und Analytik. Per Knopfdruck werden interaktive Berichts- und Analysetools bereitgestellt, welche einen Einblick des laufenden Geschäftsbetriebs auf jeder Detailebene ermöglicht. Diese Transparenz wird durch die zentralisierte und standardisierte Buchhaltungslogik innerhalb Finanz- und Managementbuchhaltung sichergestellt. Dadurch haben Mitarbeiter die Möglichkeit, wann immer erforderlich, Berichte zu erstellen und zu analysieren.

Es können problemlos mehrere Sätze von Büchern, auch mit unterschiedlichen Buchhaltungsstandards, verwaltet werden. Das zentrale Hauptbuch innerhalb SAP Business ByDesign ermöglicht, die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens einzusehen sowie die unterschiedlichen Buchhaltungsregeln wie US-GAAP und International Financial Reporting Standards (IFRS) zu überwachen. Zentralisierte Buchhaltungsdaten machen die finanzielle Verwaltung effizient und sind auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar.

Zudem wird der Periodenabschluss deutlich beschleunigt. Das Buchhaltungspersonal genießt einen deutlichen Vorteil, weil sie bereits heute mit aktuellen Daten und Echtzeit-Abstimmung des gesamten Unternehmens arbeiten kann. Darüber hinaus sind eventuelle Periodenabschlüsse durch automatisierte Verarbeitung der Daten bereits automatisch erstellt und stehen dem zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung.

Es können problemlos mehrere Sätze von Büchern, auch mit unterschiedlichen Buchhaltungsstandards, verwaltet werden. Das zentrale Hauptbuch innerhalb SAP Business ByDesign ermöglicht, die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens einzusehen sowie die unterschiedlichen Buchhaltungsregeln wie US-GAAP und International Financial Reporting Standards (IFRS) zu überwachen.

Zentralisierte Buchhaltungsdaten machen die finanzielle Verwaltung effizient und sind auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar. Zudem wird der Periodenabschluss deutlich beschleunigt. Das Buchhaltungspersonal genießt einen deutlichen Vorteil, weil sie bereits heute mit aktuellen Daten und Echtzeit-Abstimmung des gesamten Unternehmens arbeiten kann. Darüber hinaus sind eventuelle Periodenabschlüsse durch automatisierte Verarbeitung der Daten bereits automatisch erstellt und stehen dem zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung.

Cashflow-Management

Im Cashflow-Management wird die Organisation des Unternehmens dahingehend unterstützt, dass der Cashflow verfolgt und optimiert wird. Zusätzlich herrscht eine strenge Kontrolle von Forderungen, Verbindlichkeiten, Zahlungen und Liquidität. Automatisierungen beschleunigen die Sammlung der Forderungen und bietet analytische Funktionen, um die Cash-Position in Echtzeit bewerten zu können.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Bearbeitung von Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Zahlungs- und Liquiditätsmanagement
  • Steuerverwaltung
  • Kosten und Erstattungsmanagement

Business ByDesign ist eine vollständige, integrierte Lösung, die alle wesentlichen Geschäftsbereiche eines Unternehmens wie Finanzenmanagement, Personalmanagement, Customer Relationship Management sowie Projekt Management, Supplier Relationship Management und Supply Chain Management abdeckt. SAP Business ByDesign ist hierbei mit allen Bereichen verknüpft. Daten fließen somit automatisch zu den Aktivitäten wie Verbindlichkeiten und Forderungen oder auch Verarbeitung der Buchhaltungsaktivitäten. Diese tiefe Integration ermöglicht innovative Funktionen zur Automatisierung des Umsatzes sowie der Analyse und Prognose für Rentabilität.

Es besteht eine bessere Kontrolle über Forderungen, Verbindlichkeiten, Zahlungsströme und Liquidität. Zudem wird das Betriebskapital optimiert und finanzielle Engpässe frühzeitig sichtbar. Diese können wiederrum durch das genieren neuer Aufgaben für die verantwortlichen Mitarbeiter behoben werden. Zudem bietet SAP ByDesign die Möglichkeit Ihre Zahlungen  durch das Nutzen etwaiger Zahlungsrabatte zu optimieren.

Cash Flow Management in der SAP-Business-ByDesign-Lösung unterstützt Ihr Unternehmen bei der Nachverfolgung und Optimierung des Cash Flow, von Liquidität und die strikte Kontrolle von Forderungen, Verbindlichkeiten, Zahlungen und Liquidität. Automatisierung beschleunigt den Forderungseinzug und analytische Funktionen bewerten die Liquiditätsposition in Echtzeit. SAP Business ByDesign unterstützt die Liquidität zu optimieren, so dass jederzeit theoretisch ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Etwaige Kapitalbeschaffung von außerhalb und deren Kosten stehen im engen Zusammenhang mit der Bonität des Unternehmens.

Aufgaben im Finanzbereich werden automatisiert und somit die Leistung der Mitarbeiter deutlich effektiver und schneller. Routinearbeiten sind soweit möglich automatisiert. Beispielsweise überwacht die Software automatisch das Mahnwesen und Zahlungsprozesse. Bei Unregelmäßigkeiten wird proaktiv der zuständige Mitarbeiter informiert, welcher zusätzliche Funktionen zur Verfügung hat.

Personalwesen

Im Bereich Personalwesen kann mit SAP ByDesgin effizient und effektiv das Potential der Mitarbeiter ausgeschöpft werden. Diese können personalisiert werden und somit Arbeitsfunktionen und tägliche Aufgaben angepasst werden. Wenn sich die Bedürfnisse des Unternehmens ändern sollten, kann durch erweitern und automatisieren der Prozesse einschließlich Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Verarbeitung und Zeiterfassung das Unternehmen einfach und zielführend ausgerichtet werden.

Human Resources

Die Lösung von SAP Business ByDesign ermöglicht die HR-Prozesse in die anderen Kernprozesse zu integrieren, sodass die Daten aller Mitarbeiter für die jeweiligen Abteilungen freigegeben werden. Die Software hat integrierte Workflows und Funktionen wie beispielsweise Formulare und Berichte, um die Mitarbeiter besser und effektiver verwalten zu können.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Personaladministration
  • Zeit- und Arbeitsverwaltung
  • Vergütung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das System vereinfacht die HR-Aufgaben wie proaktive Routingaufgaben oder Genehmigungsanfragen basierend auf der Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens. Ferner rationalisiert die Software die Ausführung der täglichen Arbeiten, vereinfacht die Pflege von Mitarbeiterdaten und hilft Mitarbeiteranfragen schnell und effektiv zu beantworten. Durch die Geschäftsprozessautomatisierung und dem Einbau der Best Practices unterstützt das System die jeweiligen Mitarbeiter bei der Verfolgung, ob Aufgaben rechtzeitig erledigt sind.

