Nachrichtensteuerung in SAP ERP einfach einrichten

Im ECM-Umfeld von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA spielt die Nachrichtensteuerung eine zentrale Rolle. Sie wird nahezu in fast allen SAP-Bereichen verwendet, um für eine spezifische Applikation die Nachricht für die Ausgabe zu ermitteln und zu erstellen.

Was man unter der Nachrichtensteuerung versteht, wie man sie einfach einrichtet und welche Verbindung es zum Spool-System gibt, erfährst Du in diesem Artikel.

Was ist die Nachrichtensteuerung in SAP ERP?

Die Nachrichtensteuerung wird in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA mit der Transaktion NACE definiert. Die Nachrichtensteuerung wird verwendet, um den Ausgabetyp für eine bestimmte Anwendung zu suchen. Dabei werden verschiedene Nachrichtenarten einer Applikation zugeordnet.

Mithilfe der Nachrichtensteuerung wird die Ausgabestrategie in SAP ERP partnerabhängig und nach verschiedenen Ausgabearten definiert. Beispiele für Ausgabearten sind E-Mail, Druck oder EDI (Electronic Data Interchange).

Die zugewiesenen Formularnamen und Druckprogramme können in der SAP-Tabelle TNAPRI über den Data Browser (Transaktion SE16N) angezeigt werden.

Technisch gesehen basiert die Nachrichtensteuerung auf die Konditionstechnik. Somit ist es möglich, bei der Erzeugung einer Bestellung ein Druckprogramm anzustoßen und eine Nachricht zu verschicken.

Nachrichtensteuerung in SAP ERP einrichten

Die Nachrichtensteuerung wird in SAP ERP mit der Transaktion NACE konfiguriert. Ruft man diese Transaktion auf, erhält man sofort eine Liste mit allen im System vorhandenen Applikationen.

Konditionen der Nachrichtensteuerung

Die Applikationen sind SAP-Objekte (z.B. Bestellung, Verkauf, Versand).

Zum besseren Verständnis der einzelnen Komponenten und deren Zusammenhänge wurden die einzelnen Komponenten der Nachrichtensteuerung in folgendem Schaubild dargestellt.

Nachrichtensteuerung Schaubild

Nachrichtenart definieren

Zu jeder Applikation werden verschiedene Nachrichtenarten definiert. Durch eine Nachrichtenart werden wichtige Informationen zur generierten Nachricht gespeichert. Folgende wichtige Informationen sind dabei inbegriffen:

  • Sendermedium der Nachricht (Druckausgabe, E-Mail, EDI, usw.)
  • Druckprogramm
  • Formular
  • Ausgabezeitpunkt

Eine Nachrichtenart kann man einfach in der Applikation pflegen. Hierzu wählt man die gewünschte Applikation aus und klickt auf den Button “Nachrichtenarten” oder nutzt die F5-Taste.

Nachrichtenarten für die Applikation EF im Überblick

Auf der linken Seite kann man die Dialogstruktur erkennen. Dadurch kann man den Titel, die Beschreibung, die Verarbeitungsroutinen und die zugeordneten Partnerrollen pflegen. Vor allem werden im Knoten “Verarbeitungsroutinen” die wichtigen Daten definiert.

Im Änderungsmodus kann man neue Nachrichtenarten der Applikation hinzufügen.

Vor allem sind aber die Daten für die Nachrichtenart selbst wichtig. In die notwendige Sicht gelangt man über einen Doppelklick auf die Nachrichtenart.

Im Tabreiter “Vorschlagswerte” werden der Versandzeitpunkt, das Sendermedium, die Partnerrolle und die Kommunikationsstrategie angegeben.

Nachrichtenarten Vorschlagswerte

Im Tabreiter “Ablagesystem” kann man den Ablagemodus und die Dokumentart angeben, die bei der Ausgabe berücksichtigt werden sollen. So ist es möglich, die generierten Dokumente in einem externen System abzulegen. Für diese Funktion ist ein in SAP ArchiveLink eingerichtete Dokumentart (Transaktion OAC2) notwendig.

Der Ablagemodus wird in Verbindung mit dem SAP-Spool-System genutzt. Hier kann man folgende Werte angeben:

  • 1 – Nur drucken
  • 2 – Nur im externen Archiv ablegen
  • 3 – Drucken und im externen Archiv ablegen

Das in der Verarbeitungsroutine angegebene Druckprogramm initiiert die Erstellung eines Druckauftrags im SAP-Spool-System. Wird der Druckauftrag nicht sofort ausgegeben, wird ein Spool-Auftrag erstellt. Anschließend wird anhand des Spool-Auftrags die Ausgabedaten an das Ausgabegerät (physischer Drucker oder externes Ablagesystem) gesendet.

