SAP Belegart – Verständlich und einfach erklärt

Die Belegart in SAP ERP ist ein zentrales SAP-Objekt, das bei jeder Buchung zum Einsatz kommt.

Was eine SAP Belegart ist wie man sie richtig einrichtet und welche Transaktionen dafür relevant sind erfährst Du in diesem Artikel. Viel Spaß

SAP Belegart – Was ist das?

Eine Belegart in SAP ERP steuert neben der Bewegungsart und dem Bewegungsschlüssel in SAP FI wie eine Buchung eines SAP-Belegs ausgeführt wird. Sie besteht aus einem zweistelligen alphanumerischen Schlüssel. Durch die Belegart wird der Beleg und der zu buchende Geschäftsvorfall klassifiziert.

Vor allem ermöglicht die Belegart die Vergabe von Belegnummern, die Steuerung von erlaubten Kontoarten und die Unterscheidung von zu buchenden Geschäftsvorfällen.

Beispiele für SAP Belegarten, die im Vorfeld schon im Standard vorhanden sind:

• KR – Kreditorenrechnung
• AA – Anlagenbuchung
• ZP – Zahlungsbuchung
• WE – Wareneingang

Belegarten werden auf Mandantenebene in der Transaktion OBA7 definiert. Dadurch gelten sie für alle Buchungskreise. (Wenn eine parallele Rechnungslegung im Einsatz ist, muss die Belegart evtl. pro Ledger definiert werden.)

Vor allem ist bei der Definition einer Belegart wichtig, die Zuordnung zu den Kontoarten und dem Nummernkreis anzugeben. Zusätzlich hat man die Möglichkeit anzugeben, ob ein FI-Beleg mit dieser Belegart in brutto oder netto gebucht wird.

Vor allem wird die SAP Belegart in der Kontierung für die Bewegungsart verwendet.

Die Belegart wird auf dem Belegkopf angegeben.

SAP Belegart richtig einrichten

In der Transaktion OBA7 wird eine Belegart auf Mandantenebene definiert. Direkt nach dem Aufruf der Transaktion sieht man die Übersicht der zu pflegenden Belegarten. Man kann dabei durch Doppelklick auf einen Eintrag in die Pflege der Belegart springen oder eine neue Belegart anlegen.

Beim Anlegen oder der Pflege einer bestehenden SAP Belegart gibt es dabei folgende wichtige Einstellungen: Eigenschaften, Erlaubte Kontoarten und Steuerung.

Eigenschaften

In dem Bereich „Eigenschaften“ kann man die Zuordnung zum Nummernkreis, die Storno-Belegart und die Berechtigungsgruppe angeben.

Der Nummernkreis ist relevant für die Vergabe der Nummer eines Belegs, die vergeben wird, wenn eine Buchung mit der Belegart durchgeführt wird. Dabei hat man die Möglichkeit, interne und externe Nummernkreise anzugeben.

Mit der internen Nummernvergabe wird die Nummer vom System vergeben. Dabei wählt das System die nächst größere Zahl im Nummernstand in dem angegebenen Nummernintervall.

Bei der externen Nummernvergabe wird die Nummer nicht vom System sondern vom SAP-Benutzer selbst angegeben. Da die vergebene Nummer nicht fortlaufend sein muss, speichert das SAP-System hier keinen Nummernstand.

Die Storno-Belegart wird bei einer Stornierung zu der angegebenen Belegart angewendet. Wenn das Feld leer ist, wird bei einer Stornierung die ursprüngliche Belegart verwendet. Bei einer Belegart mit einer externen Belegnummernvergabe darf nur eine Storno-Belegart angegeben werden, die mit einer internen Belegnummernvergabe definiert ist.

Durch die Angabe einer Berechtigungsgruppe kann man die Belegart mit einem erweiterten Berechtigungsschutz versehen. Die Berechtigungsgruppe kann dabei frei definiert werden. Wenn das Feld leer ist, werden für diese Belegart keine Berechtigungsprüfungen durchgeführt.