SAP Business ByDesign unterstützt zudem die Integration von HR-Prozessen mit Zeiterfassung, Kostenmanagement, Projektkostenrechnung und der internen Buchhaltung. Andere nicht HR Geschäftsbereiche wie Finanzbuchhaltung, Projektmanagement und Beschaffung profitieren durch diese enge Integration im System. Sie können diese Prozesse sammeln und beschleunigen somit Arbeitszeiten für die Rechnungserstellung.

Aber auch die Zeiterfassung, Ressourcen oder Dienstleistungen von geleisteten Dritten kann problemlos verwaltet werden. Besetzungsfunktionen sind mit dem Projekt verknüpft, sodass Projektleiter problemlos detaillierte Daten über Ihre Mitarbeiter  auslesen können. Somit ist sofort ersichtlich, welcher Mitarbeiter welchem Projekt zugeordnet ist oder sich derzeit im Urlaub befindet.

Zudem erleichtert das System die Einhaltung der Mitarbeiterzugangsrechte  im System, indem auf organisatorische Daten wie Abteilung und Rolleninformationen zugegriffen wird, um eine vollständige Zugriffssicherheit zu gewährleisten. Dies beinhaltet auch Zugriffsrechte für neu eingestellte oder auch versetzte Mitarbeiter. Die Software leitet den Vorgang zur Genehmigung an den vom Manager zugewiesenen Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten weiter.

Somit können schrittweise manuelle Einschränkungen vorgenommen werden welche einen Missbrauch von Zugriffsrechten verhindern. Dadurch ist auch eine Versetzung von Mitarbeitern, beispielsweise ins Ausland, ohne großen Aufwand möglich. Die Personalabteilung weist dem Mitarbeiter neue Rechte zu, welche den örtlichen Bestimmungen entsprechen und kann darüber hinaus alle Mitarbeiter im Unternehmen beaufsichtigen.

Ferner besteht durch die Integration die Möglichkeit, die ausgelagerte Gehaltsabrechnung mittels SAP Arbeiter mit Automatic Data Processing Inc. (ADP) einzusehen. (siehe Punkt 5.2)

Das System stellt sicher, dass die volle Kontrolle und Sichtbarkeit des Lohnprozesses transparent bleibt, obwohl es ausgelagert ist. Beispielsweise ist es möglich eine Gehaltsabrechnung vorab anzusehen und bei Bedarf noch zu ändern.

Mitarbeiter Selbstservice

Die Lösung SAP Business ByDesign ermöglicht es den Mitarbeitern bequem, Zugang zur Selbstbedienungsfunktionalität zum Abschließen von Aufgaben wie Adressänderungen, Zeiterfassung und Anfragen zu Spesenabrechnungen bereit zu stellen. Somit können sich die Mitarbeiter auf die wertschöpfenden Aktivitäten konzentrieren. Wenn ein Mitarbeiter das Selbstservice-Portal benützt, wird automatisch eine Benachrichtigung an die betreffende Stelle verschickt, welche wiederrum online die Genehmigung erteilen kann. Dies verringert nochmals die administrative Arbeitsbelastung im Unternehmen.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Mitarbeiterselbstbedienung
  • Managementselbstbedienung

Ein großer Vorteil des Systems liegt darin, dass Mitarbeiter routinemäßige administrative Aufgaben selbst erledigen können und somit die Personalabteilung deutlich entlasten. Wenn jeder Mitarbeiter beispielsweise die Aufzeichnung der Arbeitszeit dezentralisiert selbst vornimmt, verteilt sich die Arbeitslast auf alle Mitarbeiter, weshalb Ihre Personalabteilung eine deutliche Reduzierung der administrativen Belastung erfährt.

Zudem ermöglicht das System auch die Abwicklung der Bestellungen für das Arbeitsmaterial eines Mitarbeiters. Diese können mittels eines personalisierten Einkaufswagens Ihr Büromaterial für den täglichen Bedarf bestellen, ohne spezialisierte Abteilung zu involvieren. Die Bestellungen werden an den jeweiligen Vorgesetzen zur Genehmigung weitergeleitet. Wenn dieser die Bestellung genehmigt hat, wird diese automatisch an den Mitarbeiter versendet. Dies erspart Zeit und Ressourcen, weil alle Bestellungen automatisch Personen zugeordnet werden und somit die Einkaufsabteilung sich strategisch wichtigeren Aufgaben widmen kann.

Darüber hinaus ermöglicht das System die Verarbeitung von Spesenabrechnungen. Diese werden manuell von dem jeweiligen Mitarbeiter erfasst. Es ist möglich, die Spesenabrechnung per Handy abzufotografieren und im Zusammenspiel mit Concur Technologies (Tochtergesellschaft von SAP) einzureichen.

Sobald der Spesenbericht via Concur Technologies erfasst wurde, kann dieser zur Genehmigung per Email an den Vorgesetzen weitergeleitet werden.  Dieser hat nun die Möglichkeit Abrechnungen zu genehmigen oder aber auch bei Unklarheiten eine Rückfrage einzustellen. Die Software hilft sicherzustellen, dass Anfragen immer an die richtige Person weitergeleitet werden und somit schnell und zuverlässig Abrechnungen erledigt werden können.

Unternehmensorganisatorisches Management

Innerhalb des Systems ist es möglich, die organisatorischen Informationen über das Unternehmen zu erstellen und zu verwalten. Dies bietet die zentrale Organisationsstruktur, welche die verschiedenen Aspekte des Geschäfts  wie rechtlich, finanziell und berichtend wiederspiegelt.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Organisationsstrukturmanagement
  • Personenstammdatenverwaltung

Das System erleichtert die Organisationsverwaltung. Sie besitzt eine zentrale Struktur welche leicht aufrecht zu erhalten ist. Mit dieser zentralen Struktur kann man Unternehmensweit planen. Zudem passt sich die Struktur automatisch an geschäftliche Veränderungen an. Es ist somit sehr viel einfacher, die Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verwalten.

Mit SAP Business ByDesign können automatisch anfallende Arbeiten an die zuständigen Personen weitergeleitet werden, sobald dies im System gepflegt wurde. Das System verwendet die vorliegende Unternehmensstruktur und vordefinierte organisatorische Workflows des Unternehmens.

Es können zudem manuell proaktive Push-Ausnahmen, Alarme und Anträge auf Genehmigungen innerhalb der zulässigen Zugangsrechte erstellt werden. Durch Automatisierungen und Beschleunigung von Routineaufgaben mit dem Push-Prinzip, können Mitarbeiter Aufgaben einrichten und verfolgen. Ferner haben sie die Möglichkeit bei Bedarf den Workflow zu eskalieren.

