Die wichtigsten Organisationseinheiten in SAP ERP

Organisationseinheiten spielen eine fundamentale Rolle in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Organisationseinheiten sind die Grundlage für ein funktionierendes SAP-System. Dabei wird möglichst wirklichkeitsgetreu eine Unternehmensstruktur im SAP-System abgebildet.

In diesem Artikel möchte ich Dir im Allgemeinen erklären, was eine Organisationseinheit in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA ist. Zudem hinaus liste ich Dir die wichtigsten Organisationseinheiten im SAP-System auf und erkläre diese kurz und knapp.

Was ist eine Organisationseinheit?

Eine Organisationseinheit stellt eine funktionale Einheit in einem Unternehmen dar. Je nach der tatsächlichen Organisation des Unternehmens kann es sich um eine Abteilung, eine Gruppe oder ein Projektteam handeln. Beispiele für funktionale Abteilungen sind Einkauf, Produktion und Vertrieb.

Eine Organisationseinheit bildet ein reales Organisationsmodell eines Unternehmens auf die technischen Strukturen des SAP-Systems ab. Diese Abbildung oder Übertragung wird als Mapping bezeichnet und erfolgt im Customizing.

Durch die hierarchische Zuordnung von Organisationseinheiten wird die Organisationsstruktur des Unternehmens aufgebaut und abgebildet.

Jede Organisationseinheit hat wichtige Eigenschaften, die für die Abwicklung wichtiger Prozesse in SAP ERP oder SAP S/4HANA von Bedeutung sind.

Die wichtigsten Organisationseinheiten

Organisationseinheit	SAP-Modul
Mandant	Alle
Buchungskreis	SAP FI
Kreditkontrollbereich	SAP FI
Geschäftsbereich	SAP FI
Kostenrechnungskreis	SAP CO
Ergebnisbereich	SAP CO
Werk	SAP LO
Lagerort	SAP LO
Einkaufsorganisation	SAP MM
Einkäufergruppe	SAP MM
Verkaufsorganisation	SAP SD
Sparte	SAP SD
Vertriebsweg	SAP SD
Vertriebsbereich	SAP SD
Verkaufsbüro	SAP SD
Personalbereich	SAP HCM
Personalteilbereich	SAP HCM
Mitarbeitergruppe	SAP HCM
Mitarbeiterkreis	SAP HCM

Mandant

Ein Mandant im SAP-System ist eine abgeschlossene betriebswirtschaftliche Einheit, die einen unabhängigen Satz an Datenbanktabellen und eigenen Stammdaten besitzt. Ein Mandant ist die oberste Organisationsebene.

In der Tabelle T000 werden die Informationen zu den Mandanten gespeichert.

Ein Mandant ermöglicht die Nutzung von mehreren unabhängigen Unternehmen auf einem SAP-System. Dabei ist der Mandant Teil des Primärschlüssels.

Mandantenabhängige Änderungen werden in Customizing-Aufträgen gespeichert.

Bei der Installation eines SAP-Systems werden folgende Mandanten standardmäßig installiert:

• 000 – Standardmandant
• 001 – Mandant für die Vorbereitung der Produktion
• 066 – Service-Mandant für Remote-Zugriff auf das System

Finanzwesen – SAP FI

Buchungskreis

Ein Buchungskreis bildet ein rechtlich selbstständiges Unternehmen und damit die höchste betriebswirtschaftliche Instanz im SAP ERP-System. Ein Buchungskreis ist zudem die kleinste zentrale Einheit des externen Rechnungswesens, die eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

Somit wird in einem Buchungskreis eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet. Alle Zahlungsströme des externen Rechnungswesens laufen über den Buchungskreis.

In einem SAP ERP-System kann man mehrere Buchungskreise einrichten, um verschiedene Buchhaltungen gleichzeitig zu führen. Pro Mandant muss mindestens ein Buchungskreis eingerichtet sein.

Ein Buchungskreis ist dementsprechend vor allem in den SAP Modulen SAP FI und SAP CO vertreten. Im Finanzwesen sind neben dem Buchungskreis folgende Organisationseinheiten relevant: Gesellschaft, Finanzkontrollbereich, Geschäftsbereich, Funktionsbereich, Konsolidierungsgeschäftsbereich, Finanzkreis, Segment, Profit Center.

Kreditkontrollbereich

Ein Kreditkontrollbereich ist eine Organisationseinheit, die die Kreditwürdigkeit der Kunden überwacht und den Kreditrahmen gewährt. Ein Kreditkontrollbereich ist wichtig für die Überwachung der Zahlungsfähigkeiten von einzelnen Kunden. Gerade wenn einzelne Kunden über mehrere Buchungskreise hinweg zum Einsatz kommen, ist es wichtig, dass der Kreditkontrollbereich über mehrere Buchungskreise definiert wird.