Schema definieren

Nachdem einer Applikation verschiedene Nachrichtenarten zugeordnet wurden, muss noch definiert werden, in welcher Reihenfolge die Nachrichtenarten ausgegeben werden sollen. Diese Reihenfolge wird im Schema definiert. Jede Applikation muss mindestens ein Schema enthalten.

In der Übersicht in der Transaktion NACE kann man die Zuordnung zu einer Applikation über den Button “Schemata” oder der F7-Taste durchführen.

Schemata für Applikation pflegen

Daraufhin werden einem die zugeordneten Schemata angezeigt. An dieser Stelle ist es natürlich möglich, weitere Schemata anzugeben.

In der Dialogstruktur kann man über die Funktion “Steuerung” die Reihenfolge im Schema angeben. Die Stufe gibt dabei die Position in der Reihenfolge an.

Steuerung einer Schema ändern

Die Bedingung sorgt dabei für die Ausführung der Nachrichtenart. Ist die Bedingung erfüllt, wird die Nachrichtenart in der Ausgabe berücksichtigt.

Zugriffsfolge definieren

Wiederum ist jede Nachrichtenart einer Zugriffsfolge zugeordnet. Diese Angabe kann man in den allgemeinen Daten der Nachrichtenart überprüfen und ggf. ändern.

In der Transaktion NACE kann man über den Button “Zugriffsfolgen” oder der F6-Taste die Zugriffsfolgen pflegen. Diese Angaben werden mandantenunabhängig gespeichert.

Die Zugriffsfolgen bestehen aus einzelnen Zugriffen und legen dessen Reihenfolge fest. Ein Zugriff wiederum stellt eine Tabelle dar. In einem Zugriff werden die notwendigen Felder angegeben, die für die Prüfung verwendet werden sollen.

Somit ist es beispielsweise möglich, dass man für eine Bestellung die Einkaufsorganisation und den Lieferanten als gewünschte Felder verwendet, um basierend daraus einen Nachrichtensatz zu generieren. Dieser Nachrichtensatz wird anschließend an das SAP-Objekt / an die Applikation übergeben und ausgegeben.

Wird kein Nachrichtensatz gefunden, wird der nächste Zugriff gemäß der Zugriffsfolge mit der gleichen Vorgehensweise verwendet.

Weitere wichtige Funktionen

In der Menüleiste verstecken sich zusätzlich hinaus noch wichtige und nützliche Funktionen. Klickt man auf die Menüpunkt “Bearbeiten” öffnen sich weitere wichtige Funktionen:

  • Rollen/Nachricht
  • Konditionstabellen
  • Feldkatalog
  • Druckparameter

Zusätzlich hinaus gibt es in der Menüpunkt “Springen” ebenfalls nützliche Funktionen für die Nachrichtensteuerung:

  • Bedingungen
  • Partnerrollen
  • Customizing-Check

Dabei kann ich vor allem den Customizing-Check empfehlen, um vermeidbare Fehler im Customizing der Nachrichtensteuerung frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Wichtige Transaktionen zur Nachrichtensteuerung

TransaktionscodeBeschreibung
NACEEinstieg in das Customizing
NACQPflegen Konditionstabellen
NACRPflegen Nachrichtenkonditionssätze
NACUCustomizing Nachrichtenarten
VOFMKonfiguration Bedingungen, Formeln

Folgende Artikel sind ebenfalls für die Nutzung von Nachrichten in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA zu empfehlen:

Wichtige Tabellen zur Nachrichtenfindung

TabelleBeschreibung
B025Nachrichtenfindung Einkauf: Belegart/Einkaufsorg./Lieferant
B026Nachrichtenfindung Einkauf: Belegart
B027Nachrichtenfindung Einkauf: Einkaufsorg./Lieferant für EDI
CMFKSpeicherstruktur für den Kopf des Fehlerprotokolls
CMFPSpeicherstruktur für die gesammelten Fehler
NACHDetaildaten für Nachrichten
NASTNachrichtenstatus
T681Konditionen: Strukturen
T681TKonditionen: Schnellerfassung: Texte
T685BKonditionsarten: Zusatzdaten Nachrichtenversendung
TNAPRVerarbeitungsprogramme für Nachrichten

Über den Autor

Andreas Geiger

Schön, dass Du Dich für SAP ERP bzw. SAP S/4HANA interessierst.

Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin der Gründer von ERP-UP.de. Mein Ziel ist es, so viel nützliches Wissen wie möglich über das SAP ERP-System zu vermitteln. Ich möchte Dir damit einen Mehrwert bieten. Es freut mich, wenn ich Dir damit helfen kann.

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