Lieferantenbeziehungsmanagement

Hier ermöglicht das System eine enge Beziehung mit Lieferanten, welche einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen. Beispielsweise können Beschaffungsprozesse optimiert werden, welche sich kostensenkend auswirken. Zudem hilft das System bei der Identifizierung der Besten Lieferanten für Materialien und Dienstleistungen. Die Software erlaubt einen Einblick über Auftragsmanagement, Lieferanten und Kaufanfragen. Mitarbeiter können individuell Materialien beschaffen und rationalisieren somit den Betrieb.

Beschaffung

Bei der Beschaffung unterstützt das System mittels automatisierter Beschaffungsaktivitäten viele der Vorgänge, so dass sich Mitarbeiter auf das Finden der besten Lieferanten konzentrieren können. Die Software verwaltet Scorecards der jeweiligen Lieferanten. Das daraus resultierende Scoring spiegelt beispielsweise Preis, Liefertreue, Qualität und etwaige Reklamationsabwicklung wieder, was der Firma hilft effektiv zu bestellen und somit Geld zu sparen.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Beschaffung und Auftragsvergabe
  • Produktportfolio
  • Lieferantenmanagement

Ein strategischer Ansatz bei der Beschaffung ermöglicht es dem Unternehmen, Lieferanten zu verwalten und die Besten zu identifizieren.  Das System verwaltet den gesamten Lebenszyklus sämtlicher Lieferantenbeziehungen, durch das Bereitstellen einer zentralen Basis für alle lieferantenbezogenen Informationen. Mit der Software können Angebotsanfragen (RFQs) verarbeitet und verwaltet werden, was wiederrum das Finden neuer Lieferanten vereinfacht.

Zudem hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Bogen zwischen Beschaffung und Einkauf durch Rationalisierung der Vertragsneuverhandlungen zu schließen. Dadurch werden weitete Einsparungsquellen offen gelegt und helfen dabei dem Unternehmen Geld zu sparen.

SAP Business ByDesign hilft bei der Optimierung manueller Prozesse, wie beispielsweise die Bestimmung der Bezugsquelle. Somit haben Einkäufer im Unternehmen die Möglichkeit, Kaufanfragen auf eine Gruppe mit vordefinierten Regeln zu bündeln.

Zudem ergibt sich die Möglichkeit der einfachen Kommunikation mit dem Lieferanten, womit Prozesse wie Einkauf, Auftragsbestätigung, Rechnungsannahme, Verarbeitung und Vertragsverlängerungen effektiv bearbeitet werden. Aber auch intelligente Formulare erlauben es dem Unternehmen ein kostengünstiges zusammenarbeiteten mit dem Lieferanten, darüber hinaus wird zudem noch die Lieferantenbindung gestärkt.

Ferner erhält das Unternehmen einen tieferen Einblick in die Einkaufsperformance und der Leistung der von operativen und  strategischen Einkauf. Standardberichte sowie das Analysieren von detaillierten Ausgaben helfen dem Unternehmen bei der Überwachung von Preisen, Rechnungen und Kaufaufträgen. Somit haben Mitarbeiter im Unternehmen mehr Zeit sich strategischen Projekten zu widmen. Die Software  bietet zudem die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren. Damit wissen Mitarbeiter immer auf welche Aufgaben sie sich zuerst konzentrieren müssen.

Einkauf

Beim Einkauf bietet das System die Möglichkeit, die Beschaffungsaufgaben zu automatisieren und integrieren, wie beispielsweise Verträge und Bestellungen anlegen und das Überprüfen von Rechnungen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird damit noch effizienter.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Bestellanforderung und Auftragsverwaltung
  • Selbstbedienungsbeschaffung
  • Lieferantenabrechnung

Die Software verbessert den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens und unterstützt zeitgleich die Integration des Lieferanten in die Beziehungsmanagement-Prozesse mit den anderen Kerngeschäftsprozessen wie Supply Chain Management, Projektmanagement und Finanzbuchhaltung. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter aller beteiligten Abteilungen den Vorgang beobachten können.

Zudem erhöht die Automatisierung der Geschäftsprozesse die Effizienz im Unternehmen. Die Software hilft bei der Automatisierung von Routineaufgaben, sodass nur noch eine minimale Mitarbeiterbeteiligung erforderlich ist. Beispielsweise identifiziert das System automatisch Duplikate, was ein Eingreifen von einem Mitarbeiter erforderlich macht. Darüber hinaus bucht das System selbstständig Rechnungen und wickelt die Zahlungen ab, sobald die Ware eingetroffen ist.

Das System bietet für Führungskräfte und Mitarbeiter im Einkauf eine priorisierte Ansicht Ihrer täglichen Aufgaben. Arbeitslisten mit Eskalationen und Ausnahmen werden hervorgehoben, damit die Mitarbeiter genau über Einkauf und Beschaffungsaktivitäten informiert sind.

Projektmanagement

Beim Projektmanagement hilft SAP ByDesign bei der Verbesserung der Projekteffizienz und Transparenz mit integriertem Projektmanagement. Projektmanager können Ihre Projekte planen und verfolgen. Zudem besteht die Möglichkeit einer visuellen Darstellung mittels Gantt- und Netzwerkdiagrammen. Projektteams arbeiten zusammen mittels Aufgabenmanagement gesteuertem Workflow. Zusätzlich werden tagesaktuelle Projektdaten für die Verfolgung von Kosten, Einkäufen und Mitarbeiterstunden im Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Das System hilft dem Unternehmen dabei, optimale Ergebnisse bei Effizienz und Transparenz bei der Verwaltung von Projekten zu erzielen. Business ByDesign ermöglicht zudem die Zusammenarbeit innerhalb eines Projektteams. Projektmanager können Projekte frei planen und strukturieren, um eine effiziente Steuerung und Ausführung zu erreichen.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Projektplanung- und Durchführung
  • Buchhaltung für Projekte

Das Projektmanagement ist eng integriert mit den operativen und finanziellen Bereichen. Das System unterstützt die nahtlose Integration von Projektmanagement mit anderen relevanten Geschäftsbereichen im Unternehmen, einschließlich Finanzwesen, Einkauf und HR. Diese Integration hilft alle Aspekte wie Projektbuchhaltung und Controlling anzusprechen. Aber auch die Integration mit dem Einkauf ermöglicht den Drittanbieter-Support, welcher dadurch erheblich vereinfacht wird.

Außerdem ist es möglich auf detaillierte Informationen zu allen projektbezogenen Kaufanfragen und Bestellungen zuzugreifen. Darüber hinaus können sowohl interne als auch externe Teammitglieder Arbeitszeiten erfassen und Genehmigungsprozesse anstoßen. Somit sind alle relevanten Bereiche des Unternehmens vernetzt und es können jederzeit aktuelle Informationen eingesehen werden, was eine bessere Kontrolle des Projektes ermöglicht.

