Validierungen und Substitutionen in SAP ERP

Fast alle Daten, die Du in den verschiedenen Eingabemasken des SAP-Systems eingibst, werden standardmäßig vom SAP-System überprüft. Du hast sicher schon bemerkt, dass nach dem Bestätigen von Eingaben Daten geändert oder ergänzt werden und es auch zu Meldungen oder Fehlermeldungen kommen kann. Da der SAP-Standard jedoch nicht immer die gesamte Geschäftslogik abdecken kann, bietet Dir das SAP-System die Möglichkeit, eigene Validierungen und Substitutionen zu definieren. Damit kannst Du sicherstellen, dass die eingegebenen Daten korrekt und konsistent sind.

In diesem Artikel möchte ich Dir im Detail erklären, was Validierungen und Substitutionen in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA sind und welches Potenzial sie bieten.

Validierungen in SAP ERP

Die Validierung ist ein wesentlicher Prozess zur Überprüfung von eingegebenen Werten und Wertkombinationen, bevor Buchungen vorgenommen werden. Innerhalb von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA, etwa in einer FI-Transaktion, wird dieser Vorgang vom Integration-Manager durchgeführt. Dabei werden die eingegebenen Daten sowohl gegen Standardregeln als auch gegen im Regel-Manager (im Customizing) hinterlegte Validierungsregeln geprüft. Jeder Schritt in diesem Validierungsprozess besteht aus einer Voraussetzung und einer Prüfung. Diese Voraussetzungen und Prüfungen sind boolesche Aussagen, die vom SAP-System auf ihre Wahrheit hin überprüft werden. Je nach Art der daraus resultierenden Nachricht kann eine Buchung nur dann durchgeführt werden, wenn die entsprechende Aussage als wahr erkannt wird.

Die Funktionsweise von Validierungen lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Nach der Bestätigung der Eingabe von Daten überprüft der Regel-Manager diese anhand der definierten Validierungsregeln, die sowohl Standardregeln als auch benutzerdefinierte Regeln umfassen.
• Du kannst eigene Validierungsregeln mithilfe von boolescher Logik erstellen, wobei die syntaktische Korrektheit von SAP ebenfalls geprüft wird. Häufig auftretende boolesche Aussagen können als Regeln mit einem bestimmten Regelnamen definiert werden, auf den später verwiesen werden kann.
• Bei der Definition einer Regel kannst Du auch festlegen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, wenn die Regel nicht erfüllt wird. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass nur eine Meldung ausgegeben wird, die bestätigt werden kann und somit eine Buchung ermöglicht, oder aber ein Fehler, der eine zwingende Korrektur der Eingaben erfordert.

In SAP FI werden Validierungen mit der Transaktion OB28 gepflegt. Hier kannst Du abhängig vom Buchungskreis den Zeitpunkt, die Validierung und den Aktivierungsgrad angeben. Über die Menüfunktion „Umfeld > Validierung“ bzw. der F2-Taste kann man die Validierungen bzw. Schritte erstellen.

In SAP CO ruft man den Transaktionscode OKC7 auf, um Validierungen in SAP CO zu pflegen. Hier kannst Du abhängig vom Kostenrechnungskreis den Zeitpunkt, die Validierung und den Aktivierungsgrad angeben. Über die Menüfunktion „Umfeld > Validierung“ kann man die Validierungen bzw. Schritte erstellen.

Substitutionen in SAP ERP

Die Substitution ist der nachfolgende Schritt nach der Validierung und führt zur Ersetzung von eingegebenen Werten durch andere Werte. Nach der Validierung werden die eingegebenen Werte gegen die Voraussetzungen geprüft, die in einer Substitutionsregel definiert sind. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, führt der Integration-Manager die entsprechenden Wertersetzungen durch.

Durch die Tatsache, dass die Substitution erst nach der Validierung stattfindet, kannst Du sicherstellen, dass die eingegebenen Werte vor der Substitution vom SAP-System überprüft werden können.

In SAP FI werden Substitutionen in der Transaktion OBBH gepflegt. Hier kannst Du abhängig vom Buchungskreis den Zeitpunkt, die Substitution und den Aktivierungsgrad angeben. Über die Menüfunktion „Umfeld > Substitution“ bzw. der F2-Taste kann man die Substitutionen bzw. Schritte erstellen.

In SAP CO werden Substitutionen in der Transaktion OKC9 gepflegt. Hier kannst Du abhängig vom Kostenrechnungskreis den Zeitpunkt, die Substitution und den Aktivierungsgrad angeben. Über die Menüfunktion „Umfeld > Substitution“ kann man die Substitutionen bzw. Schritte erstellen.