Ein Kreditkontrollbereich überwacht die Kreditlinie seiner Kunden (Debitoren). Dadurch ist es möglich, auf bestimmte kreditlimitrelevante Ereignisse mit Warnungen oder Liefersperren zu reagieren.

Ein Kreditkontrollbereich wird in den SAP-Komponenten Debitorenbuchhaltung (FI-AR) und Vertrieb (SAP SD) verwendet.

Geschäftsbereich

Durch ein Geschäftsbereich wird ein Unternehmen für das externe Berichtswesen (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) nach verschiedenen Tätigkeitsbereichen oder Verantwortungsbereichen unterteilt. Ein Geschäftsbereich ist optional und enthält die Verkehrszahlen der Sachkonten. Ein Geschäftsbereich ist eine Bilanzierungseinheit, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellt.

Controlling – SAP CO

Kostenrechnungskreis

Der Kostenrechnungskreis ist die Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Dabei können eigenständig Kosten und Erlöse geführt und weiterverrechnet werden. Ein Kostenrechnungskreis kann aus einem oder mehrere Buchungskreise bestehen, die in unterschiedlichen Währungen operieren. Die zugehörigen Buchungskreise müssen alle denselben operativen Kontenplan verwenden. Im Controlling ist ein Kostenrechnungskreis die zentrale Organisationseinheit.

Ergebnisbereich

Ein Ergebnisbereich ist eine Teilmenge der Ergebnisgesamtmenge eines Kostenrechnungskreises. Einem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrechnungskreise zugeordnet werden. Für jeden Ergebnisbereich wird individuell festgelegt, nach welchen Merkmalen das Ergebnis ausgewertet werden soll.

Logistik – SAP LO

Werk

Das Werk ist die zentrale Organisationseinheit in der Produktionsplanung. Dort findet die Herstellung oder der Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen statt. Ein Werk ist somit eine Betriebsstätte innerhalb eines Buchungskreises. Ein Werk gliedert ein Unternehmen in verschiedene Sichten:

• Produktion
• Beschaffung
• Disposition
• Instandhaltung

Beispiele: Produktionsstätte, Niederlassung, Filiale, Außenstelle

Ein Werk wird über seinen mandantenweiten eindeutigen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel identifiziert.

Lagerort

Ein Lagerort ist eine Organisationsstruktur in der Logistik. Ein Lagerort dient der Unterscheidung von Beständen innerhalb einer Betriebsstätte. Vor allem wird dadurch die Bestandsführung ermöglicht. Man erhält einen Überblick über die Bestände der einzelnen Materialien. Dadurch ist ein Lagerort ein Teil eines Werkes.

Die Bestände können in verschiedenen Bestandsarten im System dargestellt werden. Beispiele hierfür sind:

• Frei verwendbarer Bestand
• Reservierter Bestand
• Bestand in Qualitätsprüfung

Die quantitative Bestandsführung wird auf der Ebene des Lagerortes durchgeführt.

Ein Lagerort wird technisch über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel identifiziert.

Materialwirtschaft – SAP MM

Einkaufsorganisation

Eine Einkaufsorganisation ist ein Organisationselement in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA. Sie beschafft für ein oder mehrere Werke Waren oder Dienstleistungen und ist nach außen für alle Einkaufsvorgänge rechtlich verantwortlich. Dementsprechend handelt eine Einkaufsorganisation auch die Einkaufskonditionen mit den verschiedenen Lieferanten aus.

Aus diesen Gründen ist eine Einkaufsorganisation das wichtigste Organisationselement im Einkauf, also SAP MM, und bildet den Kern der Beschaffung eines Unternehmens.

Es gibt drei Arten des Einkaufs:

• Werksspezifische Einkaufsorganisation
  • Zuordnung zu einem Buchungskreis und einem Werk
• Werksübergreifende Einkaufsorganisation
  • Zuordnung zu einem Buchungskreis und mehreren Werken
• Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation
  • Zuordnung zu mehreren Buchungskreisen und mehreren Werken

Die Art der Einkaufsorganisation und die Zuordnung zu den anderen Organisationselementen findet im Customizing statt. Dabei kann man die drei Varianten auch parallel verwenden.

Einkäufergruppe

Eine Einkäufergruppe ist ein Teil einer Einkaufsorganisation. Eine Einkäufergruppe gliedert eine oder mehrere Einkaufsorganisationen in einen Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern, die die operativen Tätigkeiten im Einkauf übernehmen. Damit stellt eine Einkäufergruppe einen konkreten Kommunikationskanal zu den Lieferanten dar.

Eine Einkäufergruppe ist damit die direkte Schnittstelle zwischen dem Lieferanten und dem eigenen Unternehmen. Intern ist die Einkäufergruppe für die Beschaffung eines bestimmten Materials zuständig. Extern kommuniziert sie mit dem Lieferanten, die die Ware verkauft.

