Zum Buchen von Rechnungen in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA muss für das angegebene Buchungsdatum die entsprechende Buchungsperiode geöffnet sein. Wenn die Buchungsperiode geschlossen ist, sind keine Buchungen für diese Buchungsperiode möglich.
In diesem Artikel wird die Buchungsperiode näher erläutert. Zudem hinaus wird beschrieben, wie man einfach und schnell in der Finanzbuchhaltung, in der Materialwirtschaft und im Controlling die Buchungsperiode öffnen und schließen kann.
Was ist eine Buchungsperiode in SAP ERP?
Eine Buchungsperiode ist ein Zeitraum, in dem man SAP-Belege buchen darf. Eine Buchungsperiode wird anhand von Monats- und Jahresangaben definiert. Buchungsperioden sind Perioden von einem Geschäftsjahr. Ein Geschäftsjahr besteht aus 12 Buchungsperioden und einer Sonderperiode.
Nur bei einer geöffneten Buchungsperiode darf ein SAP-Beleg mit einem zugehörigen Buchungsdatum gebucht werden. Ist eine Buchungsperiode geschlossen oder noch nicht geöffnet, ist ein Buchen in diese Periode nicht möglich.
Möchte man beispielsweise eine Rechnung vom 03.01.2022 buchen, aber die Buchungsperiode für den Januar 2022 ist noch nicht geöffnet, kann diese Rechnung nicht gebucht werden.
Customizing Buchungsperiode
Im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) befinden sich unter folgendem Pfad die notwendigen IMG-Aktivitäten für das Customizing der Buchungsperiode in der Finanzbuchhaltung: Finanzwesen (neu) > Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Buchungsperioden.
Varianten für offene Buchungsperioden definieren
Im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) kann man unter folgendem Pfad die Varianten für Buchungsperioden definieren: Finanzwesen (neu) > Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Buchungsperioden > Varianten für offene Buchungsperioden definieren.
Hier kann man die ID der Variante und die Beschreibung pflegen. Eine Buchungsperiodenvariante ist zwingend notwendig, da durch die Variante eine Verknüpfung zwischen der Buchungsperiode und dem Buchungskreis ermöglicht wird.
Buchungskreis Varianten zuordnen
Im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) kann man unter folgendem Pfad die Varianten für Buchungsperioden einem Buchungskreis zuordnen: Finanzwesen (neu) > Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Buchungsperioden > Buchungskreis Varianten zuordnen.
Durch dieses Customizing wird festgelegt, welche Perioden für den zugeordneten Buchungskreis zum Buchen von Belegen in der Finanzbuchhaltung geöffnet sind. In den anderen SAP-Modulen (z.B. SAP CO oder SAP MM) existieren weitere Steuerungsmöglichkeiten.
Dabei ist es möglich, dass eine Variante von mehreren Buchungskreisen verwendet wird. Somit kann die zugeordnete Buchungsperiode gleichzeitig für mehrere Buchungskreise geöffnet oder geschlossen werden.
Buchungsperiode in Finanzbuchhaltung öffnen und schließen
Buchungsperioden kann man zentral über die Transaktion OB52 oder folgenden Pfad im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) öffnen: Finanzwesen (neu) > Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Buchungsperioden > Buchungsperioden öffnen und schließen.
Die Transaktion OB52 kann man auch im Produktivsystem verwenden, obwohl Customizing-Änderungen im Mandanten gesperrt sind.
In der Transaktion OB52 kann man folgende Parameter verwenden:
- Kontoart
- + (Alle Kontenarten)
- A (Anlagen)
- D (Debitoren)
- K (Kreditoren)
- M (Material)
- S (Sachkonten)
- V (Vertragskonten)
- Kontenintervalle
- Zwei Periodenintervalle
- Berechtigungsgruppe
Im oberen Screenshot sind zwei Periodenintervalle geöffnet. Die erste Periode umfasst Dezember 2021 bis Januar 2022. Die zweite Periode öffnet die Sonderperiode im Jahr 2021. Es sind alle Kontenarten, alle Konten eingeschlossen und keine Berechtigungsgruppe angegeben.