SAP Business ByDesign unterstützt alle Arten von Projekten, angefangen von grundlegenden Kostensammlungen bis hin zu ausgeklügelten, umfassenden Projekten. Projekte beliebiger Größe können Programmen zugewiesen werden. Auch das Verwalten von Projekten über unterschiedliche Bereiche wie Forschung, Entwicklung neuer Produkte und Marketing kann dargestellt werden. Zusätzliche Flexibilität wie das problemlose erweitern bestehender Projekte zu komplexeren Aufgaben rundet das System ab.

Zusätzlich bietet die Software einen schnellen Zugriff auf Daten, einschließlich Informationen zum Projektfortschritt und Abweichungen zum tatsächlichen Ressourcenverbrauch.

Supply Chain Management (SCM)

Das Supply Chain Management hilft dabei, ein effizientes Lieferketten-Management aufzubauen, um schnell auf Änderungen am Markt reagieren zu können. Dabei werden alle Flüsse von Rohstoffen, Bauteilen, Halbfertig- und Endprodukten und Informationen entlang der Wertschöpfungs- und Lieferkette vom Rohstofflieferanten bis hin zum Endkunden erfasst, um die Ressourcenoptimierung aller beteiligten Unternehmen zu gewährleisten. 

Lieferkettenkonfigurationsmanagement

Mit SAP Business ByDesign kann eine effiziente Versorgung im Lieferkettennetzwerk entworfen werden, um auf sich wandelnde Bedürfnisse des Marktes zeitnah reagieren zu können. Das System bietet eine externe und interne Ansicht der Angebotskette. Dies ermöglicht einen aktuellen Einblick in alle Lieferkettenaktivitäten zur Echtzeit.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Lieferkettendesign
  • Produktionsmodellmanagement
  • Ressourcenmanagement

Die Software ermöglicht eine Modellierung der Lieferketten durch zwei verschiedene Ansichten. Die externe Sicht beleuchtet dabei das erweiterte Lieferkettennetz vom Lieferanten zum Kunden, die interne Sicht reflektiert dabei ein Layout von Lager oder Produktionsstätten. Dies ermöglicht es Make-or-Buy-Entscheidungsprozesse anzupassen und zu verbessern. Beispielsweise kann der Materialfluss zwischen Lager und Fertigung als integrierter Prozess modelliert werden. Dies hilft bei der Entscheidung ob die Produktion ausgelagert werden soll oder ob ein verbrauchsgesteuerter Nachschub sinnvoll ist.

Das System hilft zudem dabei eine termingerechte Produktion von Kundenbestellungen sicherzustellen, indem es verschiedene Grade der Granularitäten innerhalb Planung und Ausführung unterstützt.  Beispielsweise können Planungen über Maschinengruppen  und Einzelmaschinen erstellt werden, was die gesamte Lieferkette transparenter gestaltet und eine pünktliche Produktion von Kundenaufträgen sicherstellt.

Die Produktionsmodelle spiegeln eine reale Werkstattrealität wieder, welche unabhängig von der Organisationsstruktur gepflegt werden können. Diese Modellierung ermöglicht es, eine geeignete Fertigungsstrategie auf flexibelste Art und Weise zu entwickeln. Zudem wird eine Multimode-Fertigung unterstützt, mit welcher verschiedene Produktionstypen bei der Prozessfertigung möglich sind.

Strukturierung der Lieferkette

Durch das Strukturieren der Lieferkette ist es möglich, Angebot und Nachfrage unter optimalen Materialfluss unter Berücksichtigung von Kapazitätsengpässen zu betrachten. Dies hilft den Planern der Firma realistische Liefertermine zu bestimmen und diese zu bestätigten.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Bedarfsplanung
  • Auftragsbestätigung
  • Vorratsplanung
  • Ausnahmeüberwachung und Kontrolle
  • Liefer- und Logistiksteuerung

Die Planer können sowohl die interne als auch die externe Lieferkette steuern, was eine Priorisierung der Ausführung ermöglicht. Zudem unterstützt die Software Produktionsprioritäten und gleicht vorhandene, eingehende Lieferungen und den Lagerbestand ab. Dadurch kann bestimmt werden, wie lange es dauert bis eine Produktion fertiggestellt wird und ob der Termin eingehalten wird. Ferner werden Auftragsbestätigungen in der Gruppe aktualisiert, damit alle Bestellungen in einem Zeitraum priorisiert werden können damit der Produktionsplan eingehalten werden kann.

Zusätzlich besitzt das System einen ausnahmeorientierten Arbeitsansatz, was den Mitarbeitern erlaubt noch effektiver zu arbeiten, weil die täglichen anfallenden Arbeiten voll automatisiert werden. Jeder Mitarbeiter hat eine personalisierte In-Box, in welcher eine Liste aller Produktausnahmen gelistet wird. Diese kann nach Priorität und Eskalationen sortiert werden um gegebenenfalls einzugreifen.  Zusätzlich sind Analyse- und Warnsysteme integriert, um sicherzustellen dass jeder Mitarbeiter auch relevante Informationen erhält.

Zudem können Materialpläne basierend auf tatsächlicher Nachfrage erstellt werden, was die Kapazitätsplanung deutlich vereinfacht. Dadurch können Planer einer Firma die durchschnittlichen Kapazitäten in einem bestimmten Zeitraum, beispielsweise eine Schicht oder eine Woche, simulieren um die Anforderungen zu erfüllen. Die Software erlaubt zusätzlich eine einstufige, mehrstufige und Netzwerkplanung.

Herstellung, Lagerung und Logistik

SAP Business ByDesign unterstützt die Synchronisation zwischen Lager und Fertigungsaufgaben, was eine bessere Kontrolle über die Ausführung ermöglicht. Das System bietet Reports zur Analyse der Bestandssituation und der Bestandsveränderung an. Darüber hinaus stellt das System Lagerstrategien zur Verfügung. Hierbei werden Strategien zur Materialbeschaffung mittels entsprechender Planungs- und Losgrößen sowie Strategien zur Vermeidung von schlechten Bestanden über FIFO und Haltbarkeitstracking an.  Zusätzlich können, falls benötigt, Lager konsolidiert und zusammengeführt. Darüber hinaus ermöglicht das System eine Integration der Bestandsverwaltung und Fertigung sowie eingehende, ausgehende und interne Logistik.

Es bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Eingangs- und Ausgangslogik
  • Interne Logistik
  • Bestandsverwaltung
  • Produktion
  • Qualitätskontrolle
  • Nachverfolgung und Identifizierung
  • Aufgabenverwaltung und Automatisierung

Die Produktions- und Lageraufgaben sind symmetrisch und synchronisiert. Das gemeinsame Modell von Herstellung und Lagerprozess im System ermöglicht es dem Unternehmen Aufgaben innerhalb der Produktion und Lagerung auszuführen.  Zudem ermöglicht eine symmetrische Prozessmodellierung ein deutlich flexibleres Arbeiten der Logistikteams.

