Einstieg in SAP Query: Eine schnelle Übersicht

SAP Query, früher ABAP Query genannt, ermöglicht die Erstellung von Berichten aus Datenbanktabellen ohne Programmierkenntnisse über die Transaktion SQ01 und bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Definition von Berichten, darunter Grundlisten, Statistiken und Ranglisten. Der Funktionsumfang umfasst SAP Queries (Transaktion SQ01), InfoSets (Transaktion SQ02) und Benutzergruppen (Transaktion SQ03). Die Listen können im WYSIWYG-Modus bearbeitet werden.

In diesem Artikel möchte ich Dir einen guten Überblick über SAP Query geben. Weitere Informationen zu SAP Query findest Du in der Kategorie „SAP Query“.

Was ist eine SAP Query?

Die SAP Query ist ein Werkzeug in SAP ERP und SAP S/4HANA, mit dem Du ohne ABAP-Programmierkenntnisse Listenausgaben von Datenbanktabellen erstellen kannst. Es unterstützt verschiedene Arten von Berichten wie Grundlisten, Statistiken und Ranglisten. Das Ausführen, Anlegen, Ändern und Löschen von SAP Queries erfolgt über die Transaktion SQ01.

SAP Queries können Standardbereichen oder globalen Bereichen zugeordnet werden. Obwohl keine ABAP-Kenntnisse erforderlich sind, können komplexe Anforderungen durch die Einbindung von ABAP-Quellcode in die SAP Query abgedeckt werden, wenn einfache Selektionen nicht ausreichen.

Schließlich können SAP Queries auch in andere Systeme exportiert oder aus anderen Systemen importiert werden, was im Zusammenhang mit dem Transport von SAP Queries steht.

Die SAP Query gliedert sich in folgende Bereiche:

• InfoSets bilden die Grundlage jeder SAP Query und werden aus einer oder mehreren Datenbanktabellen zusammengestellt.
• Mit Hilfe von SAP Queries und InfoSets kann der Benutzer auf einfache Weise klassische Berichte wie Listen, Statistiken und Ranglisten über vorbereitete Datenmengen (InfoSets) erstellen.
• Benutzergruppen werden verwendet, um verschiedene Anwendungsbereiche voneinander abzugrenzen und die Zuordnung zu den benötigten Datenmengen herzustellen.

Was ist ein InfoSet?

Grundlage jeder SAP Query sind InfoSets, die sich aus verschiedenen Datenbanktabellen zusammensetzen. Um SAP Queries erstellen zu können, muss zunächst das entsprechende Infoset angelegt werden. Das InfoSet stellt somit die Datengrundlage jeder SAP Query dar. In der Transaktion SQ02 können InfoSets gepflegt werden.

Damit ein InfoSet in der SAP Query verwendet werden kann, muss es einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Im InfoSet wird festgelegt, welche Datenbankfelder in der Feldgruppe der SAP Query zur Auswahl stehen. Außerdem kann dort ABAP-Quelltext hinzugefügt werden, wenn komplexere Anforderungen erforderlich sind.

Was ist eine Benutzergruppe?

Benutzergruppen dienen der Organisation von Benutzern und der Steuerung ihres Zugriffs auf InfoSets und Queries. In der Transaktion SQ03 erfolgt die Pflege der Benutzergruppen.

Durch die Zuordnung von Benutzern zu Benutzergruppen und die anschließende Zuordnung von InfoSets und Queries wird festgelegt, welche Benutzer auf welche Daten zugreifen können. Dies ist auch wichtig, um verschiedene Anwendungsbereiche voneinander abzugrenzen und den Zugriff auf relevante Datenmengen zu regeln.

SAP Query erstellen

Die Erstellung von SAP Queries erfolgt über die Transaktion SQ01.

Die notwendigen Schritte zur Erstellung einer SAP Query sind:

1. Benutzergruppe erstellen – Verwendung der Transaktion SQ03.
2. InfoSet erstellen – Verwendung der Transaktion SQ02.
3. Zuordnung des InfoSets zur Benutzergruppe – Verwendung der Transaktion SQ02.
4. Erstellung der SAP Query – Verwendung der Transaktion SQ01.