In diesem Beispiel kann man also im zugeordneten Buchungskreis (0001) im Dezember 2021 und Januar 2022 FI-Belege buchen.
Im oberen Screenshot ist die Periode 3 zu sehen. Die Perioden 1 und 2 werden für SAP FI (Finanzbuchhaltung) und die Periode 3 für SAP CO (Controlling) verwendet. In meinem SAP-System ist die Periode 3 eingeblendet, obwohl keine Periode 3 gepflegt ist.
Während des Geschäftsjahresabschlusses müssen beide Periodenintervalle angegeben (geöffnet) sein.
Es ist zudem hinaus möglich, eine Berechtigungsgruppe anzugeben. Diese Gruppe grenzt das erste Periodenintervall ein. SAP-Benutzer mit dieser Berechtigungsgruppe dürfen die erste Buchungsperiode nutzen. Die Buchungsperiode ist für diese SAP-Benutzer geöffnet. Die Berechtigungsgruppe ist dabei frei definierbar und kann als Wert für das Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP verwendet werden.
Anstelle der Transaktion OB52 kann man den ABAP-Report RFOB5200 in der Programmausführung (Transaktion SA38) nutzen, um eine Buchungsperiode zu ändern.
Buchungsperiode in Materialwirtschaft öffnen und schließen
In der Transaktion MMPV (Periodenverschiebung Materialstamm) kann man die Buchungsperiode um einen Monat nach vorne schieben.
In der Materialwirtschaft (SAP MM) sind immer nur zwei Buchungsperioden zum Buchen von MM-Belegen geöffnet. Meistens sind diese der aktuelle Monat und der Vormonat.
Durch das Verschieben wird zeitgleich eine neue Periode geöffnet und die alte Periode geschlossen.
Wenn die Warnmeldung „Das angegebene Jahr 2022 entspricht nicht dem aktuellen Kalenderjahr“ erscheint, kann man diese Meldung mit Enter bestätigen. Die Periodenverschiebung wird trotzdem ausgeführt.
Mit der Transaktion MMPI kann man eine Buchungsperiode im Materialstamm initialisieren.
Mit der Transaktion MMRV erlaubt man ein Rückbuchen in die Vorperiode.
Man sollte die Periodenverschiebung stets mit Bedacht ausführen. Irrtümlich verschobene Perioden lassen sich jedoch wieder zurückstellen. Näheres ist im SAP-Hinweis 487381 beschrieben.
Buchungsperiode im Controlling öffnen und schließen
In der Transaktion OKP1 legt man die Periodensperren fest. Durch dieses dritte Periodenintervall steuert man in der neuen Hauptbuchhaltung die Öffnung von Perioden für die Echtzeitintegration zwischen FI und CO.
In SAP S/4HANA müssen Buchungsperioden in FI (Transaktion OB52) und die Periodensperren in CO (Transaktion OKP1) gepflegt sein, wenn CO-relevante FI-Buchungen bzw. FI-relevante CO-Buchungen durchgeführt werden.
Buchungsperiode im SAP-Beleg festlegen
Bei der Erfassung von SAP-Belegen (z.B. MIRO, FV60) wird automatisch durch Eingabe des Buchungsdatums die entsprechende Buchungsperiode und das Geschäftsjahr ermittelt. Man muss somit nicht explizit die Buchungsperiode angeben.
Wichtige Transaktionen
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| MMPI | Periode initialisieren |
| MMPV | Perioden verschieben |
| MMRV | Rückbuchen in Vorperiode erlauben |
| OB52 | Buchungsperioden pflegen (Tabelle T001B) |
| OKP1 | Periodensperre pflegen |
| OMSY | C MM-BD BUKRS für Materialstamm |
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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