Der Purchase-to-Pay-Prozess (kurz P2P) ist eines der wichtigsten und am häufigsten durchgeführten Prozesse in SAP ERP und SAP S/4HANA. Denn dadurch wird der Geschäftsprozess, angefangen von der Beschaffung, über die Auftragsbestätigung, den Wareneingang, die Rechnungsprüfung bis hin zur Bezahlung abgewickelt.
Denn Unternehmen benötigten für die eigene Güterherstellung oder Dienstleistung Waren oder Dienstleistung von anderen Unternehmen. Um die Werteflüsse und Daten transparent und digital abzubilden, unterstützt das SAP ERP bzw. SAP S/4HANA System das Unternehmen durch viele einzelne Transaktionen.
Was sich genau hinter dem Purchase-to-Pay-Prozess verbirgt und welche Organisationseinheiten, Stammdaten und Transaktionen dabei häufig verwendet werden, wird in diesem Artikel näher erläutert.
Purchase-to-Pay-Prozess im Überblick
Die Beschaffung (Procurement) befasst sich inhaltlich mit folgenden drei Komponenten:
- Strategische Beschaffung (Strategic Sourcing)
- Abwicklung von Kaufaufträgen (Purchase Order Processing)
- Abrechnung (Invoicing)
Hierunter fällt ein sehr wichtiger Beschaffungsprozess: Purchase-to-Pay-Prozess. Dieser umfangreiche Prozess besteht wiederum aus zwei Prozesse:
- Beschaffung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Purchase-to-Pay-Prozess stellt das Gegenstück zum Order-to-Cash-Prozess (Kundeneinzelfertigungsprozess) dar.
Beschaffung
Anforderungsermittlung
Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt mit einem Bedarf. Das Unternehmen stellt fest, dass Güter oder Dienstleistungen für die eigene Güterherstellung oder Dienstleistung fehlen. Mithilfe einer Bestellanforderung wird also eine Anforderungsermittlung durchgeführt. Dabei wird dokumentiert was und in welchem Umfang man benötigt.
Eine Bestellanforderung ist ein interner Beleg der Einkaufsabteilung und kann in den unterschiedlichsten Szenarien erzeugt werden: manuell oder automatisch in einem anderen Geschäftsprozess.
Manuell kann man eine Bestellanforderung über die Transaktion ME51N anlegen.
Eine automatische Anlage einer Bestellanforderung wird durch eine Materialbedarfsplanung basierend auf einen Projekt-Netzplan oder Auftrag (z.B. Serviceauftrag, Fertigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag) eingeleitet. Eine Materialbedarfsplanung (basierend auf ein Material) kann mit der Transaktion MD02 angelegt werden.
Bezugsquellen und Lieferanten ermitteln
Da nun festgelegt wurde, welches Produkt bzw. welche Dienstleistung man zu welchem Zeitpunkt und in welcher Höhe benötigt, muss man als Nächstes prüfen, wer und zu welchen Konditionen den Bedarf am besten decken kann.
Dafür führt man als Nächstes die Ermittlung der Bezugsquellen und Lieferanten durch. Dadurch kann man Lieferantenanfragen erstellen und die Angebote erfassen.
Zusätzlich hinaus werden die Preise der verschiedenen Lieferanten im System verglichen und somit der Lieferant mit den besten Konditionen ermittelt. Es können sogar aus dem System heraus Absagen an einzelne Lieferanten erstellt werden.
Hier kannst Du die offizielle Dokumentation von SAP zur Bezugsquellenermittlung nachlesen.
Bestellbearbeitung
Nachdem nun feststeht, bei welchem Lieferanten man die Waren bzw. Dienstleistung bestellen möchte, erstellt man als Nächstes basierend auf der Bestellanforderung eine Bestellung. Hierfür nutzt man die Transaktion ME21N. Man kopiert die Daten aus der Bestellanforderung in die Bestellung. Alternativ kann man natürlich auch ohne eine Bestellanforderung in der Transaktion ME21N eine Bestellung erstellen.
Neben der manuellen Anlage von Bestellungen können diese auch automatisch aus dem System heraus erstellt werden.
Eine Bestellung gilt als interner Beleg, der alle notwendigen Informationen zur Bearbeitung von Einkaufsaktivitäten enthält. Eine Bestellung besteht aus Kopf- und Positionsdaten und wird durch eine eindeutige ID bzw. Belegnummer identifiziert. Dadurch sind wichtige Daten wie z.B. Lieferant, Währung, Bestelldatum, Menge, Bestellpreis und Lieferdatum dokumentiert.
Durch eine Dokumentenausgabe wird der Lieferant über die erzeugte Bestellung informiert.
Anschließend bestätigt der Lieferant den Auftrag oder teilt dem Unternehmen mit, dass sich bestimmte Konditionen geändert haben (z.B. Preis oder Lieferdatum). Bei einer negativen Auftragsbestätigung gilt es nun, mit dem Lieferanten in Klärung zu gehen.