Wichtig: Die Einkäufergruppe stellt keine Organisationseinheit im klassischen Sinne dar (z.B. Mandant, Buchungskreis). Eine Einkäufergruppe enthält eine ID, die Materialien und Materialgruppen im Materialstamm zugeordnet wird.

Folgende Einsatzmöglichkeiten hat eine Einkäufergruppe:

• Strategisch
• Operativ

Die strategische Verwendung sorgt dafür, dass in den Stamm- und Steuerungsdaten des Warenwirtschaftssystems eine Einkäufergruppe hinterlegt wird. Operativ wird eine Einkäufergruppe in der Disposition und Bestellabwicklung eingesetzt.

Vertrieb – SAP SD

Verkaufsorganisation

Eine Verkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit im Vertrieb-Modul SAP SD. Sie ist auch gleichzeitig die höchste vertriebsspezifische Organisationseinheit im SAP-System. Das Ziel einer Verkaufsorganisation ist der Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen.

Zusätzlich hinaus haftet eine Verkaufsorganisation für die verkauften Produkte und Dienstleistungen und ist für den Regress oder den Schadensersatz der Kunden verantwortlich. Eine Verkaufsorganisation bildet meistens einen bestimmten Markt ab. Dementsprechend wird es für eine regionale Unterteilung eingesetzt.

Sparte

Eine Sparte ist eine Organisationseinheit im SAP-System, speziell im SAP SD-Modul. Mit der Hilfe einer Sparte kann man Produkte und Dienstleistungen gruppieren. Eine Sparte unterteilt eine Verkaufsorganisation in verschiedene Bereiche. Eine Sparte ist für den Vertrieb von bestimmten Produkten und Dienstleistungen verantwortlich.

Vertriebsweg

Ein Vertriebsweg ist die Art und Weise, wie Produkte und Dienstleistungen zum Kunden gebracht werden. Man kann einen Vertriebsweg als Vertriebskanal verstehen. Beispiele für Vertriebswege sind folgende:

• Einzelhandel
• Großhandel
• Onlinehandel
• Endkundenverkauf

Das Ziel von Vertriebswegen ist die Regelung von Zuständigkeiten und der Auswertung von Vertriebsstatistiken. Man kann pro Vertriebsweg die Verkaufspreise festlegen.

Vertriebsbereich

Ein Vertriebsbereich ist eine Kombination aus einer Verkaufsorganisation, einem Vertriebsweg und einer Sparte. Dementsprechend ist ein Vertriebsbereich keine eigene Organisationseinheit, sondern eine Sicht auf diese drei Organisationseinheiten. Ein Vertriebsbereich definiert Konditionen für Verkaufsaktivitäten (z.B. Preisfindung) und regelt, welche Waren in diesem Verkaufsbereich verkauft werden dürfen. Deshalb ist ein Vertriebsbereich eines der wichtigsten Konstrukte im SAP-Modul SAP SD.

Ein Vertriebsbereich definiert somit den Vertriebsweg über den die Verkaufsorganisation Waren einer Sparte verkauft.

Auf Ebene der Datenbank handelt es sich hierbei um eine sogenannte View.

Verkaufsbüro

Das Verkaufsbüro bildet den Kontakt zwischen dem Unternehmen und dem regionalen Markt ab. Somit wird der regionale Vertrieb unterstützt. Hierbei kann es sich um den Vertriebsinnendienst oder Vertriebsaußendienst handeln. Ein Verkaufsbüro ist eine optionale Organisationseinheit und vergleichbar mit einer Vertriebsniederlassung.

Personalwirtschaft – SAP HCM

Personalbereich

Ein Personalbereich ist eine Organisationseinheit, die einen Bereich des Unternehmens darstellt, der hinsichtlich der Personalverwaltung, der Zeitwirtschaft und der Organisation der Lohnabrechnung abgegrenzt ist. Ein Personalbereich gliedert sich in mehrere Personalteilbereiche.

Personalteilbereich

Ein Personalteilbereich ist eine Organisationseinheit, die einen Teil eines Personalbereichs darstellt, der nach personaladministrativen, zeitwirtschaftlichen und abrechnungsorganisatorischen Gesichtspunkten abgegrenzt ist. Einem Personalbereich können mehrere Personalteilbereiche gleichzeitig zugeordnet sein.

Mitarbeitergruppe

Eine Mitarbeitergruppe stellt innerhalb der Personalabrechnung eine organisatorische Einheit dar, für die personalbezogene Regelungen definiert sind. Dabei handelt es sich um eine Gruppe von Personen, für die dieselben personalrechtlichen Bestimmungen gelten (z.B. Aktive, Externe, Rentner, Freiberufler).

Mitarbeiterkreis

Ein Mitarbeiterkreis ist eine Organisationseinheit, die eine Mitarbeitergruppe unterteilt. Beispiele sind folgende:

• Gewerbliche
• tarifliche Beschäftigte
• außertarifliche Mitarbeiter