Die Grundlage jeder SAP Query bilden Benutzergruppen (Transaktion SQ03) und InfoSets (Transaktion SQ02). Um eine SAP Query zu erstellen, müsen zunächst die Benutzergruppe in der Transaktion SQ03 und das entsprechende InfoSet in der Transaktion SQ02 angelegt werden. Anschließend ordnet man das InfoSet der Benutzergruppe zu und erstellt in der Transaktion SQ01 die SAP Query.

Im Artikel „SAP Query erstellen – SQ01, SQ02 und SQ03 im Überblick“ werden die notwendigen Schritte im Detail erläutert.

ABAP Code in SAP Query

Der ABAP-Code in der SAP Query wird direkt im InfoSet eingefügt. Dazu öffnet man zunächst die Transaktion SQ02, wählt das gewünschte InfoSet aus und geht über „Ändern“ in den Änderungsmodus. Durch Klick auf den Button „Coding“ oder „Shift+F8“ gelangt man in den Coding-Bereich. Alternativ kann man auch auf „Zusätze“ klicken und dann den Reiter „Coding“ auswählen.

Insgesamt stehen mehrere Codierungsabschnitte zur Verfügung. Nach Auswahl des gewünschten Coding-Abschnitts über das Drop-Down-Menü kann der entsprechende ABAP-Code in die SAP Query eingefügt und ausgeführt werden. Der im Coding-Abschnitt geschriebene Code wird in den automatisch generierten Query-Report übernommen.

Im Artikel „ABAP Code in SAP Query“ wird ausführlich beschrieben, wie ABAP Code einfach und schnell in SAP Query eingefügt werden kann und was dabei zu beachten ist.

Transport von SAP Query

Um SAP Queries zu transportieren, muss man gleichzeitig auch die zugrundeliegende Benutzergruppe und das Infoset mit transportieren.

Die einfachste und schnellste Möglichkeit, eine SAP Query in ein anderes Zielsystem zu transportieren, ist die Benutzung von Transporten von Kopien. Hierfür packt man folgende Objekte in einen Transport von Kopien:

• Benutzergruppe
• Infoset
• SAP Query
• Paket, in dem die Benutzergruppe, das Infoset und die SAP Query enthalten sind

Im Artikel „SAP Query einfach transportieren“ wird im Detail erläutert, wie Du einfach SAP Queries transportieren kannst.

Unterschied SAP Query und SAP QuickViewer

Der QuickViewer (Transaktion SQVI) ist ein Werkzeug zur Erstellung von Berichten ohne Programmierkenntnisse und eignet sich besonders für Einsteiger oder gelegentliche SAP-Nutzer. Im Gegensatz zur SAP Query, die eine Vielzahl von Berichtsformen unterstützt, ermöglicht der QuickViewer die einfache Erstellung von Grundlisten.

QuickViews sind benutzerabhängige Berichtsdefinitionen, die in die SAP Query übernommen werden können, um sie anderen SAP-Benutzern zur Verfügung zu stellen oder um erweiterte Funktionen der SAP Query zu nutzen.

Die Besonderheiten des QuickViews sind:

• Es können nur Grundlisten definiert werden.
• Es werden keine Benutzergruppen benötigt, da jeder Benutzer seine eigenen QuickViews hat. Der Austausch von QuickViews zwischen Benutzern ist nicht möglich, sie können aber in Queries umgewandelt und einer Benutzergruppe zugeordnet werden.
• InfoSets sind nicht erforderlich, da der QuickViewer verschiedene Datenquellen verwenden kann, einschließlich Tabellen, Datenbank-Views, Tabellen-Joins, logische Datenbanken oder vorhandene InfoSets.
• Der QuickViewer verwendet verschiedene Steuerelemente und erfordert bestimmte Hardware- und Softwarevoraussetzungen.

Erweiterte Selektionen und Berechnungen in SAP Query

Ein mächtiges Feature der SAP Query, das häufig unterschätzt wird, ist die Möglichkeit, erweiterte Selektionen und Berechnungen direkt in der Query zu definieren. Mit Hilfe von Selektionsvariablen kannst Du dynamische Filter setzen, die bei jedem Ausführen der Query angepasst werden können. Dies ist besonders nützlich, wenn Du Berichte für unterschiedliche Zeiträume, Organisationseinheiten oder Geschäftspartner erzeugen willst, ohne mehrere Queries anlegen zu müssen.

