Zahlungsbedingungen in SAP ERP eklärt

Zahlungsbedingungen spielen eine zentrale Rolle in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA, sei es im Einkauf, Vertrieb oder der Finanzbuchhaltung. Diese Bedingungen, dargestellt durch spezifische Zahlungsbedingungsschlüssel, geben die Skontoprozentsätze und Zahlungsfristen an und werden sowohl im Lieferanten- als auch im Kundenstammsatz gepflegt. Durch ihre Voreinstellung auf der Rechnungsebene erleichtern sie die Finanzdisposition, das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. In diesem Artikel erkläre ich im Detail, was Zahlungsbedingungen in SAP ERP sind, wie man sie pflegen kann und welche wichtigen Tabellen und Funktionsbausteine es hierzu gibt.

Was sind Zahlungsbedingungen in SAP ERP?

Eine Zahlungsbedingung wird durch einen Zahlungsbedingungsschlüssel dargestellt und gibt Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen an. Sie werden im Lieferantenstammsatz und im Kundenstammsatz gepflegt, um auf der Rechnungsebene voreingestellt zu sein. Zahlungsbedingungen sind essenziell für die Finanzdisposition, das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Diese können jedoch auch auf der Rechnungsebene geändert werden.

• Für FI-Rechnungen werden die Zahlungsbedingungen aus der „Buchhaltungssicht“ für Kunden und Lieferanten übernommen (Transaktionen FB60/FB70).
• Für Einkaufsrechnungen werden die Zahlungsbedingungen aus der „Einkaufssicht“ in der Bestellung (Transaktion MIRO).
• Für Kundenrechnungen auf der SD-Seite werden die Zahlungsbedingungen aus der „Vertriebsdaten“-Sicht übernommen (Transaktion VF01).

Der Zahlungsbedingungsschlüssel wird in verschiedenen Geschäftsvorfällen wie Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen genutzt. Die entsprechenden Zahlungsbedingungen liefern wichtige Informationen für die Finanzplanung und -abwicklung.

Beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls wird das Feld für den Zahlungsbedingungsschlüssel auf unterschiedliche Weise gefüllt:

• Systemvorschlag: In den meisten Fällen schlägt das System einen im Stammsatz des Geschäftspartners hinterlegten Schlüssel vor.
• Sonderfall Gutschriften: Für Gutschriften in der Finanzbuchhaltung kann im Stammsatz ein gesonderter Schlüssel hinterlegt sein. Ist kein solcher Schlüssel vorgegeben, kann der für Rechnungen vorgesehene Schlüssel durch Eingabe von „*“ aus dem Stammsatz des Geschäftspartners übernommen werden.
• Manuelle Eingabe: Unabhängig vom Systemvorschlag kannst Du beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls selbst einen Schlüssel eingeben:
  • Bei Aufträgen auf Positionsebene
  • Bei Bestellungen und Rechnungen auf Kopfebene

Stammsätze besitzen getrennte Bereiche für die Finanzbuchhaltung, den Vertrieb und den Einkauf. In jedem dieser Bereiche können unterschiedliche Zahlungsbedingungsschlüssel hinterlegt werden. Die jeweiligen Anwendungen verwenden beim Erfassen von Geschäftsvorfällen den Schlüssel, der in ihrem spezifischen Stammsatzbereich hinterlegt ist.

Zahlungsbedingungen pflegen

In der Transaktion OME2 werden die Zahlungsbedingungen im SAP-System gepflegt. Bei der Pflege einer Zahlungsbedingung stehen folgende Bereiche zur Verfügung:

• Zahlungsbedingungsschlüssel
• Vertriebstext
• Taggrenze
• Eigene Erläuterung
• Kontoart
• Berechnung des Basisdatums
• Vorschlag Zahlsperre/Zahlweg
• Vorschlag für Basisdatum
• Zahlungskonditionen
• Erläuterungen

Zahlungsbedingungsschlüssel

Der Zahlungsbedingungsschlüssel ist die eindeutige ID der Zahlungsbedingung und wird als Eingabe der Zahlungsbedingung genutzt. Dieses Feld enthält einen vierstelligen alphanumerischen Identifikator für den Zahlungsbedingungsschlüssel.

Vertriebstext

Hier wird ein kurzer Erklärungstext eingegeben, der bis zu 30 Zeichen lang sein kann. Dieses Feld überprüft den Kontotyp „Kunde“. Wenn der Text hier gepflegt wird und der Kontotyp „Kunde“ nicht ausgewählt ist, gibt das System einen Fehler aus.

Taggrenze

Die Taggrenze gibt den Tag des Monats an, bis zu dem die zugehörigen Zahlungsbedingungen gelten.

Bei Zahlungsbedingungen, die davon abhängen, ob das Basisdatum vor oder nach einem bestimmten Tag des Monats liegt (z. B. dem 15.), kann eine zweiteilige Zahlungsbedingung unter demselben Schlüssel definiert werden. Der Zahlungsbedingungsschlüssel wird durch die hier angegebene Taggrenze ergänzt, sodass zwei Einträge mit unterschiedlichen Bedingungen erstellt werden können.