Ferner gewinnt das Unternehmen mehr Kontrolle über Aufgaben in Ihren Ausführungsprozessen, weil das System eine strikte Aufgabentrennung zwischen Führungspersonen und Arbeitern gewährleistet. Führungspersonen können Aufgaben erstellen und diese Arbeitern zuordnen, welche die qualitativen Anforderungen erfüllen. Die Arbeiter können anschließend proaktiv die Aufgaben erledigen.

Ferner kann der Automatisierungsgrad flexibel erhöht werden, wenn dies nötig oder sinnvoll ist. Die Lösung unterstützt sowohl die manuelle Fertigung und einen Fast-Track-Ansatz, in welchem die Prozessschritte automatisiert werden. Es kann flexibel entschieden werden, wann und wo beispielsweise Strichcode oder Radiofrequenz-Identifikation (RFID) Lesegeräte verwendet werden.

Darüber hinaus unterstützt das System die Inventur und ermöglicht somit das Lager je nach Zweck und Produktionsumgebung verwendet werden. Es stehen zudem detaillierte Informationen bezüglich Ablauf und Produktion zur Verfügung.

SAP Business ByDesign ermöglicht zudem die elektronische Benachrichtigung der Kunden von Lieferungen, beispielsweise durch Lieferavise. Die Lieferkettenausführung ist innerhalb des Systems mit den Finanzdaten vernetzt, damit sind verbundene Haupt- und Nebenbücher sowie Bilanzen immer aktuell.

Bewertung von SAP Business by Design

Die Bewertung und Leistungsfähigkeit einer verwendeten Branchenlösung richtet sich entsprechend immer nach deren Pro und Contra Argumentation der gebotenen Funktionen. Beide Seiten sollen hier kurz gegenübergestellt werden, um eine vorsichtige Bewertung von SAP Business by Design zu ermöglichen.

Vorteile

SAP Business by Design bietet als sogenannte SaaS vor allem Cloud Technologie basierte Vorteile, welche im Einzelnen aufgezeigt werden sollen.

Anfangs noch skeptisch gegenüber SaaS basierten Lösungen geht der Unternehmenstrend heute oftmals in Richtung SaaS, da es mittlerweile viele gute Gründe gibt auf dieses Modell zu setzen. Vor allem zu beobachten ist dies mittlerweile bei Kleinunternehmen oder im Mittelstand. Diese eingesetzte Lösung ist sehr flexibel und anpassbar, vor allem durch regelmäßige zentrale Updates und zertifizierte Erweiterungen aus dem SAP Store, auf welche später näher eingegangen werden soll.

Zusätzlich dazu bietet Business by Design dem Nutzer schon in der Standardversion ohne Erweiterungen häufig mehr als SAP ERP im direkten Vergleich, wo Funktionen teilweise erst gekauft werden müssen um sie aktiv im Unternehmen nutzen zu können. Business by Design erlaubt es dem Unternehmen nur Funktionen zu buchen welche gebraucht werden, bei Bedarf können diese erweitert werden.

Mittelstandslösung

SAP Business by Design ist wie vom Hersteller vorgesehen als ERP Lösung für Kleinunternehmen bzw. Mittelständische Firmen gedacht. Das zeigt sich vor allem an dem gebotenen Lizenzmodell und der daraus folgenden Total Cost of Ownership, auf welche aber zu einem späteren Zeitpunkt noch genauer eingegangen werden soll.

Als SAP im September 2007 erstmalig mit Business by Design antrat, hieß es, die Software sei ausgelegt für Unternehmen mittlerer Größe aller Branchen mit 100 – 500 Mitarbeitern. Heute spricht man von Unternehmen ab 500 Mitarbeitern. Abgesehen davon gehören auch Konzerne, die kleinere Niederlassungen, Tochtergesellschaften oder Neugründungen in eine bestehende SAP-Landschaft integrieren wollen zur Hauptzielgruppe.

Business by Design hat den großen Vorteil, dass keine komplexe Implementierung von Nöten ist, was vor allem Zeit und Ressourcen kostet. Zusätzlich ist es bei einem klassischen ERP System oft notwendig Mitarbeiter zu schulen, Datensicherheit und Integrität beizubehalten sowie die Systemstabilität zu gewährleisten. All dies kann schnell zwei Drittel der Kosten einer ERP-Landschaft ausmachen, was vor allem für den Mittelstand kein erstrebenswertes Ziel ist.

Business bei Design wirkt dem entgegen durch den maßgeschneiderten Zuschnitt auf den Mittelstand, hier muss sich das Unternehmen selbst rein um die Beschaffung kümmern.

Als Vergleich einmal hier die Kostenaufteilung einer herkömmlichen SAP ERP Landschaft und den Impact auf ein Unternehmen.

Kostenaufteilung SAP ERP, Quelle: (Bradler GmbH, 2017)
Kostenaufteilung SAP ERP, Quelle: (Bradler GmbH, 2017)

Globale Erreichbarkeit

Aufgrund der Natur von SAP Business by Design als SaaS basierte Lösung bietet sich als erster greifbarer Vorteil in der Nutzung die Räumliche Flexibilität. Während On Premise Software den Nachteil hat, auf Unternehmensrechnern bzw. Servern betrieben werden zu müssen, ist SAP Business by Design uneingeschränkt weltweit via Browser oder nativer mobiler Applikation verfügbar, ohne zusätzliche Softwareinstallation. Vorausgesetzt ist hier natürlich eine stabile Anbindung an das Internet. Somit bedarf es keiner komplexen Lösung wie das nutzen eines VPN (Virtual Private Network) um in das interne Netzwerk der Firma zu kommen.

Die Umstellung im März 2017 von Microsofts Silverlight auf HTML5 als Technik der Zukunft bietet auch hier noch einmal mehr Freiheiten und bessere Performance.

Die Möglichkeiten des Zugriffs sind vielfältig, allerdings macht der Zugriff über den Browser einen deutlich besseren Eindruck und ist den Applikationen für IPhone, IPad sowie Android vorzuziehen. Diese funktionieren einwandfrei, bieten allerdings eventuell nicht für jeden Anwendungszweck alle Möglichkeiten, da nicht alle Funktionen verfügbar sind.

Datensicherheit

Ein sehr großer und vor allem komplexer Punkt ist die Sicherheit der Unternehmensdaten die eine ERP Lösung bieten muss. Vor allem Cloud-Computing stand zu Beginn unter massivem Misstrauen, besonders in Unternehmen. Im Laufe der Zeit hat sich dieses Misstrauen etwas gelegt und ein Aufschwung von Cloud Anwendungen in Unternehmen ist zu beobachten.