Wareneingang
Nach einer erfolgreichen Bestellung inklusive Auftragsabwicklung wartet das Unternehmen nun auf die Lieferung der Ware. Sobald die Ware eintrifft, bucht das Unternehmen den Wareneingang mit der Transaktion MIGO mit Bezug auf die erzeugte Bestellung. Dadurch wird die Bestellentwicklung in der Bestellung aktualisiert.
Sollte bei der Wareneingangsbuchung Unterschiede zur Bestellung festgestellt werden, werden entsprechende Warnungen ausgegeben.
Durch das Buchen des Wareneingangs wird sowohl ein Materialbeleg und ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Dadurch wird der mengenmäßige und buchhalterische Wertezuwachs dokumentiert.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungsprüfung
Nach der Lieferung der Ware versendet der Lieferant an das Unternehmen eine Rechnung über die gelieferte Ware. Deshalb wird als nächster Schritt im Purchase-to-Pay-Prozess die eingehende Rechnung überprüft.
Wenn die Qualität der gelieferten Ware in Ordnung ist und der Preis wie vereinbart stimmt, wird ein Buchhaltungsbeleg in Höhe der Rechnung gebucht. Hier gibt es verschiedene Vorgehen in den Unternehmen. Man kann einen Buchhaltungsbeleg mit den Rechnungsdaten zuerst vorerfassen, dann intern prüfen freigeben und letztlich buchen oder direkt den Beleg buchen.
Mit der Transaktion FV60 bzw. MIR7 kann man einen Buchhaltungsbeleg vorerfassen und mit der Transaktion FB01 bzw. FB60 buchen.
Zahlungsabwicklung
Der Purchase-to-Pay-Prozss endet mit der Zahlung der eingehenden Rechnung in Höhe des Rechnungsbetrages.
Mit der Transaktion F110 kann ein maschineller Zahllauf eingeplant und gestartet werden. Damit werden die offenen Posten ausgeglichen und der Rechnungsbetrag bezahlt.
Notwendige Organisationseinheiten
Beim Purchase-to-Pay-Prozess sind verschiedene Organisationseinheiten involviert. Der Beschaffungsprozess findet im SAP-Modul SAP MM (Materialwirtschaft) statt. Für die Beschaffung sind also folgende Organisationseinheiten relevant und im Prozess beteiligt:
Notwendige Stammdaten
Neben den Organisationseinheiten sind wichtige Stammdaten im Purchase-to-Pay-Prozess notwendig, die im Customizing natürlich vorhanden sein müssen, bevor der Prozess im SAP ERP-System durchgeführt werden kann.
Folgende Stammdaten sind im Purchase-to-Pay-Prozess von großer Bedeutung:
- Materialstammdaten – MM01
- Lieferantenstammdaten – XK01 bzw. MK01 oder BP (SAP S/4HANA)
- Einkaufsinfosatz – ME11
- Konditionen – MEK1
Vor allem beim Materialstamm gilt es die Änderungen unter SAP S/4HANA (MATNR) zu beachten. Bei einer Migration von SAP ERP auf SAP S/4HANA sollte man auf die Änderung der Länge der Materialnummer (MATNR) achten. Hierbei wurde die Länge von 18 auf 40 Zeichen erweitert.
Notwendige Transaktionen
| Transaktionscode | Beschreibung |
|---|---|
| ME51N | Bestellanforderung anlegen |
| MD02 | MRP-Einzelplanung -mehrstufig- |
| ME21N | Bestellung anlegen |
| MIGO | Warenbewegung |
| FV60 | Vorerfassung eingehender Rechnungen |
| MIR7 | Eingangsrechnung vorerfassen |
| FB01 | Beleg buchen |
| FB60 | Erfassung eingehender Rechnungen |
| F110 | Parameter für maschinelle Zahlung |
| MM01 | Material anlegen |
| XK01 | Anlegen Kreditor (Zentral) |
| MK01 | Anlegen Kreditor (Einkauf) |
| BP | Geschäftspartner bearbeiten |
| ME11 | Infosatz hinzufügen |
| MEK1 | Konditionen anlegen (Einkauf) |
Hier erhältst Du eine Übersicht über alle Transaktionen in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA.
Über den Autor
Mein Name ist Andreas Geiger und ich bin ein erfahrener Senior SAP Berater. Mit mehr als 10 Jahren Berufserfahrung habe ich mehrere SAP-Projekte erfolgreich abgeschlossen und umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie SAP FI, SAP MM und ABAP erworben. Nun möchte ich mein Wissen mit Dir teilen, um Dir einen Mehrwert zu bieten und Dich bei Deiner täglichen Arbeit mit dem SAP-System zu unterstützen.
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