Folgende Zahlungsbedingungen erfordern bspw. die Angabe einer Taggrenze:

• Belege mit Rechnungsdatum bis zum 15. des Monats sind am letzten Tag des Folgemonats zahlbar.
• Belege mit einem späteren Rechnungsdatum sind am 15. des übernächsten Monats zahlbar.

Eigene Erläuterung

In diesem Feld kann eine detaillierte Erklärung der Zahlungsbedingungen eingegeben werden. Diese Erklärung überschreibt die vom System automatisch generierte Erklärung basierend auf den eingegebenen Skontosätzen und Tagen.

Kontoart

Es stehen zwei Kontoarten zur Auswahl:

• Debitor: Zahlungsbedingung für „Kunde“
• Kreditor: Zahlungsbedingung für „Lieferant“

Dabei können auch beide Kontoarten ausgewählt werden.

Fester Tag: Dieser Wert gibt den „kalenderfixierten Tag“ für die Basisdatumsberechnung an. Dabei wird der vom System vorgeschlagene Tag des Zahlungsfristenbasisdatums der Belegposition überschrieben.

Zuschlagsmonate: Hier eingegebene Werte werden verwendet, um den Kalendermonat für die Zahlungsfristenbasisdatumsberechnung hinzuzufügen.

Vorschlag Zahlsperre/Zahlweg

Sperrschlüssel: Der hier eingegebene Wert gibt den Blockierungsschlüssel für die Zahlung an. Wenn ein Sperrschlüssel gepflegt ist, schlägt das System diesen Schlüssel zusammen mit den Zahlungsbedingungen vor.

Zahlweg: Hier kann eine Zahlungsmethode gepflegt werden, die vom Kunden-/Lieferantenstammsatz abweicht.

Vorschlag für Basisdatum

Kein Vorschlag: Wenn „Kein Vorschlag“ ausgewählt ist, fordert das System den Benutzer auf, das Basisdatum selbst einzugeben.

Buchungsdatum: Das Buchungsdatum wird als „Basisdatum“ verwendet.

Belegdatum: Das Belegdatum wird als „Basisdatum“ verwendet.

Erfassungsdatum: Das Systemdatum wird als „Basisdatum“ verwendet.

Zahlungskonditionen

Ratenzahlung: Markiere dieses Feld, wenn Du Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten aufteilen möchtest.

Dauerbuchungen: Aus Stamm ergänzen: Wenn dieser Indikator gesetzt ist, werden die Zahlungsbedingungen für wiederkehrende Buchungen aus dem Stammsatz übernommen, wenn sie nicht in der Position gefunden werden.

Prozentsatz: Der Prozentsatz, der zur Berechnung des Skontos verwendet wird.

Anzahl der Tage: Anzahl der Tage, für die der Skontosatz gilt.

• Beispiel: Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird ein Skonto von 2 % gewährt. Trage 2 % im Feld Prozentsatz und 10 Tage im Feld „Anzahl Tage“ ein.

Fester Tag: Bestimmt den fixen Tag im Kalendermonat als Fälligkeitsdatum.

Zuschlagsmonate: Hier eingetragene Werte fügen Monate zum fixen Tag hinzu.

Erläuterungen

Diese Erklärung wird vom System automatisch generiert, es sei denn, im Feld „Eigene Erläuterung“ wird eine Beschreibung der Zahlungsbedingungen eingegeben.

Zahlungsbedingungen – Tabelle

In der Tabelle T052 werden die Zahlungsbedingungen in SAP ERP gespeichert. Die zugehörigen Erläuterungen befinden sich in der Texttabelle T052U.

Zahlungsbedingungen – Funktionsbaustein

Mit dem Funktionsbaustein FI_TERMS_OF_PAYMENT_PROPOSE kann man eine Zahlungsbedingungen vorschlagen. Basierend von folgenden Import-Parametern werden wichtige Export-Parameter wie z. B. die Zahlungsbedingung zurückgegeben.

Zu den Import-Parametern gehören folgende:

• Belegdatum
• Buchungsdatum
• CPU-Datum
• Zahlungsfristenbasisdatum
• Zahlungsbedingung
• Rechnungseingangdatum
• Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors
• Buchungskreis

Zu den Export-Parametern gehören folgende:

• Tage für Skontorecht 1
• Prozente für Skontorecht 1
• Tage für Skontorecht 2
• Prozente für Skontorecht 2
• Tage für Nettofälligkeit
• Zahlungsfristenbasisdatum
• Zahlungsbedingung werden gesplitted
• Zahlungssperre (Vorschlagswert)
• Zahlweg
• Zahlungsbedingungen

In der Transaktion SE37 (Function Builder) kann man den Funktionsbaustein testen.