Cloud Computing in Unternehmen, Quelle: (Ströer Content Group GmbH, 2017)

Die Tendenz hin zu Cloud Anwendungen ist also durchaus gegeben.

Die Sicherheit von Daten ist selbst auf Servern des eigenen Unternehmens nie 100% gegeben, allerdings liegt sie bei Cloud Anbietern außerhalb des eigenen Handlungsbereiches. Die Daten des Unternehmens liegen auf Servern in externen Rechenzentren und sind zudem über das Internet erreichbar.

Ein Single Weak Point of Entry kann es somit externen Angreifern erlauben vertrauliche Unternehmensdaten abzugreifen. Eine Folge für den Verlust von sensiblen Unternehmensdaten können wirtschaftliche Schäden oder Imageverluste sein. Da außerdem die Mitarbeiter der Cloud Solution nicht im Einflussbereich des Kunden liegen ist auch hier oft zusätzlich Misstrauen vorhanden.

Allerdings ist es natürlich in SAP’s Interesse die Daten möglichst sicher zu halten, da das Business by Design komplett auf dem Cloud Prinzip basiert. Business by Design läuft auf Servern der SAP im Datacenter in St. Leon-Rot (Baden-Württemberg, Deutschland), oder für internationale Kunden in Newton Square (Pennsylvania, USA). Die Daten sind somit nicht irgendwo abgelegt, sondern an klar vereinbarten Orten.

SAP unterliegt somit den Deutschen (und europäischen) strikten Datenschutzgesetzen. Zusätzliche Maßnahmen wie Intrusion Detection (Einbruchserkennung), Single-sign-on, Role-based permissions oder Firewalls sollen zudem für noch mehr Sicherheit sorgen-

Die Rechenzentren der SAP werden außerdem regelmäßig von TÜV und KPMG (Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) überprüft und zertifiziert, ohne dass sich der Kunde darum kümmern muss.

Um wirtschaftlichen Schäden des Kunden vorzubeugen ist es zudem immens wichtig, dass alle Dienste permanent erreichbar sind. Das Ziel der 100% Verfügbarkeit und zugesicherter Performance im Betrieb soll hier möglichst eingehalten werden.

Service Level Agreements zwischen dem Kunden und der SAP regeln die speziellen Maßnahmen welche die SAP unternimmt um die Sicherheit der Daten und eine angemessene Performance für den Kunden ständig zu gewährleisten.

Die SAP ist verantwortlich für das Lifecycle Management, und den reibungslosen (technischen) Betrieb. Die physischen Komponenten der Server sind durch ein Pool aus Ersatzkomponenten abgesichert welche schnell getauscht werden können bei einem defekt.

Um die physische Sicherheit der Daten zu gewährleisten werden regelmäßig Backups auf dedizierte Platten angelegt, schließlich werden die Daten auf ein Bandlaufwerk gesichert. Mehrere inkrementelle Backups werden zudem mehrmals täglich erstell.

Dies ermöglicht nicht nur ein schnelles anlegen und wiederherstellen der Daten falls die Konfiguration fehlerhaft ist, sondern ist auch eine Absicherung gegen Hardwaredefekte und somit kompletten Datenverlust.

Die Aufgabe die Daten zu beschützen und sicher zu halten geht somit komplett auf den Anbieter über, der Kunde muss keinerlei zusätzliche Kosten tragen in Form von speziellen Mitarbeiten, Prüfungen oder Wartung. Die SAP hat gemäß ihren SLA Zeiten bei Problemen zu reagieren ohne dass ein aktives eingreifen des Kunden nötig ist.

Anpassbarkeit

Ähnlich wie Apple, Google oder Microsoft hat SAP Mitte 2012 den SAP Store als eChannel zum Bezug von Erweiterungen zur besseren Anpassbarkeit ihrer Produkte an spezielle Kundenwünsche eingeführt. Partner können hier mit dem von der SAP bereitgestellten SDK Applikationen individuell zusammenstellen bzw. für bestimmte Kundenwünsche bauen und bereitstellen.

Testversionen sowie Bewertungen und Rezensionen evaluieren die Wertigkeit einer Erweiterung. Der Kunde kann entweder direkt Lizenzrechte kaufen oder ein Angebot vom Hersteller anfordern. Auch das einfache Anbieten von Services oder speziellen Trainings ist ein Geschäftsmodell.

Eine Zertifizierung der Anbieter und Apps soll einige Dinge sicherstellen. Zum einen soll ein durchlaufen des Zertifizierungsprozesses garantieren, dass eine funktionale Korrektheit der Applikationen gegeben ist und zum anderen die Sicherheit der Applikation, vor allem im Cloud Umfeld ein wichtiger Punkt. Die Anbieter selbst werden überprüft ob diese in der Lage sind den erforderlichen Support für ihre Applikationen zu leisten. Hierfür fallen für die Partner kosten an, zusätzlich beansprucht SAP auch einen Anteil vom Umsatz.

Der Aufwand für die Hersteller hält sich in Grenzen, da SAP den Kandidaten die Kriterienkataloge im Vorfeld bekannt gibt und sämtliche Prozesse transparent gestaltet. Ein Zertifizierungsprozess nimmt etwa 3 Tage in Anspruch.

Business by Design ist somit wie auch andere SAP ERP Lösungen in höchstem Maße an die eigenen Wünsche Anpass- und erweiterbar.

Landing Page u. Detailpage des SAP Store
Landing Page u. Detailpage des SAP Store

Einfache Implementierung

In gängigen Anwendungsszenarien von SAP Business by Design benötigt die Implementierung des Systems erheblich weniger Zeit. Speziell geschulte IT-Mitarbeiter sind genau so wenig nötig wie eine komplex aufbereitete Client/Server Umgebung. Die meiste Zeit und Kosten bei Anschaffung eines klassischen ERP Systems benötigt das anfängliche Setup. Das konfigurieren, absichern und in Betrieb nehmen erfordert durchaus geschultes IT Personal und leistungsfähige Hardware die optimal auf den Geschäftsbetrieb abgestimmt sein sollte.

Da SAP die Software Business by Design im Gegensatz dazu vorfertigt muss der Kunde nur das Recht auf die Nutzung erwerben und kann damit sofort anfangen das System aktiv einzusetzen. Ein langwieriger komplexer Prozess von der Anpassbarkeit bis zum Live Betrieb des Systems fällt somit gänzlich weg.

Im Schnitt dauert die Einführung vier bis acht Monate, bei einer Inhouse-Installation werden zwischen neun und achtzehn Monate veranschlagt.