Darüber hinaus erlaubt die SAP Query berechnete Felder innerhalb der InfoSets. Hier kannst Du Werte aus mehreren Tabellen oder Feldern kombinieren, arithmetische Operationen durchführen oder bedingte Logiken abbilden. Ein Beispiel: Du möchtest die Lieferzeit pro Material berechnen, indem Du das Versanddatum vom Bestelldatum subtrahierst. Mit einem berechneten Feld kannst Du dies direkt in der Query umsetzen, ohne auf ABAP zurückzugreifen.

Für Dich bedeutet das: Du kannst Reports flexibel und situationsabhängig gestalten, komplexe Auswertungen direkt im Query-Tool abbilden und dadurch die Datenanalyse signifikant beschleunigen.

Nutzung von Variablen und Benutzerinteraktionen

SAP Query bietet die Möglichkeit, Eingabeparameter an den Benutzer weiterzugeben, bevor ein Bericht ausgeführt wird. Diese Variablen können für Felder aus dem InfoSet definiert werden und ermöglichen interaktive Berichte, die auf die individuellen Anforderungen jedes Benutzers reagieren. Du kannst zum Beispiel den Geschäftsjahresbereich, den Materialtyp oder eine Kundenliste als Variablen definieren.

Ein besonders praktisches Feature ist die Verwendung von Standardwerten und Vorschlagslisten. Dadurch werden wiederkehrende Eingaben vereinfacht, und der Anwender kann schneller Berichte erstellen. Für Dich als Query-Ersteller bedeutet dies: Du kannst benutzerfreundliche Reports bereitstellen, die gleichzeitig flexibel bleiben und nur die relevanten Daten anzeigen.

Ausgabeformat und Layout-Optimierung

Ein weiteres wichtiges Thema für fortgeschrittene SAP Query-Nutzer ist die Formatierung der Ausgaben. In der SAP Query lassen sich Spaltenbreiten anpassen, Überschriften ändern und Gruppierungen definieren. Besonders nützlich ist die Summierung von Spalten und die Erstellung von Teilstatistiken, um Berichte direkt auswertbar zu machen.

Darüber hinaus können Listen über die SAP-Funktionen für Export in Excel oder PDF übertragen werden. Du kannst zum Beispiel die Berichtsausgabe über ALV-Layout konfigurieren, Farben für bestimmte Werte definieren oder das Layout für unterschiedliche Empfänger anpassen. Für Dich heißt das: Du erstellst nicht nur inhaltlich korrekte Daten, sondern auch professionell aufbereitete Reports, die direkt weiterverwendet werden können.

Integration von SAP Query in Workflow und Automatisierung

SAP Queries lassen sich auch in SAP-Workflow- oder Automatisierungsprozesse einbinden. Du kannst Queries zum Beispiel periodisch ausführen lassen oder die Ergebnisse automatisch per E-Mail an eine definierte Benutzergruppe senden. Für Dich eröffnet das die Möglichkeit, regelmäßige Berichte ohne manuelle Arbeit bereitzustellen.

Ein Beispiel: Du erstellst eine Query für offene Lieferungen, die jeden Montagmorgen automatisch an die Vertriebsleiter gesendet wird. Damit sparst Du nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass die Informationen immer aktuell und konsistent verfügbar sind.

Tipps für Performance und Wartbarkeit

Bei umfangreichen Datenmengen ist die Performance von Queries ein wichtiger Faktor. Hier einige praktische Tipps:

• Verwende nur die wirklich notwendigen Tabellenfelder im InfoSet.
• Nutze Selektionsparameter, um die Datenmenge bereits bei der Ausführung einzuschränken.
• Gruppiere Berichte nur dann, wenn es wirklich sinnvoll ist, da Gruppierungen die Ausführungszeit verlängern können.
• Dokumentiere Queries und InfoSets sorgfältig, damit andere Benutzer oder Administratoren sie nachvollziehen und warten können.

Für Dich bedeutet dies: sauber erstellte und optimierte Queries sind nicht nur schneller, sondern auch leichter zu pflegen und für andere Benutzergruppen nutzbar.