Durch den Button „Nummernkreis-Informationen“ kann man direkt in die Nummernkreis-Pflege abspringen.

Erlaubte Kontoarten

Im Bereich „Erlaubte Kontoarten“ kann man einstellen auf welche Kontoarten Buchungen erlaubt sind. Dabei stehen folgende Kontoarten zur Auswahl: Anlagen, Debitor, Kreditor, Material, Sachkonto.

Dadurch kann man mögliche Fehler des Sachbearbeiters vermeiden, wenn z.B. Debitorenzahlungen auf einen Kreditor versucht werden zu buchen.

Steuerung

Im Bereich „Steuerung “ werden wichtige Einstellungen zur Belegerfassung vorgenommen.

Möchte man bei Buchungen das Nettoverfahren anwenden, so kann man das Kennzeichen „Netto-Belegart“ setzen. Dadurch werden bei kreditorische Rechnungen automatisch der Nettobetrag errechnet und gebucht. So werden anhand der Zahlungsbedingungen anfallende Skonti automatisch abgezogen.

Möchte man sicherstellen, dass nur auf ein Kreditor- oder Debitorkonto gebucht wird, setzt man das Kennzeichen „Deb/Kred-Prfg“. Natürlich kann man dabei verschiedene Positionen mit dem einen Kreditor oder Debitor buchen.

Durch das Kennzeichen „Negativbuchungen zulässig“ sind Negativbuchungen in Belegen erlaubt. So kann man fehlerhafte Buchungen mit Negativbuchungen ausbessern. Diese Funktion kann nur dann angewendet werden, wenn in den Parametern des Buchungskreises Negativbuchungen erlaubt sind.

Mit dem Kennzeichen „Gesellschaftsübergr.“ kann man bei einem Beleg auf mehrere Gesellschaften übergreifend kontieren.

Möchte man die Partnergesellschaft als SAP-Benutzer manuell eingeben in Belegen mit dieser SAP Belegart, setzt man einfach das Kennzeichen „Partnergesellschaft eingebbar“.

Notwendig bei Belegerfassung

In der OBA7 kann man sogar Pflichtfelder definieren: Referenznummer, Belegkopftext.

Wenn der entsprechende Haken gesetzt ist, muss man vor der Buchung von Belegen mit dieser SAP Belegart die Rechnungsnummer und/oder den Belegkopftext gefüllt haben.

SAP Belegart – Wichtige Transaktionen

Transaktion	Beschreibung
OBA7	Belegart definieren
FAGL_BELNR_LD	Ledger-spezifische Belegarten definieren (Parallele Rechnungslegung)
FAGL_DOCNR_LD	Belegarten für Hauptbuchsicht in einem Ledger
FBN1	Nummernkreise für Belegart definieren
OMBA	Einrichten Belegarten, Zuordnen Belegart Transaktion
F821	Vorschlag Belegart für Anordnungstyp
F8O4	Zuordnung Belegart/Anordnungstyp
F9M06	Feldstatus pro Belegart
FMB_B01	Budgetsicht nach Belegart
FMFG_DOCT_ADJ	Belegarten für Anpassungen
FMU0	Anzeigen Belegarten Mittelreserv.
FMU1	Pflegen Belegarten Mittelreserv.

Hier erhältst Du eine Übersicht über alle Transaktionen in SAP ERP.

SAP Belegart – Wichtige Tabellen

Transaktion	Beschreibung
B025	Nachrichtenfindung Einkauf: Belegart/Einkaufsorg./Lieferant
T003	Belegarten
T161	Einkaufsbelegarten
T161A	Verknüpfung Banfbelegart – Einkaufsbelegart
T161P	Prüfung Belegart-Belegtyp-Positionstyp

Hier erhältst Du eine Übersicht über alle Tabellen in SAP ERP.