SAP TM – Frachtabrechnungsbeleg einfach erklärt

Frachtabrechnungsbelege spielen eine zentrale Rolle im Transportmanagement (SAP TM) und der Rechnungsprüfung (SAP MM) innerhalb von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Sie ermöglichen eine präzise und effiziente Abrechnung der Transportkosten und bieten eine transparente Nachverfolgung des gesamten Geschäftsprozesses. Die korrekte Handhabung und Verwaltung dieser Belege sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf in SAP TM. Was man unter einem Frachtabrechnungsbeleg versteht und welche wichtige Funktionen er übernimmt, erkläre ich in diesem Artikel.

Frachtabrechnungsbeleg – Definition

Ein Frachtabrechnungsbeleg (FAB) ist ein essenzielles Dokument in der Logistik- und Transportbranche. Es wird an SAP ERP gesendet, um die Prüfung einer von einem Lieferanten oder Spediteur erhaltenen Rechnung anzufordern. Sobald SAP ERP die Rechnung erhält, wird diese mithilfe des FAB geprüft. Besonders bei der automatischen Wareneingangsabrechnung basiert die automatisch generierte Rechnung auf den Daten des FAB. Eine an die Rechnungsprüfung in SAP ERP gesendete Anfrage weist darauf hin, dass eine Frachtabrechnung für bestimmte Mengen und Preise erwartet wird oder über die automatische Wareneingangsabrechnung angelegt wurde. Die vorbereitenden Schritte für die Abrechnung erfolgen in SAP TM.

Auf Englisch heißt der Frachtabrechnungsbeleg Freight Settlement Document und wird mit FSD abgekürzt.

Hat man den Parameter TM_INVOICE_CLERK entsprechend gepflegt, kann man in der Registerkarte „TM-Bezug“ den Frachtabrechnungsbeleg in einer Eingangsrechnung in der Transaktion MIRO angeben. Mehr dazu im Artikel „Frachtrechnung in MIRO verarbeiten – SAP ERP“.

Frachtabrechnungsbeleg – Tabelle

In der Tabelle /SCMTMS/D_SF_ROT werden die Frachtabrechnungsbelege gespeichert. Somit kannst Du im Data Browser (Transaktion SE16N) die Frachtabrechnungsbelege näher untersuchen.

Frachtabrechnungsbeleg – Datenelement

Der Frachtabrechnungsbeleg enthält das Datenelement /SCMTMS/SFIR_ID, das die Domäne /SCMTMS/SFIR_ID verwendet. Dadurch wird ein Datentyp CHAR mit einer Länge von 20 Zeichen genutzt. Dieses Datenelement ist dem Paket /SCMTMS/SFIR zugeordnet. Meistens wird der technische Name SFIR_ID für den Frachtabrechnungsbeleg verwendet.

Frachtabrechnungsbeleg anzeigen

In SAP Fiori kannst Du über die App /SCMTMS/TCM_SFIR (Frachtabrechnungsbeleg anlegen, Frachtabrechnungsbeleg anzeigen, Frachtabrechnungsbeleg bearbeiten) den Frachtabrechnungsbeleg anzeigen lassen. Bei Bedarf kann er auch angelegt oder bearbeitet werden.

Die Rolle des Frachtabrechnungsbelegs

Verwendung

Der Frachtabrechnungsbeleg dient zur Erfassung der Daten zur Transportabrechnung und deren Weiterleitung an SAP ERP zur Rechnungsprüfung. Die Berechnung der Transportkosten erfolgt im SAP Transportation Management (SAP TM) basierend auf Frachtaufträgen, Serviceaufträgen oder Frachtbuchungen. Nach der Übermittlung einer Nachricht der SAP NetWeaver Process Integration (SAP PI) an SAP ERP findet die eigentliche Rechnungsprüfung statt.

Es ist möglich, einen Einzel-FAB für einzelne Frachtaufträge, Serviceaufträge oder Frachtbuchungen zu erstellen. Alternativ können für mehrere Frachtaufträge oder Frachtbuchungen Sammel-FABs angelegt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mehrere FABs gleichzeitig zu erstellen.

