Bestellung in SAP ERP einfach erklärt

Eine Bestellung ist eine der wichtigsten Bewegungsdaten in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Im Beschaffungsprozess ist eine Bestellung das zentrale Objekt für einen reibungslosen Ablauf. Von der Beschaffung (Transaktion ME21N), über den Wareneingang (Transaktion MIGO) bis hin zur Logistik-Rechnungsprüfung (Transaktion MIRO) ist die Bestellung immer die zentrale Datenquelle für alle Abläufe.

In diesem Artikel wird erläutert, was man in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA unter einer Bestellung versteht, wie man eine Bestellung anlegt, ändert und anzeigt. Zusätzlich hinaus werden wichtige Transaktionen und Tabellen rund um die Bestellung aufgeführt.

Was ist eine Bestellung?

Laut SAP ist eine Bestellung, „eine Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.„

Zusammengefasst kann man diese Definition nach folgenden Kriterien aufschlüsseln:

• Von wem? – Einkaufsorganisation
• An wen? – Lieferanten oder Werk
• Wann? – zu einem bestimmten Zeitpunkt
• Was? – Material oder Dienstleistung
• Wie viel? – bestimmte Menge

Durch eine Bestellung werden somit Waren oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen fremd beschafft oder einem eigenen Werk umgelagert. Das ist deshalb notwendig, da kaum ein Unternehmen alle notwendigen Einzelteile seiner Fertigung und Produktion selber herstellen kann.

Eine Bestellung ist eine der wichtigsten Bewegungsdaten im gesamten SAP-System. Im gesamten Beschaffungsprozess ist die Bestellung der zentrale Bestandteil.

Eine Bestellung besteht aus einem Bestellkopf und -positionen. Eine Bestellung enthält genau einen Bestellkopf und beliebige Bestellpositionen.

Im Bestellkopf werden für die gesamte Bestellung zugehörige Informationen angegeben (z.B. Einkaufsorganisation, Lieferant, Zahlungs- und Lieferbedingungen). In den Positionen werden die einzelnen Waren oder Dienstleistungen, deren Lieferzeitpunkt und die bestellte Menge angegeben. Zudem hinaus werden wichtige Detailinformationen gepflegt (z.B. Beschaffungsart, Kontierungsinformationen).

Bestellung anlegen – ME21N

In der Transaktion ME21N kann man eine Bestellung anlegen. Hat man die Transaktion ME21N aufgerufen, kann man grundlegend drei Bereiche erkennen:

• Kopf
• Positionsübersicht
• Positionsdetails

Durch Drücken des entsprechenden Buttons auf der linken Seite kann man diesen Bereich verschwinden oder erscheinen lassen.

Nun gilt es einer Bestellung entsprechend die notwendigen Informationen einzugeben. Hierbei zählen vor allem:

• Organisationsdaten (Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, Buchungskreis)
• Lieferant
• Material
• Menge
• Werk
• Lagerort
• Warengruppe

Dabei kann man noch viele weitere wichtige Informationen (z.B. Kontierungen) angeben, wenn das gefordert ist. Viele Informationen müssen gar nicht angegeben werden, sondern werden direkt aus den gepflegten Stammdaten verwendet.

Wenn die notwendigen Informationen eingegeben wurden, kann man die Bestellung durch Drücken des Sichern-Buttons (Strg + S) anlegen. In der Statusleiste erscheint anschließend eine Erfolgsmeldung über die Anlage der Bestellung. Dabei wird die Bestellnummer ebenfalls angezeigt.

Zusätzlich hinaus ist es möglich, eine Bestellung basierend auf einer Bestellanforderung zu erstellen.

Sollte man nach der Anlage der Bestellung die Bestellnummer nicht notiert und vergessen haben, kann man diese leicht im Data Browser (Transaktion SE16N) recherchieren. Für eine leichte Recherche eignen sich vor allem die Felder AEDAT(Angelegt am) und ERNAM (Angelegt von) aus der Tabelle EKKO.

Bestellung ändern – ME22N

Mit der Transaktion ME22N kann man eine bestehende Bestellung ändern. Hat man diese Transaktion aufgerufen, erscheinen erneut alle Bestellinformationen. Bei der Änderung werden ebenfalls alle Validierungsprüfungen durchlaufen wie bei der Anlage.

Durch die Transaktion ME22N ist es somit leicht möglich, gemachte Fehler bei der Anlage zu korrigieren.

Wenn man eine Bestellung ändern möchte, die einer Freigabestrategie unterliegt und bereits freigegeben wurde, kann es sein, dass durch die Änderung die Freigabe entfernt wird. Die geänderte Bestellung muss man demzufolge erneut in der Transaktion ME29N freigeben.

Bestellung anzeigen – ME23N

Die Transaktion ME23N ermöglicht die Anzeige einer Bestellung. Nach Eingabe der Transaktion im Kommandofeld werden alle Informationen der Bestellung im Anzeigemodus angezeigt. Indem man den Button „Anzeigen/Ändern“ oder die F7-Taste verwendet, kann man in den Änderungsmodus wechseln und ebenfalls die Bestelldaten ändern.

Bestellung – Wichtige Transaktionen

Transaktionscode	Beschreibung
ME21N / ME22N / ME23N	Bestellung anlegen / ändern / anzeigen
ME24	Anhang zur Bestellung pflegen
ME28	Massenfreigabe von Bestellungen
ME29N	Bestellung freigeben
ME2L	Bestellungen zum Lieferant
ME2M	Bestellungen zum Material
ME2V	Wareneingang-Vorschau
ME58	Zugeordnete Bestellanforderung bestellen
ME59	Automatische Bestellerzeugung
ME80FN	Allgemeine Auswertungen (F)
ME81N	Bestellwertanalyse
ME9F	Nachrichtenausgabe Bestellungen
MEMASSPO	Massenänderung der Bestellung
MB5S	WE/RE-Saldenliste anzeigen
MR11	WE/RE-Verrechnungskonto pflegen

Bestellung – Wichtige Tabellen

Tabelle	Beschreibung
EKKO	Einkaufsbelegkopf
EKPO	Einkaufsbelegposition
EKBE	Historie zum Einkaufsbeleg
EKBE_MA	Historie zum Einkaufsbeleg auf Kontierungsebene
EKBI	Join über EKKO / EKPO / EKBE für MR11
EKBZH	Historie zum Einkaufsbeleg – Bezugsnebenkosten
EKES	Bestellbestätigungen
EKET	Lieferplaneinteilungen
EKKN	Kontierung im Einkaufsbeleg