Validierung und Substitution in SAP – Anwendungsbereiche

Die Definition des Anwendungsbereichs und des Zeitpunkts ist für jede Validierung, Substitution oder Regel von entscheidender Bedeutung. Diese beiden Schlüsselfaktoren bestimmen zusammen die Boolesche Klasse der betreffenden Validierung, Substitution oder Regel. Die Boolesche Klasse bestimmt wiederum, welche Felder und Nachrichtenklassen in den Aussagen definiert werden können.

Der Anwendungsbereichsschlüssel ermöglicht die Zuordnung der Anwendung im SAP-System, in der die Validierung, Substitution oder Regel aktiviert werden soll. Jeder Anwendungsbereich definiert verschiedene zur Verfügung stehende Strukturen und gibt die entsprechenden Felder für die Substitution frei.

In der Transaktion GGB0 erhält man einen Überblick über die Anwendungsbereiche bzw. Zeitpunkte der Validierungen.

In der Transaktion GGB1 erhält man einen Überblick über die Anwendungsbereiche bzw. Zeitpunkte der Substitutionen.

Die folgende Tabelle listet die verschiedenen Anwendungsbereiche auf und gibt an, ob Validierungen, Substitutionen oder Regeln in diesen Anwendungsbereichen verwendet werden können.

Anwendungsbereich	Beschreibung	Validierungen?	Substitutionen?	Regeln?
AM	Anlagenwirtschaft	X	X	X
CO	Controlling	X	X	X
CS	Konsolidierung	X		X
FI	Finanzwesen	X	X	X
GA	FI-SL-Allokation		X	X
GL	Spezielle Ledger	X	X	X
GR	Report Writer			X
GS	Ledger-Selektion			X
GU	Rollups			X
KC	Unternehmenscontrolling SAP EIS	X		X
LC	Konsolidierung	X		X
PC	Profit-Center-Rechnung		X	X
PS	Projektsystem	X	X	X
RE	Immobilien	X	X	X

Validierung und Substitution in SAP – Zeitpunkte

Der Zeitpunkt ist der zweite Schlüssel neben dem Anwendungsbereich, der die Boolesche Klasse definiert. Er kennzeichnet bestimmte Stellen in der Anwendung, an denen die Ausführung einer Validierung oder Substitution angestoßen wird. Zu jedem Zeitpunkt kann das System auf zuvor eingegebene Informationen zugreifen und diese zur Validierung oder Substitution der eingegebenen Werte verwenden.

Es ist möglich, dass verschiedene Anwendungsbereiche denselben Zeitpunktschlüssel verwenden, der jedoch je nach Anwendungsbereich unterschiedlichen Zeitpunkten entspricht. Beispielsweise wird der Zeitpunktschlüssel 0001 im Controlling (Anwendungsbereich CO) für die Belegzeilen und im Bereich Spezielle Ledger (FISL) für den Belegkopf verwendet.

Im Finanzwesen gibt es bei der Validierung bspw. die Zeitpunkte 1 (Belegkopf), 2 (Belegposition) und 3 (Kompletter Beleg).

Validierung und Substitution in SAP – Formel-Editor

Der Formel-Editor bietet eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche zur einfachen Erstellung von arithmetischen und logischen Aussagen für Bedingungen und Prüfungen in Validierungen, Substitutionen und Regeln. Je nach Kontext und Einstellungen stehen im Editor verschiedene Schaltflächen zur Verfügung, mit denen Operanden und Operatoren in die Formel eingefügt werden können. Jede Eingabe wird vom SAP-System automatisch auf syntaktische Korrektheit geprüft, um Fehler bei der Formeleingabe von vornherein zu vermeiden.

Im Grunde genommen besteht der Formel-Editor aus folgenden Bereichen:

• Ausgabe bzw. Anzeige der Formel
• Tabellenfelder, Regeln bzw. Exits
• Operatoren
• Operanden

Über die Menüfunktion „Einstellungen“ stehen drei Optionen bereit, um den Formel-Editor zu ändern:

• Kurzbeschreibungen
• Technische Namen
• Expertenmodus

Validierung bzw. Substitution aktivieren

Damit eine Validierung bzw. Substitution verwendet werden kann, muss diese aktiviert werden. Für SAP FI trägt man hierzu in den Transaktionen OB28 (Validierung) bzw. OBBH (Substitution) im Eingabefeld „Aktivierungsgrad“ eine 1 oder 2 ein. Insgesamt stehen im Eingabefeld „Aktivierungsgrad“ folgende Werte zur Auswahl:

• 0 – Inaktiv
• 1 – Aktiv
• 2 – Aktiv, außer für Batch-Input