Auch die Wartung liegt in den Händen der SAP und damit außerhalb des Kunden. Bei Problemen im Betriebsablauf liegt es somit an der SAP diese schnell und zufriedenstellend für den Kunden zu lösen.

Für evtl. Schulungen in der Anwendung des ERP-Systems bietet die SAP Online Tutorien oder Videoschulungen von Trainern.

Die Zeit von Planung bis zum Produktivbetrieb fällt somit sehr kurz aus und ist damit sehr gut für eine zeitnahe Lösung die schnell einsatzbereit sein muss.

Multinationalität

Ein häufiges Gegenargument zur Nutzung von Business by Design lautet das dieses in zu wenigen Sprachen bzw. Ländern verfügbar wäre.

SAP Business by Design ist für Unternehmen gemacht, die ohne großes IT-Knowhow ihre Prozesse abbilden und auf einen eigenen IT-Betrieb verzichten wollen.

Entsprechend standardisiert sind etwa die Prozesse CRM, Marketing oder Rechnungswesen. Für etwa 19 Länder (darunter Deutschland, USA, Großbritannien, Frankreich, China usw.), welche zusammengenommen mehr als 80 Prozent des globalen Bruttosozialproduktes erwirtschaften hält SAP somit Business by Design vor.

Die SAP Business by Design Road Map von Ende 2016 zeigt einen kurzen Überblick:

Business by Design Country Support, Quelle: (SAP AG, 2017)
Business by Design Country Support, Quelle: (SAP AG, 2017)

Für nicht unterstütze Ländern bietet SAP spezialisierte SAP-Partner, die entsprechende Regularien integrieren und umsetzen. Business by Design ist damit heute in 128 Ländern im Einsatz, Tendenz steigend (Stand Ende 2017).

Nachteile

Cloud basierte Techniken bieten nicht nur Vorteile. Auch Business by Design ist dem unterworfen und bietet Nachteile die mit den Vorteilen abzuwägen sind. Ein konkreter Einsatz ist vorher mit den eigenen Anforderungen an die Software zu prüfen.

Miete statt Lizenz

Im Preismodell unterscheiden sich SaaS und On-Premise ERP Lösungen vor allem anhand der Bezahlung. Während SaaS Lösungen wie Business by Design eine monatliche Nutzungsgebühr veranschlagen, verfahren On-Premise Lösungen nach dem Modell der Einmalzahlung. SAP z. B. staffelt seine Lizenzen für die Nutzung von Business by Design in drei Kategorien (Selfservice-User, Team-User und Enterprise-User).

Die Mindestanzahl für eine Enterprise-User-Gruppe oder Team-User-Gruppe beträgt 15 Anwender. Laut SAP sind in der monatlichen Grundgebühr von 1.000 Euro fünf Anwender einer Enterprise-User oder einer Team-User-Gruppe enthalten. Zusätzlich beträgt der monatliche Mietpreis für jeden weiteren Standard-Enterprise User 133€. Zusätzliche SCM Funktionen zur Lagerverwaltung und Fertigungssteuerung kosten pro Anwender 179€/Monat. Die Team-User Lizenz kostet pro Anwender 79€/Monat und für jeden Self-Service-User zahlt ein Unternehmen zwischen 10€ und 22€ pro Monat.

Es ist also durchaus möglich, dass das Cloud ERP System in seinem Lebenszyklus mehr Geld kostet als eine Inhouse Lösung. Eine detaillierte Darstellung folgt im Kapitel TCO.

User TypFunktion + Kosten
Self-Service UserStrikt limitierte User, wenig Funktionen ca. 10 – 22€/Monat
Team UserFokussiert auf einen speziellen Bereich ca. 79€/Monat
Enterprise UserKompletter Zugriff, teuerster Nutzer ca. 133€/Monat

Fehlende Flexibilität bei der Anpassung an Geschäftsprozesse im Gegensatz zu SAP ERP

Business by Design ist eine ERP Lösung welche gemietet wird wie gesehen. Eine zusätzliche Skalierbarkeit an das System findet nicht statt, da alles außerhalb des Unternehmens gehostet wird. Es ist also nicht möglich das System von vornherein an das Unternehmen anzupassen wie etwa eine vergleichbare On-Premise ERP Lösung.

Wie schon erwähnt ist allerdings eine Anpassbarkeit in Form des SAP Store möglich. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass diese Lösungen schon vorhanden sein müssen um sofort eingesetzt werden zu können und außerdem kein reibungsloser Produktivbetrieb garantiert ist, da keine Tests im Vorhinein stattfinden können.

Als relativ „junges“ ERP System ist es Business by Design zudem nicht möglich mit einem schon etablierten System mitzuhalten in Form der Flexibilität.

SAP ERP, ein 1993 etabliertes On-Premise System ist hier weit voraus. Zahlreiche Variationen der Funktionalität allein durch Parameter sind hier möglich. Die Standardprogramme stellen eine Reihe von Erweiterungspunkten zur Verfügung, an denen Programmteile in die Standardverarbeitung eingebettet werden können (Customer Exits, User Exits, Business Add-Ins und Enhancements).

Abhängigkeit an eine sichere Verbindung

Einer der wohl größten Nachteile eines SaaS ist die Sicherheit gegenüber seinem On-Premise Gegenspieler. Zwar können auch On-Premise Produkte außerhalb des Intranets genutzt werden (via VPN), Business by Design hingegen ist aber komplett nach dem Prinzip der Verfügbarkeit von überall und zu jeder Zeit ausgelegt. Somit ist es um ein vielfaches wichtiger eine gesicherte IT-Infrastruktur zu besitzen. Mitarbeiter müssen im sicheren Umgang mit SAP Business by Design geschult und vertraut gemacht werden.

Das eingesetzte Equipment wie Rechner, Laptop oder Smartphone mit entsprechend abgeschottetem und gesichertem System ist hier nur ein Ansatzpunkt.

Sichere Netzwerkverbindungen zum Internet sind von allergrößter Notwendigkeit um Datenklau vorzubeugen und evtl. die Integrität der Unternehmensdaten zu gefährden.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen von SAP um ein abgreifen von Logins und Passwörtern zu erschweren wären in Zukunft sicher notwendig. Ein Beispiel dafür könnte eine 2 Wege Authentifizierung über ein anderes Gerät sein, welche zusätzlich Schutz bietet.

Outsourcing der IT

Das Outsourcing der IT bei SaaS Lösungen ist nicht nur von Vorteilen wie der Kosteneinsparung geprägt, sondern hat auch Nachteile. Eine Kontrolle der Software ist somit völlig aus den Händen des jeweiligen Unternehmens. Obwohl Sicherheit und Verfügbarkeit ein großes Verkaufsversprechen sind ist es nicht 100% gegeben und kann auch nicht selbst verifiziert werden.