Struktur des Frachtabrechnungsbelegs

Die Daten des FAB werden aus den Geschäftsbelegen (z. B. Frachtaufträgen) entnommen, können aber teilweise geändert werden. Ein FAB enthält mehrere Registerkarten, die im Folgenden beschrieben werden:

1. Allgemeine Daten: Diese Registerkarte zeigt grundlegende Informationen wie Abrechnungsbelegart, Abrechnungsdatum, Einkaufsorganisation, Zahlungsbedingungen, Nettobetrag, Belegwährung und den von SAP ERP geprüften Rechnungsbetrag an. Einige dieser Daten können nachträglich geändert werden.
2. Geschäftspartner: Standardmäßig werden Rechnungssteller und Zahlungsempfänger angezeigt. Durch die Geschäftspartnerfindung kannst Du angeben, wie das System Geschäftspartner zu Frachtabrechnungsbelegen zuordnet.
3. Kosten: Das System zeigt die anhand der Transportkosten pro FAB-Position ermittelten Transportkosten an. Abhängig von den Einstellungen für die Berechnungsebene im Berechnungsprofil kann es sich bei der FAB-Position entweder um einen Geschäftsbeleg oder um einzelne Positionen des Geschäftsbelegs handeln. Bei Sammel-FABs wird die Gesamtsumme für alle zugeordneten Frachtaufträge und Frachtbuchungen angezeigt. Diese Daten können ebenfalls geändert werden.
4. Aufträge: Diese Registerkarte zeigt die Liste der Geschäftsbelege oder Geschäftsbelegpositionen an, die mit dem FAB abgerechnet werden.
5. Belegfluss: Hier wird der Fluss der Vorgänger- und Nachfolgerbelege angezeigt, einschließlich der entsprechenden SAP-ERP-Belege wie Bestellungen, Leistungserfassungsblätter oder Rechnungen. Voraussetzung hierfür ist ein vertrauenswürdiges Verhältnis zwischen dem SAP-TM- und dem SAP-ERP-System sowie ein Benutzerzugang in beiden Systemen.

Lebenszyklusstatus

Der Lebenszyklusstatus gibt den aktuellen Stand des FAB im Geschäftsprozess an. Zu den wichtigen Status gehören:

• Bereit für Rückstellungen: Der FAB ist bereit für die Übertragung von Rückstellungen in SAP ERP.
• Übertragen für Rückstellungen: Der FAB wurde in SAP ERP übertragen, aber der Status in SAP ERP ist noch nicht bekannt.
• Rückstellungen gebucht: SAP ERP hat Bestellung und Leistungserfassungsblatt erfolgreich angelegt.
• Rechnung in SAP ERP geprüft: Mindestens eine Rechnung wurde für den FAB in SAP ERP gebucht.
• Stornierung in SAP ERP angefordert: Eine Stornierung des FAB wurde angefordert, und SAP TM wartet auf die Stornierung der entsprechenden Bestellung und des Leistungserfassungsblatts in SAP ERP.
• Storniert: Der FAB wurde storniert, und SAP ERP hat Bestellung und Leistungserfassungsblatt automatisch storniert.
• In SAP ERP storniert: SAP ERP hat den FAB erfolgreich storniert und eine Gutschrift für den stornierten FAB erstellt.
• Gutschrift in SAP ERP erstellt: SAP ERP hat eine Gutschrift für den stornierten FAB gebucht, um die Rückstellungsbuchung zu stornieren.

Bestätigungsstatus

Der Bestätigungsstatus wird zur Verfolgung der Integration von SAP TM mit SAP ERP verwendet und gibt das Ergebnis der letzten Integrationsinteraktion an. Wichtige Bestätigungsstatus umfassen:

• Nicht nach SAP ERP übertragen: Der FAB wurde noch nicht für die Rückstellungsbuchung nach SAP ERP übertragen.
• Bestätigung aus SAP ERP: SAP ERP hat die Bestellung erfolgreich angelegt.
• Rückstellungen fehlgeschlagen: SAP ERP konnte die Bestellung oder das Leistungserfassungsblatt nicht anlegen.
• Stornierung fehlgeschlagen: SAP ERP konnte die Bestellung oder das Leistungserfassungsblatt nicht stornieren.
• Keine Bestätigung aus SAP ERP: Der Status des in SAP ERP übertragenen FAB ist noch nicht bekannt.
• Stornierung fehlgeschlagen: SAP ERP konnte die Rückstellungsbuchung nicht stornieren. FAB muss später erneut storniert werden.