Es gibt somit keine Mitarbeiter des eigenen Unternehmens die im jeweiligen System geschult sind und auch eingreifen könnten. Bei herkömmlichen ERP Lösungen wie von SAP ist es gängig Hardware und Software durch das Unternehmen selbst zu betreiben. Zusätzliche Hardware wird beschafft, Mitarbeiter evtl. geschult und das System aufgezogen und betrieben. Greifbare Ansprechpersonen sind somit nah.

Fazit

Jedes Unternehmen muss vor dem Einsatz von SAP Business by Design abwägen ob es den Anforderungen an Leistung, Sicherheit und Zuverlässigkeit genügt. Durch den enormen Schub an Popularität haben Cloud Solutions über die letzten Jahre deutlich an Funktionen zugelegt und Missstände behoben. Vor allem SAP bietet mit seinem Business by Design ein ausgereiftes ERP System für den Mittelstand, das leicht zu implementieren, bedienen und warten ist.

Business by Design kann stark an die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und der Umgang ist schnell zu erlenen. Es ist überall und immer verfügbar sofern ein entsprechendes Endgerät zur Anzeige der Daten verfügbar ist. Abgesehen von einem beliebigen Desktop Operating System können das Android oder IOS Geräte sein.

Den Applikationen sowohl für Android wie auch IOS fehlen allerdings einige Funktionen und müssen dringend überarbeitet werden. Beim produktiven Arbeiten ist somit eher der Browser vorzuziehen.

Es sollte zudem auf ausreichende Sicherheitsmaßnahmen geachtet werden um den Zugang zum System bestmöglich zu schützen. Wer eine umfassendere Anpassung an sein System erwartet hat eher bei einem der herkömmlichen ERP On-Premise Systemen Erfolg.

All diese Punkte sollten nicht außer Acht gelassen werden bei der Wahl eines geeigneten ERP Systems. SaaS ist heute schon eine gute Alternative die sich vor allem Mittelständische Unternehmen genauer ansehen sollten.

Total Cost of Ownership (TCO)

Total Cost of Ownership beschreibt die Kosten eines Produktes für dessen kompletten Lebenszyklus von der Anschaffung, über die Implementierung bis hin zum Betrieb und schließlich der Dekommissionierung.

SaaS und On-Premise Lösungen unterscheiden sich hier besonders stark, da sie schon unterschiedliche Einstiegskosten haben und sich auch im Produktivbetrieb noch verändern und ein unterschiedliches Verhalten zeigen.

Eine SaaS Lösung ist meist im Mietsegment anzufinden, das heißt es wird eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr veranschlagt. Verschiedene zusätzliche Leistungen können auch zusätzliche Kosten verursachen.

On-Premise Software ist normalerweise eine Einmalzahlung in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und/oder der Anzahl der Nutzer. Man spricht deshalb bei On-Premise Lösungen von einer Investitionsausgabe (eine hohe Ausgabe im Voraus), während SaaS Lösungen als Betriebskosten (Kosten welche mehrmals entrichtet werden) bezeichnet werden.

Zur wachsenden Popularität von Cloud-based Software haben vor allem die niedrigen Einstiegskosten im Gegensatz zu den hohen Einmalkosten beigetragen.

Die Kosten sind zudem vorhersehbar und es wird keine zusätzliche Hardware oder IT benötigt.

Allerdings ist anzumerken, dass über einen längeren Investitionszeitraum die Total Cost of Ownership langsam konvergieren.

Folgende Grafik vergleicht die Total Cost of Ownership für On-Premise und SaaS und veranschaulicht dies.

On-Premise vs. SaaS, Quelle: (Hedges, 2017)

Ab dem 8 Jahr sind die Kosten allmählich gleich, während sie ab Jahr 9 konvergieren und gleichzusetzen sind.

Marktvergleich

Man unterscheidet generell drei verschiedene Systemlösungen. Unterschieden wird unter damit wie diese ausgerollt werden. Cloud-based software wird auf den Servern des Herstellers vertrieben und durch das Internet angesteuert. On-Premise Software wird lokal installiert, auf den eigenen Rechnern der Firma. Außerdem ist eine Hybrid Lösung möglich, diese ermöglicht Cloud Software auf den Rechnern des Unternehmens zu betreiben.

Während die meisten Hersteller mittlerweile Cloud-Based Lösungen anbieten auf Basis eines Abonnements gibt es durchaus auch Hersteller welche On-Premise oder Hybrid Lösungen anbieten. Grundsätzlich sei gesagt, je mehr ein Unternehmen bereit ist für ein ERP System zu bezahlen, desto wahrscheinlicher wird es einen Anbieter zu finden welcher auf die Bedürfnisse mit einem speziell zugeschnittenen System eingeht.

Ein Vergleich zwischen den verschiedenen Herstellern und deren Systemlösungen findet sich in folgender Tabelle:

HerstellerCloud-BasiertOn-PremiseHybrid
SAP
Oracle
Microsoft Dynamics
Infor
Sage
IQMS Manufacturing ERP
Oracle – Netsuite
Intacct
Vendor Product Comparison, Quelle: (Hedges, 2017)

Ein Trend hin zu Cloud-Based SaaS Lösungen ist somit durchaus zu beobachten – auch bei den Herstellern.

Abkürzungsverzeichnis

ACID                         Atomacy Consistency Isolation Durability

API                             Application Programming Interface

BO                              Business Object

CRM                          Customer Relationship Management

CSS                           Cascading Stylesheet

ERP                           Enterprise Ressource Planning

HTML                       Hypertext Markup Language

HTTP                        Hypertext Transfer Protocol

HTTPS                      Hypertext Transfer Protocol Secure

IDE                            Integrated Development Environment

JSON                         JavaScript Object Notation               

REST                         Representational State Transfer

UI                               User Interface

URL                           Uniform Resource Locator

MS                             Microsoft

MVC                          Model View Controller

PDF                           Portable Document Format

SaaS                          Software as a Service

SCM                           Supply Chain Management

SDK                            Software Development Kit

SLA                            Software Licence Agreement

SOAP                         Simple Object Access Protocol

SSL                             Secure Socket Layer

SSO                            Single Sign On

TCO                           Total Cost of Ownership

TÜV                           Technischer Überwachungsverein

UI                               User Interface

VPN                           Virtual Private Network

WSDL                        Web Service Description Language

XML                           Extensible Markup Language

11  Literaturverzeichnis

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Über den Autor

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Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin der Gründer von ERP-UP.de. Mein Ziel ist es, so viel nützliches Wissen wie möglich über das SAP ERP-System zu vermitteln. Ich möchte Dir damit einen Mehrwert bieten. Es freut mich, wenn ich Dir damit helfen kann.

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